1.1 职场人士的图表应用环境及特点

|第1章|

一图胜千言

Excel图表的基础知识介绍

1.1

职场人士的图表应用环境及特点

1.1.1职场环境

从人们对信息接收效率的角度来说，图表最优，表格次之，文字最弱。试想，如果你作为管理者，在听到下面三位员工关于当月的工作业绩汇报后，更中意谁的工作汇报呢？

A员工，用大段的文字进行描述。

在10月的销售业绩中：鼠标，6378元；键盘，2530元；显示器，2815元；主机，26129元；当月销售额小计，37852元。年度累计至10月完成销售总额：630531元，占年度销售业绩指标780000元的81%。

看完这段汇报以后，是不是感觉特别累？要在大脑中对文字信息进行加工和重组后，才能明白汇报者的意图？

B员工，制作了一张Excel表格来汇报当月业绩（见图1-1），并且配上了一张Excel默认的图表（见图1-2）。

图1-1

看到B员工制作的Excel表格后，数据看起来比较清晰了，通过行列的索引，可以查看到具体的数值了。然而他配的图表，一是图不对文，数据没有进行有效的呈现；二是图表太“LOW”，表格粗糙；三是无法所见即所得地查看往期业绩情况。

C员工，在Excel数据基础之上，制作了一张动态商务图表，并配上图表标题：销售业绩稳步增长，达标完成业绩指标（见图1-3）。

图1-2

图1-3

在图1-3中还可以根据业绩查看需求，单击左上角的月份选择框，实时查看各月度的具体业绩情况，图表也会相应地发生变化。

我相信，在同等业绩水平下，企业的领导和管理者们，一定更加趋向于看到像C员工这样的工作汇报：数据准确、动态呈现、观点明确——让你的数据会说话。

在当下的职场环境中，如何在宝贵的时间里提高沟通效率变得越来越重要了。制作高质量的商务图表，能够让你在用数据说话的同时，提高图表的可视化水平，从而提高信息的传递效率。让数据的价值最大化，已然成为职场的“硬通货”——这不仅仅是对自己、对工作、对汇报对象的一种职业化、负责任的态度，也是自己辛勤工作的最有效的归结载体。

虽然深谙此道，但大多数职场人士的图表却依然制作得比较粗糙。这并不是大家不愿意花时间、花精力去提升自己的图表制作水平，实际上，很多人是因为没有找到一套科学、系统的商务图表学习方法。他们渴望有效提升，也尝试了很多方法，但学习效果不佳——费时费力，却总遇到“坑”：

·有的图表教程着重于炫技，并且脱离了实际业务场景，对于职场人士来说，毫无代入感，学完根本不知道如何与工作相结合；

·在网上“Mark”了一堆干货技巧，却毫无体系，而且每到关键的操作步骤，就两句略过，首尾无法衔接；

·跟着蹩脚教程做出来的图表，老板看到第一眼就给打回来了，因为他根本不明白这一堆图表的目的何在。

在我看来，一切不以解决工作实际问题、不把企业级应用放在第一位的教程，都无法达到“学完即用”的学习效果。正因如此，我运用10多年的Excel企业级应用累积经验，经过为期一年的案例准备和课程开发，结合线下企业内训中客户反馈的商务图表应用需求，以企业岗位、行业、环境为研究样本，对行业中优秀的商务图表进行一对一的分析、学习、制作，并以Excel为工具载体，将其结合到具体的业务场景中，开发出了这一套极具普适性的“高质量的商务图表”学习体系。希望能为你指出一条更便捷的路子，轻松速成Excel图表高手。实事求是地说，这是市面上非常容易完成系统学习，而且极能与工作实景相结合，还颇具职业价值的Excel“商务图表”书籍！

1.1.2图表作用

一份出彩的商务图表，应该为你的业务数据、职场工作和职业成长起到以下3个作用。

①数据真实可靠、动态及时更新：用图表说话的内核是，用数据说话！图表是为了数据更好呈现而服务的。如果数据是滞后的，甚至是错误的，那么即使再优美的商务图表，也是本末倒置。丢掉了数据的本源，就像空有一副好皮囊的傀儡娃娃。所以在商务图表制作时，一定要确保数据源的准确性与实效性。

②目标明确、提高信息沟通效率：在职场的信息沟通中，提供给领导审批的方案、报告，最好是选择题或判断题。在职场中，如果让领导做问答题的话，通常来说通过率都不高。如何在短时间内提高领导的决策效率，数据就显得尤为关键了。如何让领导看到数据的同时，立即就能够给出大脑最直观的反馈，并做出相应的判断与决策，这就需要将数据可视化，让数据之间的关系、冲突、结论以图表的形式，更加直观地进行呈现，从而提高信息的传递效率。

③提升个人综合业务水平：一份出彩的商务图表，一定是你的职场加分项。在商务图表上的出色表现力，会让你参与到与总结、报表、呈现相关的工作中。而这些工作大多由部门经理甚至公司高管、董事长进行统筹规划和安排，这样一来就能够为你赢得更多的机会，以参与到更有挑战性的工作当中。长此以往，你工作积累的经验也就比常人多，那么职位晋升也就是水到渠成的事情了。

1.1.3应用特点

那么，什么样的图表才能够算得上一份“高质量的商务图表”呢？让我们一起来看看《经济学人》和《美国商业周刊》中被广为传颂的成功图表示例（见图1-4）。

图1-4

此外，我们再来对比一下大多数职场中常见的图表样式（见图1-5、图1-6）。

图1-5

图1-6

经对比发现，对于制作商务图表，我们并不是一无所知的，我们只是不知道如何将图表设计得更加美观、规范和商务化。因而在实际制作图表的时候，我们会不自觉地把自己能想到的所有技巧过度地加载到图表上，这反而使得图表“信息过量、图意不清”。

相应地，如果要避免这样的情况发生，只需牢记3个字——“做减法”，让图表更专业（见图1-7）。

图1-7

对于职场人士的商务图表应用，我认为应当具备以下特点。

①观点明确、逻辑清晰：商务图表所呈现的数据或图表形式，应当为你的方案观点服务，因而图表的标题要能够呈现你的核心观点。在图表的阅读顺序上，应当遵循读者的阅读习惯，即自上而下、自左向右，并避免跳跃式的阅读体验（因为这反而增加了阅读成本）。

②图表简洁、商务配色：整体商务图表的配色方案，应当以简洁、大方为主旨，避免大面积使用太强烈的色彩方案，这种强烈的色彩方案会让读者产生视觉上的冲击感和疲乏感。

③风格统一、品牌性强：在制作年终汇报等综合性图表集合展示时，应当注意各图表间的搭配及风格的一致性，并完善主题的一致性。