第一节管理你的时间

每人每天拥有的时间都是相等的，但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半，会利用时间的人则可事半功倍。(1)对时间进行计划管理对时间的使用不能干了算，而要算了干。把要完成的工作，按小时、按天、按周的先后时序排好，然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内把工作安排得紧张而有节奏，并尽力把不可控制时间转化为可控时间，善于在不可控时间内处理事务，使用时间最忌把时间切成零星的碎片，不能把一件完整的工作**为几次完成。要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间多少要依工作的需要而定，集中得过多，也会造成浪费。一般来说，时间集中较多的人，往往是时间利用率最高的人。(2)对时间的使用也要计算成本凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时，而是用分钟。越小越有助于督促自己珍惜时间、抓紧时间、充分利用时间。假定一个部门平均每人月收入400元，这400元占每人每月创造新价值的27％，则每人每月创造新价值为：400÷27％=1482元。每人每天工作为7．5小时，每月工作23．5天，则每人每月工作时间=7．5×23．5×60=10575分钟。每人每分钟创造的价值=1482÷10575≈0．14元。如果办一件事，需要3个人工作5天，则办此事的成本为3×5×7．5×60×0．14≈945元。(3)善于区分重要工作和一般工作一个人的精力有限，对自己的工作要分轻重缓急。工作一般分三类：急件，必须马上办；优先件，尽量去办；普通件，有空去办。应把主要时间花在重要的事情上，抓住了关键性的工作，才能有效地提高时间的利用率。(4)利用最佳状态去办最难和最重要的工作一个人在1天的不同时间里，精力状况是不一样的。生物学家通过研究揭示，人和其他生物的生理活动都有明显的时问规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化，也就是人体内“生物钟”的作用。管理者应该找出自己在1天中，什么时间工作效率最高，要充分利用自己效率最佳的工作时间，来处理最重要和最难办的工作，而把精力稍差的时间，来处理例行公事上。(5)把常规的工作标准化如何办理经常性工作，它在规章制度中明确规定，照章办事。同样的问题出现后，把具体情况和处理办法写下来作为日后处理同样问题的范例。这些范例经过逐渐修订改进而形成标准化，这可使领导者摆脱琐事的缠绕。领导者要保持优化的工作秩序，先是考虑好先干什么，后干什么，使自己的工作有条不紊，逐步规范化，不能东一耙子、西一扫帚，更不能顾此失彼。(6)抓住今天，不唱明日歌只有当天完成当天的任务，而不是拖延到明天，时间利用率才能提高。日本效率专家桑名一央指出：“昨天已是无效的支票，而明天是预约的支票，只有今天才是货币，只有此时此刻才具有流动性。”立足于“今天”，珍惜“今天”，运筹“今天”，凡今天能做的事，绝不能推到明天。明朝文嘉有文《今日》诗：“今日复今日，今日何其少!今日又不为，此事何时了?人生百年几今日，今日不为真可惜!若言姑待明朝主，明朝又有明朝事。为君聊赋《今日》诗，努力做人今日始。”有些主管上任之后，仍不改平日养成的拖沓作风，导致政绩平平。(7)有效地利用零碎时间所谓零碎时间是指不构成连续时段，在两件事之间的空余时间。有效地利用零碎时间，可以增加工作密度，加快工作节奏。(8)提高单位时间的利用率做任何事情，都要高度集中注意力，以便缩短时间。有成效的主管并不感到自己肩上的担子压得喘不过气来，自信自己的时间是充分的，总认为自己还可以挤出更多的时间来。