第3章 积极聆听(2)

值得一提的是，在跟我谈话的水兵当中，大多数人以前都从来没进过舰长的办公室。所以谈话刚开始的时候，很多人都会显得有些拘束，可一旦发现我是非常真诚的，他们的反应马上就变得非常强烈。我在自己的办公桌上安装了一个麦克风，一旦我听到水兵们提出了好的建议，我就会打开麦克风，让整个"本福尔德号"都能听到。我并不需要通过一个管理委员会来确定一项政策，因为发现一个好的提议有时只需要五分钟。根据谈话的内容，我把船上的所有工作编成了两个清单。清单A包括所有的关键职位；清单B则是一些并不能给我们带来任何价值的附加工作，比如说粉刷油漆之类的烦琐而重复的工作。我首先把工作重点放在解决B类工作上。在谈话的过程中，我从一位水兵那里得知，仅仅是给军舰刷油漆的工作，我们每年就要重复六次。每隔一个月，我们这些年轻的水兵就不得不花费几天的时间来擦掉船上的锈迹，并重新刷上油漆。这其实是一种巨大的时间和精力的浪费，无论从心理上还是从生理上来说，它都会极大地损伤整个团队的士气。这位水兵提出了一个更好的建议：使用不锈钢结合件来代替那些材料，这样就可以大大减少我们每年粉刷油漆的次数。"这是个很好的主意。"我说道。然后我们一起检查了海军的后勤系统。很遗憾的是，我们并没有这些不锈钢结合件的存货。于是我决定在最近的家得宝（HomeDepot）以及其他几家商店采购，我们用"本福尔德号"的信用卡购买了几千美元的不锈钢结合件。结果证明，安装完这些零件之后，我们每年对军舰进行粉刷的次数减少为一次。而且，顺便说一句，我们的这种做法迅速传遍了整个海军舰队。接下来，我们检查了船上所有可以移动而又容易生锈的金属零件。当时有一种相对先进的保护金属表面的方法，即先消除金属表面的杂质，然后再喷上一层可以防止生锈的油漆，就可以大大提高金属的防锈能力。当时这种方法已经在海军内部得到应用，可由于所需设备的规格问题，导致这种方法的应用范围受到很大局限。所以我们只好在圣迭戈找到一家能够处理这项工作的公司来合作。整个处理过程大约耗资万美元，但却可以保证我们在今后的几年时间里都无需再对军舰进行粉刷。就这样，在我的任期内，"本福尔德号"上的水兵们再也没有碰过油漆刷。他们有了更多时间来完成自己的工作，整艘军舰的运作水平也因此得到了明显的提高。量才适用与水兵们交谈之后，我开始考虑把他们的个人和职业目标跟我们需要完成的工作结合起来。有的时候，当我们遇到一些非常规的工作时，我马上就会在大脑中的数据库里进行搜索，努力找到那些对这些工作可能会感兴趣的人。对下属的了解本身就是一笔巨大的财富，它可以使人们更好地完成工作，甚至包括那些极为烦琐沉重的工作。我是在"希洛号"上担任执行指挥官的时候开始意识到这一点的。执行指挥官是整个海军中最为烦琐的工作之一，它的职位仅次于舰长，除此之外，执行指挥官还要负责整艘军舰的文件处理和其他相关运作。就当时的情况而言，"希洛号"一共有440名水兵，这就意味着我每年需要进行440次人员评估，需要做440份表现记录、培训记录、津贴记录、医疗记录、牙齿保健记录和档案记录。一想到每年我们会因为这些记录而消耗掉多少张纸，需要砍掉多少棵大树，我就忍不住打个寒战。我当时的行政助理是一个非常平庸的家伙，他获得提升的主要原因就是他比其他人服役的时间要长一些，仅此而已。他不会打字，不会校对，甚至都不会做拼写检查-总而言之，他能做的事情很少，而且工作效率极低。记得有一次，他竟然为了度假而把一堆错误百出的文件留给我处理。没过多久，戴维·劳尔，一位21岁的海员因为无法适应工作而被行政管理办公室调到我身边。而且更为糟糕的是，这位年轻人还被指控"违反上级指令"。所以刚开始的时候，我并没有对他抱有太大希望，"只要他能帮助我处理一些行政管理方面的杂事，让我能够安心负责一艘导弹驱逐舰上真正的工作就行了。"他前来报到之后，我对他进行了简单的工作描述，然后就忙着做自己的事情了。可让我感到惊讶的是，一段时间之后，我发现原本放在办公室角落里成堆的健康报告和培训记录开始被转移到我办公桌上的"待签字"盒子里。而且让人难以置信的是，原本散落在桌子上的废纸也被收拾得干干净净。交到我面前的文件也没有错别字了，而且语法也都完全正确！我的工作效率大大提高。这让我感到惊讶极了。一天，闲聊之间，我问戴维为什么会被管理办公室踢出来。"我的上司不喜欢我。"他回答道。然后他解释说，在到"希洛号"报道一个月之后，他向上司提出了一些关于改进工作效率和办公室工作流程的建议，可上司并不喜欢这样。一次次碰壁之后，戴维决定放弃努力。天哪，这就是我需要的那种"能够进行独立思考的人"！很快，我就提拔他为我的主要助理，直接对我负责。很多时候，戴维都会抱着一堆健康报告来对我说："长官，如果您能把这一段改成这个样子，那效果是不是会更好一些呢？"通常情况下，他实际上都已经修改完毕，我只要在上面签个字就行了。