6.4 Excel数据图表的职场实践

6.4

Excel数据图表的职场实践

在实际工作中，有的公司会根据汇报场合的不同，将Excel中的商务图表通过PowerPoint进行展示。将Excel商务图表发布到PowerPoint中有以下两种方法。

·粘贴为图表。复制Excel图表后，在PowerPoint中直接粘贴为图表，那么你在PowerPoint中仍可以通过单击鼠标右键编辑数据源，对图表进行二次修订。但是，因为这些图表所关联的仅仅只是图表本身的绘图数据源，而非业务数据中一行行的明细，所以它具有一定的延时性。

·粘贴为图片，也就是成为一张普通的图片，不能更改数据源，其作用和一般的截图软件作用无异。

不仅如此，Excel中的图表粘贴到PowerPoint中时，控件是无法一块儿被粘贴过来的。这就意味着PowerPoint中的图表不具备“动态图表”的功能，它无法像Excel中那样实现单击某个参数内容，图表跟着变动的交互查看结果的功能。

除了PowerPoint外，我们还可以使用Excel转存为PDF文件或者发布到Web页面的方式，进行图表展示。如果只是展示图表的效果，比如进行会议演示等，可以将Excel原文件另存为单个文件网页的格式（见图6-179），这样可以最大限度地保留BI看板的整体排版效果。但Excel在保存为Web页面后，控件等交互性的动态图表功能也就随之消失了。

图6-179

通过6.2节到6.3节的学习和练习，我们能够体会到高质量的商务图表的制作并没有自己想象中那么复杂。只要思路明确、结构清晰、不怕麻烦地一步步去做，就能够做出具有科技感的看板，我相信这个过程一定会让你充满成就感。

同时，我们在制作商务图表时，也能够体会到对于图表中不同元素设置的变更，会给图表带来哪些不一样的变化。比如，调整折线图中坐标轴数值的大小，可以更改折线的起伏度；更改数据条间距的大小，可以更改数据条的高矮胖瘦。我们可以通过【设计】选项卡管理图表元素，让图表中的元素进行快速对齐调整，让你的商务图表整洁而不混乱。

在图表的制作中，可以不局限于图表中已经固有的类别，而完全根据数据呈现的需要进行独立设计；同时还可以利用轻量级图表，如条件格式里数据条的运用、迷你图的使用等，增加图表呈现语言的灵活性。

前面做了那么多的商务图表后，你有没有总结出一些Excel图表看板的设计经验呢？在工作中多归纳和总结关于制作图表的“套路”，就能够灵活、有机地运用到我们的实际工作中。

我根据以往十余年的工作经验和在不同企业、环境中实施ERP的数据管理心得，总结了Excel商务图表设计的3个关键词：数据准确、图表高效、图文达意。

·数据准确

在本书中，我们自始至终明确地表述了数据的重要性。准确的数据是一切图表、观点、决策的本源，因此一定要规范、及时、有效地整理我们的数据源。

在日常工作中，第一步要求我们从大量的业务数据，包括原始凭证、出入库流水、合同协议、现场单据中整理出原始数据源，将其合理规范地录入数据平台，比如Excel（超级表）、Access/SQL、ERP、MES等。

尽管在本书中我们始终秉承着案例来源于实际的企业环境，但在具体的每项数值上我们已经做过了技术处理，采用虚拟构建的方法进行汇编。本书旨在向大家提供一个代入感更强的业务环境，而非强硬地要求大家必须严格地按照书中的样式和数值设计自己的商务图表。这些数据只是向读者提供了一个有益的参考，起到一个抛砖引玉的作用。

·图表高效

数据处理的一般业务逻辑如下：数据整理—数据分析—数据呈现。在具备了准确的数据基础之后，我们就要开始进行数据分析和数据呈现了。在实际工作中，我们并不强烈要求大家一定要无处不绘图。因为简单的两三行数据，用表格进行呈现就足矣。若有庞大、复杂的年度数据，又要进行不同维度的拆解分析，则结合函数、数据透视表、数据透视图等功能制作高质量的商务图表，就再合适不过了。

·图文达意

在所有的数据、表格、商务图表中汇总一句精练的话，用于展示图表中贯穿始终的一个核心观点。数据、图表都是为了你的核心观点而服务的，这才是通过商务图表“让你的数据会说话”的真正意义所在。

我相信，通过阅读本书并勤加练习，你一定会掌握很多制作图表和设计看板的技巧，也一定能够成为图表达人和运用高手。通过这些高质量图表的制作，让你的数据会说话！也希望它们能够帮助你从日常乏味、枯燥的数据管理中解脱出来，高效工作、升职加薪！