(9)复合工作法人的大脑是划分区域的，如听觉区、视觉区、语言区……各个区域有不同的使命，据说可使两个或两个以上的区域同时兴奋起来，因此有些工作可以同时进行。有些应酬或不重要的会议，领导者不去又不行，去了又觉得失去不少宝贵时间。这时一方面表面应酬，另一方面可思考其他工作问题。(10)有效地利用节约时间的工具如个人备忘录、台历、工具书、通信簿、计算器、电传、电话、电子邮件、VCD机、录像机等。工具齐全、适用，用起来方便、顺手，就有助于提高工作效率。开好一个会，除了对目标、议题、议程作总体规划、用好开场白、连缀语、结束语和应变语以外，还有其他许多问题应该注意。(1)做好会务工作例如时间问题。在什么时候举行会议，常常直接影响会议效果。在美国玛丽凯化妆品公司里，每周最重要的事件就是销售主任在本单位举行的销售会议。这个会议被安排在星期一上午举行，这个公司的领导说：“如果你上周销售情况差，那你得在星期一上午召开的销售会议上听昕别人的经验；如果你上周销售情况好，那你得在星期一上午召开的销售会议上讲讲自己的经验。”要是一个人散会时浑身是劲，那他有整整一周的时间把劲使出来。有个学校在星期六下午召开校务会，会议上决定的东西要等过了一个周末才能贯彻，无形中就抵消了会议的效果。会场的布置也值得注意。例如环境是否安静，光线是否充足、空气是否流通都应考虑。就说会议桌的布置，一般说来应做到几点：一是应便于主持人观察到所有与会者，如果会议桌过于狭长，而主持人又坐在长边的中间，他就无法和每个人形成目光交流；二是应有利于会议气氛的烘托。例如与会者围成一圈，讨论的气氛就容易出来，而所有与会者都朝一个方向坐，就制造了一种典型的听取发言的气氛。主持人在会前应当选定。(2)掌握宣布开会的时机与方式主持人不同于发言人，他不应过多地卷入到会议发言中去，他应当超脱于一般发言者之外。但是，这并不是说他对会议内容无动于衷，相反，他是会议的组织者与控制人，只不过是他更多地运用无声的语言手段干预会议。例如开场时主持人的行为举止就很重要。他走进会议室时要展现在大家面前的初始形象对会议就有影响作用。如果他步履缓慢，犹豫不决，那就给人一种不果断的印象，为会议定下拖拉的基调；如果他阴沉着脸，紧锁着眉头，那立刻给会议罩上一种紧张不安的气氛。会议主持人应当是挺直腰板，充满信心地出现在大家面前。当他坐下之后，大多数与会者的注意力会集中到他身上，但仍然有些人在低声交谈，可能还会有些迟到者还未坐定。这时主持人既要迅速集中大家的注意力，又不宜点名要某人某人安静，因为那样会在被点名人心中树起一层敌意，即使是不点名地高声呼喊“请大家都安静，我们开会了”也是一种费力不见效的笨拙办法。高明的主持人总是通过自己的神态举止来集中大家的注意力。他稳稳地坐在自己的位置上，向那些已经准备开会的人微笑致意，然后把目光射向那些还在说话的人和还未坐定的人。这时，那些已经准备开会的人也会将目光射向同样的目标，那样还未准备开会的人会立刻感受到大家的目光，于是迅速做好开会的准备。这时，主持人要对他们微笑一下，并环视一下会场，然后宣布开会。(3)制止开“小会”在开会时，当某人在发言时，常有些人在那里开小会。这种行为一是对发言人的不礼貌，二是破坏了会场的整个气氛与纪律，所以必须制止。但如何制止呢?点名是不妥当的，不但那些开小会的人会极感难堪，而且整个会议也会被打断，主持人应通过自己的举止而不是通过语言来控制局面。比如他自己全神贯注地注视发言人，以自己的神态影响带动其他人；此法不灵，则可以向那些开小会者示以善意的提醒目光或手势，要他们集中精神；如果吵闹声太大，主持人则可以亲切友好的方式请发言人暂停发言，然后把身体后靠到椅背上，沉默不语，这样，全场就会感觉到局势的严重性，开小会者立刻会集中注意力了。这样主持人再把身子往前靠一靠，向大家报以微笑，这时既控制了局势，又强调了会议的友好气氛。然后再把目光转向发言人，请他继续发言。于是会议就正常地进行下去了。