27．电子邮件要言简意赅(2)

▲传授技能技巧的信息。信息能够指导如何去完成目标，并列出可使用的工具与资源。▲能提供报酬的信息。信息能告诉对方他的行动将给他带来什么好处。人们尽管不愿意浏览过多的资讯，但期望看到较多有用的资讯是一定的，尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时，你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地作出决策。请记住，邮件也有所谓的“达尔文的进化论”，电子邮件之所以存在并非因为其最短，而是因为其最适合。第四，在日常工作中积累一些常识。在日常工作中，三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论，对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用，只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件，传递最有价值最有容量的资讯，这样，你才可能成为别人爱戴的同事。范例通过这一范例，请注意到内容清楚明确的措词与细节，并有效地利用内容清楚明确的电子邮件。主题意思：目前工作计划（重点１）；下一步应该采取的行动（重点２）。亲爱的安妮：上周所举行的会议相当成功，你一定为之付出了四十小时的工作日吧！在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心（重点３）。在此一并将我们要给他的工作计划草案给你（在信的附件里）（重点４）。麻烦你过目，看看妥否（重点５）。在你阅览过我的杰作之后，请重点对第七、八页，及第二十三、四页给予关注，并给予修改意见（重点６）。哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求（重点７）。星期二之前，打个电话给我（重点８），我们就那些要做的事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这事，节省你的时间与精力（重点９）。祝工作愉快华生（１）“目前工作计划”——这是在告诉安妮：“这封信和你现在的工作内容有关（你目前进行的工作）。”（２）“下一步”：我会列出接下来的步骤——你必须要做的事情。（３）参阅一下第二章的内容，就会明白“主题意思”这一栏为什么必须如此突出。（３）、（６）本书第三、四章曾谈到“语调”的重要。这四句话能进一步加深与安妮之间的个人交情。（４）“草案给你”（在附件里）：安妮知道自己必须要准时回应，这一点当然与计划草案直接相关。这个草案是启动安妮努力的工具。（５）“麻烦你过目，看看妥否？”这是安妮接下来要做的事。（６）“给予关注，并给予修改意见”：也是安妮接下来要做的事。（７）“哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求”：许多公司的实际状况就是如此，必须保证工作的顺利完成，一个人会注意到期望的目标。在这封电子邮件里，达到期望目标指的是要让哈利满意高兴。（８）“请打个电话给我”：是安妮接下来要做的最后一件事。（９）“搞定这事，节省你的时间与精力”：安妮接下这项任务，会使自己在什么方面有所收获呢？她自己能有什么结果呢？▲这封电子邮件用字不到２００（英文可能不到１００）。▲只有十句话。▲然而五个大家都会关注的重点都一一罗列出来，且在他们的脑海中打上了深深的印记。多加练习，你会用更少的空间，给对方提供更多信息。