24．去掉不必要的会议(2)

然后，静静地想一下。这时，如果你正好在使用电脑，或是在使用电话，就可以一面对这三个问题进行思考，一面进行回复。在会议中，当别人纷纷拿出他们的“日程表”或记事本时，只要看看笔记本上的这三个问题，那参加会议的次数就会立刻减少下来。思考之后，就可以回答别人“好的，我会参加你们的会议”，或者“不，我没法参加你们的会议”。如果真的能够持续运用这三个步骤，只要坚持一个月，就会发现自己应该出席的会议的确减少了１０％至３０％。如果更长一点时间，比如坚持六个月下来，会议甚至会减少到３０％至５０％。第四，根据自己的日常习惯判断。在日常工作中，一个职员总有一些没有借口与理由拒绝而必须出席的会议。是的，在处理公司领导召开的会议时，必须更小心谨慎地运用这三个步骤，即使是应用了这三个步骤，已经自问了这三个问题，告诉自己不要去参加这个会，有时也难免会有例外的情况。第五，如果有一些会议必须参加，那就学会运用以内容清楚的原则来处理。以下五个问题有助于你从会议中满载而归：１、这次会议可以帮自己解决目前工作中的哪些问题；２、列出下一步行动，看是否可以列出我们接下来立刻要做的事情；３、必须对会议有期望目标，自己期望能达成什么样的目标；４、必须搞清自己如何才能完成目标，必须搞清哪些工具与资源可以使用；５、搞清这次会议对于团队达成目标有何帮助，将如何帮自己更接近目标。对于那些固定的会议自己能够回绝的就坚决回绝。定期要开例会或更糟的周会，议程通常都是为了弥补这一固定的“空档时间”，所以自己的办法就是先答应下来，回答别人自己“暂定参加”，等自己实际看到会议议程后，再决定参加还是回绝。