03 基本工作
03基本工作
收发邮件要及时
Dialogue
Astheassistantofthegeneralmanager,Annistoldtosendemailstothebranchmanagersaboutthemeeting.
安是总经理助理，她被告知要给各部门经理发一封电子邮件通知他们参加会议。
GeneralManager:Ann,comehereplease.
总经理：安，过来一下。
Ann:Yes.WhatcanIdoforyou?
安：好的。我能为您做些什么？
GeneralManager:Ineedanurgentmeetingaboutthereasonwhyoursaleshaveslumpedsobadly.I'dlikeyoutosendemailstoallthebranchmanagersaboutthemeeting.
总经理：我需要召开一项紧急会议，商讨一下为什么我们的销售量急剧下滑。你给各部门经理发一封电子邮件，让他们参加会议。
Ann:OK.Whenwillwehavethemeeting?
安：好的。会议什么时间召开？
GeneralManager:At10:00thismorning.Everyonemustbepresentontime.
总经理：上午10点钟。每个人必须按时参加。
Ann:Yeah,Igetit.We'llhaveameetingat10:00thismorning.I'llsendtheemailtoallthebranchmanagersatonce.Anythingelse?
安：好的，我知道了。会议上午10点举行，我会马上给各部门经理发邮件的。还有其他事吗？
GeneralManager:That'sall.Pleasegotoprepareforthemeetingnow.
总经理：没有了。你现在要为会议准备一下。
Ann:OK,I'monit.
安：好的，我这就去办。
Notes
1.urgent[':dnt]adj.急迫的，紧要的
2.slump[slmp]v.暴跌；突然倒下；n.萧条期，低潮
3.present['preznt]adj.出席的；现在的；n.现在；礼物
小贴士
1.Couldyoupleasechecktheemailforme?
能帮我查收一下邮件吗？
2.Pleasecarboncopymeontheemailassoonaspossible.
请尽快将电子邮件抄送给我。
3.Youcan'treceiveanemailbecauseyourmailboxisoveritslimit.
你收不到邮件，因为超过了邮箱容量。
4.We'dliketohavethemeetingonAugust15.Sametime.
8月15号开会，老时间。
5.Haveyousentourinformationofourproductstoourcooperationpartner?
你已经把我们产品的相关信息给合作商发过去了吗？
6.Icheckmyemaileveryday.
我每天都查看电子邮件。
7.Tina,haveyourepliedtoMr.Gates'email?
蒂娜，你回复盖茨先生的邮件了吗？
8.Thankstoyourtimelyreply,Igotthedetaileddataatthecrucialmoment.
多亏了你的及时回复，我在关键时刻得到了详细的数据。
传真文件真方便
Dialogue
Annaisexpectingsomefaxesfromhercustomers,andnowsheisaskingherassistantAlicewhetherthefaxeshavearrived.
安娜正在等客户的一份传真，现在她正在问助手爱丽丝传真收到没有。
Anna:Alice,haveyouputthismorning'sfaxesonmydesk?I'mwaitingforsomeurgentfaxesfromourcustomers,andI'mprettysuretheycameinlastnight.
安娜：爱丽丝，你已经把今天早上的传真放到我桌上了吗？我在等客户的紧急传真，我确定昨天晚上已经发过来了。
Alice:Allthosecameinlastnightareonyourdesk.Youcanhavealookatthem.
爱丽丝：昨天晚上传真过来的所有材料我都放在您桌上了。您可以看看有没有。
Anna:Justforamoment.Yeah,Igetthem.Buttherearefourpagesmissing.What'sitallabout,Alice?
安娜：等等。是的，我找到了。但是少了4页。这是怎么回事，爱丽丝？
Alice:Iguessthefaxmachinewasoutofpaper.Iamsorryaboutthat.Iamgoingtocallthecustomersandexplaintothemandaskthemtosendthefaxesagain.
爱丽丝：可能是传真机没纸了，我很抱歉。我会打电话给客户解释，请求他们再发一份过来。
Anna:Allright.Bequick,please.It'sveryurgent.Don'tmakeanymistakesanymore.
安娜：好吧。请快一点，事情很紧急。不要再出现问题了。
Alice:I'lldoitoutofhand.Icanassureyouthatyou'llseethefaxesinhalfanhour.
爱丽丝：我马上去办。我保证你半个小时后会看到客户的传真。
Notes
1.pretty['priti]adv.相当，很；adj.漂亮的，标致的
2.beoutof摆脱；在……之外；出于；缺乏
3.not…anymore不再
4.outofhand无法控制；马上，立刻
5.assure['u]v.使确信，使放心；确保
小贴士
1.Iamexpectingafaxfromheadoffice.
我正在等总部的一份传真。
2.Thesecopiesaretoolight,soIcan'tmakeoutanyofthewords.
这些传真副本上的字颜色太浅了，我什么也看不出来。
3.Somepagesofthefaxaremissing.
这份传真少了几页。
4.Wedidn'treceivetheeighthpageofyourfax.
我没有收到你的传真的第八页。
5.HowdoIknowifmyfaxissent?
怎样才能知道传真已经发出去了？
6.FaxismuchmoreconvenientandfasterthanEMS.
传真比快递方便快捷多了。
7.Ididn'treceiveyourfax,andwouldyoupleasesenditagain?
我没有收到你的传真，请你再传一次好吗？
8.Thememoryofthefaxmachineisfull,andthereisnopapertoprint.
传真机的内存已经满了，而且也没有打印纸了。
怎样处理信件
Dialogue
Susanhasjustdraftedabusinesscorrespondence.ShewantstoaskforsomeadviceaboutitfromPeter.
