27．电子邮件要言简意赅(1)

撰写电子邮件存在的问题人们的时间与注意力如何被使用与被尊重，直接驱动着企业人的行为。因为员工没空去琢磨公司的每一件任务，所以总是从最容易完成的工作做起。而这些最容易的事，通常都是以简单易懂、容易引起员工注意的方式通知对方。确实如此，哪一信息最容易让员工作出反应，员工就当然会注意哪件事，他们不是依据工作是否在公司策略计划里、是否会引起公司的评量为标准。要知道，“容易使用”和“减少使用的时间”是人类行为的两大驱动力，而那些让别人搞不清真正意思的信息，行为驱动力就大大减小。作为职场人员，必须牢记职场行为三法则的第一法则：想办法让别人更容易照你的方法行事，你将因之而更为得心应手。那些只是照着由来已久的方式，不努力去适应那些错综复杂的改变的员工是失败的。一个人如果浪费绝大多数人的时间，那别人的工作一定不会轻而易举地完成。无论是公司做简报、主持会议，还是理清目标等等，你都亲眼见过最棒和最糟糕的行事做法。你会发现如果利于别人节省时间，或是让别人更容易行事，一般都成为最棒的做法；反之，如果忽略了这些指导原则，则表现为最糟的做法。将“珍视别人的时间与注意力”这一原则应用到简洁省力的电子邮件以及其他任何形式的沟通上，会使你的沟通效果截然不同。因此，你在传送每一封邮件时，必须三思后行。在实际的沟通过程中，一般的职员在使用任何交流形式，比如电子邮件、一对一谈话、集会、打电话等，一般根据别人的信息作出以下反应：▲人们被要求采取行动、参与、合作或做出承诺，于是他们决定自己将做出反应。▲按兵不动，或是抗拒。▲采取行动，但只是奉命行事。▲全力以赴，付诸行动。这些反应，由人们脑海瞬间闪过的五项标准所决定。我们将这些标准称为“行为沟通”。如果你要别人表示出他们的决心，并采取一定的行动，就必须在以下五个关键问题上取得对方的关注：▲这跟我目前的工作确实有关系？▲我必须明白应该做什么？▲我怎样做才能取得成果，我怎样就会白费劲？▲有哪些工具和支持是我可以利用的？▲我最终会有什么好处？不管通过什么形式，也不管置身什么人群，这个模式基本理论的有效性是无可置疑的。人们不管作出按兵不动、奉命行事或全力以赴的决断，都基于“行为沟通”中的这五个问题。在电子邮件、面对面谈话、简报或其他形式的沟通中，你想要他人全力以赴，最好事先想清楚以上问题如何回答。可以保证交流内容清楚明确并便于让他人全力以赴，而不只是一种形式。现在开始简单工作在撰写电子邮件时，必须做到与人方便，才有可能与己方便。以下就是简单工作的步骤：第一，将必须阅读的信息放在３Ｘ５寸空间的第一位置上。写新闻报道时，报社记者喜欢采用“倒金字塔”的方式，他们总是将最关键的事实和情感关连放在新闻事件的最先位置；而那些“补版”的细节，则置于报道的末端。他们这样做，是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅，如果碰到篇幅不够、事件必须删减截短时，就可以整段增加或删掉。这一写作原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段，要写最重要的事实及有情感关联的部分，详情说明则写在末尾。要知道，一般人所使用的“信息视窗”大小都是３×５寸，换算成公制约７公分×１２．５公分，这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说，３×５寸的空间大小，非常适合快速浏览阅读，娴熟的速读者，甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此，必须将“严守３×５寸大小”视为一种“极致空间限制”的训练，才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机短讯。第二，必须清楚，你不是在写一封信，而是在写广告看板的文案。电子邮件的内容要一目了然，容易快速浏览。尽管邮件各不相同，但要做到“容易浏览阅读”，还是有一些通用的诀窍：▲在有限的３×５寸空间内，最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字，大约八至十二句，且愈少愈好。▲如果你的篇幅较长，已经超过三行，就必须用逗点或空白键隔开。▲每一段落内，必须设定自动换行，或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。第三，在写电子邮件时，不能忽视内容清楚明确的作用，必须有效地加以运用。作为收件人，在浏览自己的邮件时，总是希望能接受到五方面的信息：▲关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息，人们才会注意。▲自己采取下一步行动所需要的信息。当收件人收到邮件后，知道自己下一步必须要做的事情，这种信息也会吸引收件人的注意力。▲具有期望目标的信息。信息里表明了发件人所期望的目标，收件人才可能给予高度重视。