(4)鼓励发言主持人主持会议有一个重要任务，就是尽可能地将更多的人吸引到会议中来，鼓励他们发言，搞浓会议讨论气氛，扩大会议效果。主持人在说过会议开始的开场白以后，就需要请与会者发言了。如果不是预先定好了发言人，那么，主持人就要做好开场白和与会者发言之间的衔接，不要出现大的停顿。因此，在与会者未能及时响应主持人的开场白的时候，主持人就应当慎重，这要注意两点：一是应该使用引导语，如果不用引导语，直接说：“你谈点看法，好吗?”就很可能失败。再一个要注意的就是称呼语应在前，而不要放在后，比如应该说：“老李，请你谈点看法，好吗?”而不应该说：“请你谈点看法，好吗?老李。”因为后者会使“老李”措手不及，要一二秒钟才能反应过来，破坏了会议的节奏。再如会议上也常出现向某人提出问题的情况。如果这个问题带有普遍性，有值得深入讨论的必要，主持人就应趁势然而又不露声色地把其他人也拉进来。例如当老王对小刘提出了一个问题：“请问照你的看法，我们公司开发这种新产品将带来多少直接经济效益呢?”主持人可以这样说：“谢谢你，这是一个很值得注意的问题。但我想在请小刘回答之前，请问一下大家在这方面还有什么其他问题?”这种说法达到了两个目的，不仅给了小刘以准备的时间，不至于措手不及而难堪，更重要的是趁势将其他与会者吸引了过来，扩大了会议的讨论面。可见，提高开会效率是多么重要!所有的风云人物都有相同的一点：善于用人，并且有得力的人辅助他。最大的智慧莫过于博采众人的智慧，最高的才能莫过于运用众人的才能。自古及今，所有成功的风云人物有一点是相同的：善于用人，有得力的人来辅助他。作为一名公司领导，具体地说，要想提高效率，就应该把精力集中到少数经过努力就能获得突出成果的项目中去。他首先应做最重要的工作，次要的工作完全可以交给别人去做。集中精力是提高效率的关键，只有当他认识到集中精力办一件事的重要性，才能出成果，他不应因次要的问题分散精力。例如，涉及到任何职员，制定未来计划的问题时，那就需要花很多时间去思考。一个领导人就应该用充分的时间去做重要的事情，而不能把这些重要的工作授权给别人。一个高效率的领导人应该尽量挖掘下属的潜力，把日常的工作放权给下属，以腾出时间去做他真正应做的工作，即组织工作和计划设想未来。许多堆到领导桌子上的工作本来就不应该由领导来做，领导的主要任务是展望未来，而不是忙于去监督日常工作。许多领导往往过高地估计自己的重要性，揽的工作太多，以为这些工作只有他们才能做，而本单位的其他人都不能完成。结果，他们陷入了疲于应付的局面之中，但此刻，他的下属也许正闲在办公室内，闷得要死。他的手中没有什么问题去等着解决，然而严格的规章制度却使他不敢越雷池半步，只能等待领导的命令去做一些单调而乏味的事情；他的热情正逐步消退，他的想像力也逐步消亡。最终，当这些领导真正需要下属的协助时，却恼怒地发现自己拥有的是平庸的下属。一个伟大的拳击家，在卫冕战前的训练中，他不会操心家中的琐事，不会醉心于朋友的聚会，更不能沉溺于迷乱之中。他要做的是集中精力，研究对手，磨炼自身，其余的交给家人，交给助手。对于一名精明的领导而言，情况也是如此。当寻找到得力的助手后，尽可以把日常的事宜交由他们办理，而把时间花在真正需要领导去做的工作上，如改善管理、技术改革、人才的开发及长远的战略目标。一个人不能事事操心，平分精力。人的精力是有限的，如果处事不分轻重主次，必然徒劳无功，弄不好纠缠于小节、小事之上，反而耽误了大事。北宋吕端善忍小节，被人称为“大事不糊涂”。吕端，北宋初期幽州人。他聪明好学，成年后风度翩翩，对于家庭琐碎小事毫不在意，心胸豁达，乐善好施。一次，吕端奉太祖赵匡胤之命，乘船出使高丽。突然海上狂风大起，巨浪滔天，飓风吹断了船上的桅杆，一船人十分害怕，吕端毫无反应，仍然十分平静地在那里看书。宋太宗赵光义时代，吕端被任命为协助丞相管理朝政的参知政事。当时老臣赵普推荐吕端时，曾对宋太宗说：“吕端不管得到奖赏还是受到挫折，都能够十分冷静地处理政务，是辅佐朝政难得的人才。”