24．去掉不必要的会议(1)

多开会的弊端成功的企业领导人，不会轻易去参加会议，他们有选择地参加那些效益最高的会议。他们处理会议通知的态度，一般是冷处理，他们一般会回答：“我的时间非常有限。我的精力与专注一定得有效而精准地使用，不管是顾客，还是我的股东与职员。”大多数高级主管对他们的日程安排，一般都不讲什么情面，而是冷面无情地严加控制，从而给自己足够的时间去完成高价值的活动，以便给公司带来最大限度的利润。无论自己的周遭有多少危机，自己必须专注如一地瞄准目标，这是所有高效管理者所拥有的特殊才能。那么，很多人可能就会这么想：“那些管理者对他们的事务、会议安排能够如此冷面无情，是因为他们是公司的大头，他们完全可以用‘不’来谢绝别人，而我却不能这么做！”其实，有许多领导者，当他们回答自己如何控制工作量以及如何运用时间，并如何管理自己的工作日程时，最普遍的反应会是这样：首先，做自己所有的事情时，始终将自己的注意力集中在最能引起自己注意的事情上。其次，是某一位高效能的领导影响了自己，使自己决心开始改变……再次，痛苦的教训使他明白，他必须注意到需要再开始……接着，就开始叙述自己遇到的那个惨痛教训。那些最受人尊敬的高层管理者，早在他们有威望之前，就已经开始严格控制自己的日程安排表了，而明日的领袖现在也已经在做同样的事了。你是否仿效了他们呢？事实上，我们的时间与精力都极其有限，所以非常有必要选择何时何地去投入我们的经验、知识、热情与活力，并决定自己投入多少。成功者比现在大多数人的精明之处，就在于他们有一套行之有效的时间与精力的投资组合。有选择地去参加会议，是以投资者思维去思考工作的第一步。现在开始简单工作有选择地参加会议将为你的个人发展起到莫大的作用，为此，我们必须精简我们的会议工作。简单工作的方法是：第一，将一个数字记在心头，这个数字是１４４０。１４４０表明你在一天的时间里一共拥有的分钟数。这个数字任何人都无法改变，也不会把这数字带到第二天。你决定是否参加任何会议时，都应该想到这个数字。不论你推掉浪费时间的会议有多么不地道，或需要多大勇气，如果你去了，就等于选择了浪费三十、六十或九十分钟以至更多。接下来，步骤２至３会要求你作棘手的抉择。一天结束时，有哪个会议是会毁掉你的事业前途，或让你平步青云的？你应该关心的是：“我还可以怎样更有效运用这段时间？”第二，如果你现在跟绝大多数人一样接受所有的会议，那就应该换个过滤网，对你要参加的会议进行严格筛选。一个公司的职员去开会，他们大多都认为“这个会议我必须参加”。而在一般人看来，只要员工想继续在公司效力的话，那他应该去参加老板召开的所有会议，这样才能博得老板的好评。一旦不听话，不去参加他们应该参加的会议，那毫无疑问会毁坏自己的职业前途。但事实上，如果一个职员竭尽全力去参加所有会议，包括老板或高层决策者召开的会议，就自然会占用做其他事务的时间，从而可能无法完成全部工作。这种“有会必到”的老老实实的开会观念，在高效率的团队经营中已经过时了，应该加以修正。当你面临每一个会议通知时，必须对自己提出以下三个问题：首先，在这个会议中你能够获得什么有价值的东西，即“会议的投资报酬率”如何？其次，自己在这个会议上是否重要，也就是说为自己的团队、公司或顾客会带来什么？最后，自己如果不去参加会议，是否会给公司在以后的日子里带来什么无法估量的损失？一个人的时间和精力都十分有限。无论是自己的老板、同事、顾客，还是自己的家人，都想与你共享你的时间与精力。自己在公司面临的每一个开会通知时，都是自己对个人时间分配的一个重要选择，这就是为什么一个职员必须将“按照惯例，我应该参加”的想法抛之一边，为什么要抛弃盲目的义务的真正原因。职员针对这种情况，必须进行会前评估，再决定出席与否。这些评估价值当然包括：自己可以获得的价值、自己为别人提供的价值等。第三，让自己习惯性地对自己提出上述三个问题。有些人应用一种等级表，来评估每一个会议通知。这种方法用１－５依次表示从会议收获的重要与否，１表示获得的价值最低，５表示获得的价值最高。如果觉得这种方法对自己适用，就毫不迟疑地去用它。或许这种方法有些过于极端，那就可以用其他一些比较简单的方式。可以首先过滤自己的所有会议，理清这些会议是“谁”发出的邀请，弄清自己是通过什么方式知道的，是电子邮件，或者是电话，还是在前一个会议结束时约定的。也可以给自己一个提醒工具，即把第二步骤的这三个问题撕下来，贴在你看得到的地方，例如电脑上、笔记本内、电话机旁等等。