9.习惯二磨刀不误砍柴工――整理大战（4）

哪种方式的通信值得你最先关注呢？不管你的答案是什么，你应该认识到，信息传达中所应用的技术和信息内容的重要程度完全是两回事。***

有代表性的回答是：最先到的先处理，不管它重要不重要。于是，电子邮件在传真之前，传真在包裹之前。当心！“电子邮件优先”是一个危险的陷阱。记住，时刻给它们分类，先是“重要但不紧急”，然后是“重要而紧急”，最后“紧急”。停下来思考

如果你是那一类一踏进办公室就埋头工作的人，也许你需要停下几分钟：

思考你希望这一天怎样度过。

思考你需要完成哪些工作，以怎样的顺序完成。

思考你将和谁会面，你希望取得怎样的结果。

思考你将以怎样的心度过这一天。

每天早上花5分钟，坐下来，静静地思考，几个星期以后，你会现自己处理事的能力得到了很大的提高。我自己就这样做，而且受益匪浅。

渐渐地，在一天的其他时候，你也让自己做这样的思考，日积月累，你会惊喜地现自己的工作能力已经上升到了一个新的高度，而且你的工作效率和效力也会不断得到提高。

◆时刻准备

现在我们就开始讨论保持精力充沛和实现工作目标的技巧：清

——

扫行动。

所有东西都放在书桌上了吗？很好。先把它们堆成一堆，越高越好。这会让你更清醒地意识到，自己已经累积了多少应该处理完的工作。30分钟以内，你将快速地把所有的工作分成以下四类：“立刻执行类”、“归档类”、“扔掉类”和“移交类”。

你怎样处理堆在最上面的那份文件呢？最简单的回答是，不同的人有不同的选择。每次面对最顶上的这份文件时，你应该立刻决定它属于下列四种处理方法中的哪一类：“立刻执行类”、“归档类”、“扔掉类”和“移交类”。

如果你暂时不能确定某件东西该如何处理，你可以把它压在

最底下，但只能这样做一次。第二次遇到它，你就必须知道该怎

么做了。

立刻执行类

实际上，你书桌上的这一堆需要“清扫行动”的文件里，只有一小部分属于“立刻执行类”。这是因为只有少数几样“重要但不紧急”、或者“重要而紧急”的事，和那些你觉得应该迅速解决的事才属于这一类。你可以把这些文件放在一个文件夹里。如果它们所涉及到的工作资料存在电脑里，你可以把它们按照处理的先后顺序排列。

归档类

对于一些循环生的小事，我们只要将其列入备忘录、电子日程表里就可以了，没必要放入工作清单中。

书桌上的这堆文件里，许多都适合放进文件夹，而不是立刻处理。

有一些只是你想要保存的信息，根本不需要处理。记住，归档虽然

是一件很简单的小事，但它却能给你很大的帮助，因为你收在文件

夹里的东西很可能有未来价值。

许多人有43个到期备忘文件夹，每个文件夹标有12个月，每个月31天。备忘录文件可以提醒你某一天需要处理某项工作。因此，有了新的任务时，你可以把它放在备忘录文件里。每天，你都要检查备忘录，确定需要处理的工作都完成了，或者至少开始了。

如果你在某个月的第3天接到一项工作，但可以等到这个月的24号才开始，你可以把相关文件、资料放在备忘录里标有“22号”或者“20号”的这一页，给自己更充足的时间。

备忘录文件夹能够帮助你工作得更有条理，也可以减少积压的工作量。另外，某些东西归档之后，几天、几个星期或几个月之后再来看，你会更清楚地找到客观的方法处理它。

对于那些可以在之后随便哪天处理的文件，可以把它们放在每日或每月备忘录文件夹。如果资料太大无法放进去，可以把项目的名称写在一张纸条上，然后放进备忘录，再把资料整齐地放在另一个地方，远离你的书桌和视线。扔掉类