26．简短地在语音信箱里留言 语音信箱的…

有的人针对语音信箱的电话留言会说，这实在太简单了，根本不需用大脑，还需要讨论吗？可是事实并非如此。因为太多的人在电话留言时，都是现想现说，甚至是漫无边际地喋喋不休。有更为糟糕者，他们说半天都没说出自己的重点内容来。应当知道，电话留言前五到十五秒是关键时刻。绝大多数的接听者在这段时间内，决定是否删除、转接、保存（等有空再听），或是回应你的留言。当你说话三十秒后还没说到重点，对方很可能就会删除你的留言，或产生要删除你的留言的想法！有效的电话留言是以适当的方式提供适当的讯息。大部分人都是在有限的时间对他们的电话留言进行检查，例如他们在会议的片刻休息时、前往机场或登机前的片刻时间内，或者是边检查自己的语音留言边吃着三明治。作为工作者，你了解并遵守这些游戏规则，你就会成为受人欢迎的工作伙伴；而忽略了这些游戏规则，你将成为工作中被人讨厌的合作者。现在开始简单工作首先，在拿起电话时，可以设想“反正没有人会接电话，会自动进入语言信箱。”只要你这么一想，你就可以占主动地位。因为你听到对方的提示后，不管对方有无人接听电话，你已经打好了留言内容的草稿。这时，如果对方有人接听电话那更好，你可以十分专注且口齿清晰地表达。而多数人的致命弱点就是提示信息后，才语无伦次慌乱地组织自己的语言。其次，把沟通“三字诀”放在第一位。在一个留言中通知对方一个重点，因此，在拨电话之前，你最好知道你要讲的重点是什么。再选择自己说话时的表情，表情会适时地影响对方在你所期望的时候回电话，比如兴致勃勃、亲切愉悦、担心且无助等表情，都可以使你在极短的时间内收到良好的效果。如果是受到挫折，则要坚定而有礼貌，绝不能动怒发脾气。最后，简明而扼要地说明你对对方的期望。再次，把你的联系方法告诉对方。你留联系方式时速度要适于手写，而不是你正常的说话速度。要知道除了自己熟知的同事和朋友外，很少有人将你的电话放在手边。因此，慢慢地说出你的电话号码，好让别人能够记下来，而不必反复听好几次你的留言。完成这些，所需花费时间很少很少。如果为了交待更多细节，需要的时间超过三十秒的话，那就干脆寄一封电子邮件，或是亲自传达信息，也可以与对方约好时间直接会面。