宋太宗听后，便有意提拔吕端做丞相。有的大臣认为吕端“平时没有什么机敏之处”，太宗却认为：“吕端大事不糊涂!”终于，吕端成为宋太宗的宰相。在处理军国大事时，吕端充分体现出机敏、果敢的才能。每当朝廷大臣遇事难以决策时．吕端常常能较圆满地解决问题。淳化五年，归顺宋朝的李继迁叛乱，宋军在与叛军的作战中，捉到了李继迁的母亲。宋太宗单独召见参知政事寇准，决定杀掉李母。吕端预料太宗定会处死李母，等到寇准退朝后，便巧妙地询问寇准：“皇上告诫你不要把你们计议的事告诉我吧?”寇准显出为难的神色。吕端见寇准没有把话封死，接下去说道：“我是一朝宰相，如果是边关琐碎小事，我不必知道；如果是国家大事，你可不能隐瞒我啊。”吕端、寇准都是明大义、知轻重的人，所以吕端才敢公开地向寇准询问他与皇帝议事的内容。寇准听懂了吕端的话中之意，便将太宗的意思如实告诉了吕端。吕端听后急忙上殿启奏太宗说：“陛下，楚霸王项羽俘虏了刘邦的父亲，威胁刘邦，扬言要杀死他的父亲。刘邦为了成大事，根本不理他，何况是李继迁这样卑鄙的叛贼呢?如果杀掉李母，只会使叛军更加坚定了他们叛乱的决心。”太宗听了，觉得有理，便问吕端应该如何处置李母。吕端富有远见地回答：“不如把李母放置在延州城，好好地服侍她，即使不能很快招降叛贼，也可以引起他良心上的不安；而李母的性命仍然控制在我们手中，这不是更好吗?”吕端一席话，说得太宗点头称赞：“没有吕爱卿，险些坏了大事。”吕端巧妙运用攻心战术，避免事态扩大，李继迁最终又归顺宋朝。如果你是个比较熟悉环境的人，已经懂得些人情世故，觉得要做一个硬汉，不但是不能而且也不敢、不愿做个一味敷衍苟合以立身的现代人，玲珑剔透、八方无碍，反而可以乐得如鱼得水，无所不入，贤人社会可以容他，常人社会也能容他，小人社会都能容他。这其中敷衍就是他做人的惟一要诀。你要做这样的人，当然也必须具有若干必备条件：手腕够灵活吗?脸皮够厚吗?能够巧言令色吗?能够脱尽火气吗?能够抹去良心吗?如果是件件皆能，那么要做敷衍的现代人，是够资格了。可是实际上好敷衍未必就能占便宜。比方我与你只是一面之交，我来请求你代为设法安插一个位置，你很自然地为我写封推荐函，向某方介绍。我拿到这份推荐函，心里十分高兴，以为你有求必应，真是一尊活菩萨，但是我去求见某方的结果，却被回得干干脆脆，连丝毫希望都没有，我当然只怪对方的不买交情，不会怪你的面子不够大。可是近来有人告诉我，你的推荐函根本只是随意滥写，有机会也写，无机会也写，对方知道你的推荐函，向来只是一种春风人情，是一种敷衍手段，你的推荐，绝对不会产生效力的。经他一提，我才知道你是个老奸巨猾，专门敷衍人家的人，试问这是好印象吗?这是好名誉吗?你是吃亏呢，还是占便宜?当然我与你初次相见，你是不会写推荐信的，对于我的请求，你会说，好的，一定代为留意，同时安慰我几句，叫我放心，叫我等几天听回音。我当然十分感谢，谁知你是有口无心，说过便忘。过几天，我来讨你的回音，你又是一番敷衍，说是前函还未答复，等再去函催问，我当然信以为真，心里更加感激，但是临到最后，你的敷衍，终使我大失所望。我若是性情粗鲁的人，压不住内心的愤怒，也许要说，既没有办法为什么不早点说，让我再三的徒劳往返……试问这是好印象吗?这是好感想吗?这是好名誉吗?你是吃亏呢，还是占便宜?比方我与你是老朋友，我找你给儿子介绍一个职业，你说：“你的儿子，就是我的侄子，你的事就是我的事，当然没问题!”我也以为彼此是老朋友，必然不会对我使出敷衍的手段，谁知你再三说正在设法，结果却石沉大海，全无音信，使我反而不便向你询问。试问这么一来我对你的印象如何?感想如何?万一你有事找我商量，我还肯为你出力吗?敷衍是经不起考验的，一经考验，敷衍的伎俩立即被拆穿，一经拆穿，还有谁来信你?信用丧失，岂不是得不偿失?所以敷衍的手段，在不得已时，可以偶一试用，如以敷衍当做做人的惟一办法，有时要吃大亏，甚至葬送前程呢!