28．简报愈短愈好(2)

步骤五，在做简报前，就应该到处去推销自己的简报。主管通常最痛恨两件事：１、意料之外的事情；２、时间应该是花在助理尚未检查过的事物上。事先向助理推销这些简报，可以让你创造双嬴。做简报之前，抽时间与这些相关人员呆在一起，给他们机会，让他们介入简报的遣词用字，或是对简报的主题提出意见。可能的话，所有相关人员，至少在一星期前，你就将自己的简报讲义发给大家，让他们人手一份。步骤六，主管插话之前，迅速邀请他们加入。如果自己是在做简报，那你在头五分钟内就应该问：“这跟你的经验相符吗？”或是问：“我正确地描绘这项任务的目标了吗？”或是问：“你会改变我们定位这项计划的方式吗？”创造让主管表达他们看法的机会。既然自己的简报一定会被打断，就不如事先就为这种情况作好准备，否则简报的节奏与重点就会受到影响。步骤七，主管所需资讯，自己必须清楚明白，而且直截了当、简明扼要地为他提供。主管们常被一些像逃避责任的请求所围剿，这些请求听来像逃避责任，多半都是因为没有适当地说出这些请求，因此中层主管习惯性地把应该自己决策的事项推给高层领导。举例说，如果你希望主管支持你对新产品的提案，千万不要请求“赞助”或“大力支持”。这些听起来都好像是你还没尽到自己的责任，等待来自上面的力量助你一臂之力；反之，你应该列举已完成的工作项目，然后详细说明未来三十至六十天内需要老板协助的事项，例如他必须参加哪些会议、与会人员有哪些、需要老板传达什么信息等等，而且必须做到具体简洁。步骤八，随时将问题准备好。和公司领导人面对面的时间要充分加以利用。多数公司，由上而下的沟通不是信息混淆不清、缺乏重点，就是必须经常性地穿过层层过滤网，等你接到信息时，原有信息的意义已经是不复存在。所以，不管你向主管报告什么，都必须随时将自己的问题准备好。