22．只浏览２５％的电子邮件(1)

网络中“无所不能的链接”如果你不是为了有办法解决爆满的收件箱，而是为了所有人在任何时间都可以联系到你，你很可能是所谓的“无所不能的链结”的受害者之一。很多工作者认为，网络给他们提供了“无所不能的链接”的同时，也使他们成为“无所不能的链接”的受害者，因为他们为了让人们随时找得到，就必须迅速回应每件事，这样到头来只会把自己累垮。目前的职业者，他们从来没学过如何利用客观的标准，快速浏览及编辑大量的资讯。二十世纪八十年代前网际网络尚未流行，八十年代前参加工作的人就自然缺少这种工作技能。而八十年代以后出生的人，虽然网际网络已普遍存在，但事实上，许多人都很忧虑，因为这一代并没有学习目前职场必备的资讯处理技巧，如快速浏览、综合、分析、组织、评论。实际的工作中，链接过量的问题大多都是个人问题，指望企业来解决这一问题是根本没有希望的。许多不同领域里的顶尖人物，他们对如何处理“无所不在的链接”问题也是束手无策，他们一般都认为，在主管的教育训练上应该少花点时间，而在基层员工身上应该多花时间。很多的企业团体，让员工用更少的时间、更少的资讯作决策。一种名叫“即时简讯服务”的行动通讯科技也迅速流行于企业之中，还有其他许多新的资讯应用科技即将出现，毫无疑问会让你感觉到资讯过量的问题。现在开始简单工作针对电子邮件中的种种问题，我们必须注意以下几点：第一，自己有什么不足要成功解决问题，就必须首先承认问题的存在，在此我们需要注意的就是自己在浏览过滤信息上确实有问题。你所面临的对方，很可能是做什么事情都不事先规划或标示清楚，于是你就不得不收到了这么多的资讯。既然你收到这些乱七八糟的垃圾讯息的情况有增无减，你就不得不现在解决这个问题。首先承认自己在处理邮件方面有不足之处。学会在陷入每封邮件的细节之前，先快速浏览、编辑那些向你排山倒海而来的大量资讯。能够不断删除你７５％电子邮件的关键，就是改变浏览过滤资讯的方式，而且不只是针对“外人”传来的资讯，还必须改变方式去审查来自公司、同事及哥们、姐们等传来的信息。第二，如何浏览过滤当你感觉到，这一信息并不是自己今天就务必阅读或平日也无需浏览的，或者说信息的发送者根本没有引起你的注意，那么这样的邮件就别打开，直接删除！我们会打开信来看，可能是因为认识寄件人。电子邮件便于人们联系，人们都会对那些利于日常工作的电子邮件，链连不断地来回点阅——打开一封邮件，因为那是好友传来的；打开下一封，因为这跟我们的工作有关。可惜我们这种来回点阅式的浏览电子邮件既没有重点也没有章法。应该采取先发策略，也就是在你考虑打开邮件之前，让主旨和寄件人先通知你一声。除非主旨和寄件人通知你一声，否则就按下删除键。运用这种策略，在你真正开始阅读邮件之前，至少可以先删除收件夹里５０％的邮件。第三，只有两种信息值得注意其一，要求必须去做某件事情。其二，有时间限制的咨询，比如在两三个星期以内必须完成某项任务。邮件如果不要求你必须在某一时间内采取行动，那就毫不犹豫地删掉。这样，基本上就能够做到把７５％的邮件从收件夹中清除。至此，你已经有效地过滤了邮件，剩下的邮件就需要你全神贯注地去浏览。这时，你如果还觉得烦，还可进行更进一步去删除。第四，对于剩下的邮件，运用内容清楚的原则进行浏览要浏览的邮件，应该能够符合以下一些特点：１．与你目前的工作内容有关。２．看完邮件后，你必须做某些事情。３．需要达成某些目标。４．你如何完成目标，并列出可使用的工具与资源。５．对你有某些好处。邮件内容若与内容清楚的上述五个原则毫不沾边，就按下“删除＂键，或是告诉寄件人你不会回复不具备这五点讯息的邮件。进行了进一步处理之后，你可能已经清空了９０％的邮件。有些人可能掌握这种方法后，会说“这么简单，却这么严谨有效！”可是，能够持之以恒地继续使用这个模式的人却寥寥无几。能够持续一贯地使用进一步清除模式，表明你非常严谨自律地浏览资讯。但很少有人愿意那么严谨自律，而一旦能够严谨自律的话，那你的邮件就会减少９０％。第五，尝试自己的做法要是你认为前面的建议不可行，或者是有困难，那么就用你自己的办法尝试一下吧！当然，你的方法也可能会造成失误，如将重要的邮件误判为垃圾邮件而删掉。处理工作过量，不能采用习惯性的办法。因此，建议你不妨试试下列方法：▲在进行以上１至３步骤后，在一个保存夹里把所有删除的邮件保存起来，而不丢到回收筒里。▲一个月后，你检视一下你所视为的垃圾邮件中，有多少对你有价值的邮件，保证你会惊讶地发现自己的做法确实有失误。然后，你就可以使用自己修订过的浏览策略。