苏珊刚刚起草了一份商业信函。她想从彼得那征求一下意见。
Susan:Hi,Peter.CouldIbotheryouaminute?
苏珊：嗨，彼得。我能打扰你几分钟吗？
Peter:Ofcourse.WhatcanIhelpyou?
彼得：当然可以。我能帮你什么？
Susan:Ijustdrewupabusinesslettertoourcustomers.Canyougivemesometipsplease?Aretheformandcontentscorrect?
苏珊：我刚刚起草了一份给客户的信件。你能给我指点一下吗？信件的格式和内容正确吗？
Peter:Businesslettersareusuallyformalandthecontentsmustbeconcise.Keepyourmessageshort,becausenoonelikeslongletter.Well,notbadonthewhole.Forclarity,youshouldputacompletelinespacebetweeneachparagraph.
彼得：商业信件通常是注重格式的，内容要简洁。信件要简短，因为没有人喜欢读冗长的信函。嗯，整体上不错。为了条理清晰，在两端之间要空一行。
Susan:Oh,Iforgotit.Thankyou.
苏珊：哦，我忘记了。谢谢你。
Peter:You'rewelcome.Canyoumakesureyourspellingandgrammararecorrect?
彼得：不客气。你确定所有的拼写和语法都正确吗？
Susan:Yeah,Ihavegoneoveritmorethantwice.
苏珊：是的，我已经检查两遍以上了。
Peter:Aha,youareaconscientiousworker.
彼得：啊哈，你工作起来挺认真的。
Susan:Thankyou.ThisiswhatIoughttodo.
苏珊：谢谢你的夸奖。这是我分内的事。
Notes
1.draft[drɑ:ft]n.草稿；汇票；征兵；v.起草；征募
2.correspondence[kri'spndns]n.信件；通信（联系）；符合，一致
3.drawup起草，拟订；（使）停住
4.respond[ri'spnd]v.答复；（to）对……有反应，响应
5.concise[kn'sais]adj.简明的，简要的
6.onthewhole总体上
7.conscientious[kni'ens]adj.认真的，勤勤恳恳的
小贴士
tosendandreceiveletters
在翻译中，英语和中文的语序恰恰相反，我们说收发信件就不能译为“toreceiveandsendletters”，而是“tosendandreceiveletters”。类似的还有：soonerorlater迟早；nomatterrichorpoor不论贫富；notworryaboutfoodorclothing衣食无忧；carelittleaboutone'slifeordeath不管死活等等。
办公软件熟练吗
Dialogue
Intherestroom,AnnandJuliaaretalkingabouttheconvenienceandpracticabilityofofficesoftwar.
在员工休息室，安和朱莉亚正在讨论办公软件的便捷和实用性。
Ann:Officesoftwareisveryconvenientforus.Itsavesusfromsomuchworkandmakesthecommunicationathomeandabroadmucheasier.
安：办公软件给我们带来了很多方便。它让我们的工作更加轻松，让国内外的交流更加方便。
Julia:Yeah,thoughIamnotexpertinusingalltheofficesoftware,Idoenjoytheconvenience.
朱莉亚：是呀。尽管我对所有的办公软件不是很熟练，但我已经感觉到很方便了。
Ann:Inthisinformationage,ifyouwanttofindagoodjob,youmustbeexperiencedinofficesoftware.Theskillsqualifyyoutogetahighwageandpromotionopportunity.
安：在这个信息时代，如果想找到一份好工作，你就必须能熟练操作办公软件。这项技能会让你得到高工资和提升的机会。
Julia:Iamgoingtobewashedoutofthetimes.IonlyknowalittleaboutExcelandIhavetoshakeoffmypresentsituation.Canyouhelpme?Youareadabatcomputer.
朱莉亚：我要被时代淘汰了。我对Excel只是略懂皮毛，我必须要摆脱现在这种状况。你能帮我吗？你可是电脑高手。
Ann:Pleasedon'tworrytoomuchaboutthat.Senseofcrisismayraiseyourmorale.Anyhow,Icangiveyouahandwheneveritisrequired.
安：不要太过于担心了。危机感可以激发你的斗志。不管怎样，只要你需要，我就会伸出援手的。
Julia:It'ssokindofyou.Thankyou.
朱莉亚：你真是太好了。谢谢你。
Notes
1.practicability[prktik'biliti]n.实用性，可行性
2.athomeandabroad国内外
3.qualify['kwlifai]v.（使）胜任，（使）具有资格，（使）合格
4.washout把……洗掉；取消；破产；淘汰
5.shakeoff抖落；摆脱
6.dab[db]v.轻拍；轻涂；n.内行，高手
7.morale[m'rl]n.士气，斗志；品行
小贴士
1.Areyoufamiliarwiththeusageofofficesoftware?
你能熟练使用办公软件吗？
也可以这样说：
Howisyourproficiencyinusingofficesoftware?
2.Idon'thavetheleastknowledgeofAutoCAD.
我一点也不懂怎样自动制图。
3.Heisacrackhandatcomputer.
他是个电脑高手。
4.CouldyoushowmetheExcelusefulskills?
你能教我一些Excel电子表格实用技巧吗？
5.Inordertooperatetheofficesoftwareperfectly,allthestaffmustbetrainedforamonth.
为了能熟练地操作办公软件，所有的员工必须要参加一个月的培训。
6.Excelisacommonofficesoftwarewithpowerfulfunctions.
Excel是一种很常见且功能强大的计算机办公软件。