25．提倡有效开会(1)

有的人的一生就是由一连串的会议组成的，会议被分割成一连串１５分钟的片段。要完美无缺地组织一场会议，将每件事的每个细节都安排得有条不紊，有相当的困难。不论一个公司的企业文化多优秀，不论自己的目标多么清楚明确、技巧多么精锐以及同事多么杰出，一次会议，所有人性的恶习、美德、**、怪癖、缺陷、包袱以及才华等，都是无形的受邀者。即使如此，大多数人每天还是必须负责许多不怎么重要但仍然必要的会议。由于会议设计与会议主持要掌握那么多细节、要精通那么多事情，因此，你首先要专注以身作则这一项指导原则。将自己发起的会议，安排成为能够使自己都想参加的那种会议，并以高度民主的热忱欢迎应该出席会议的人。如果你专注于这两件事，其他一切就会水到渠成。多数人，至少都参加过一次幸运的会议，比如是一次令人兴奋、改变一生的会议；也至少参加过一次令人心烦意乱、理不清头绪的会议，比如是一次自己都莫名其妙地自问“我在这里干嘛”的浪费时间的会议。这里，我列举一些比较成功的“模范会议”：一、有位中层经理，在公司主持一个“六个标准差会议”时，他在会中拒绝其他人的任何评论，只是不住地给人们提出问题。这对于改变整个会议的确起到了很大的推动作用。团队为这次会议提出的问题找到了自己的答案，并在此基础上设定了新的目标。二、一家软件公司的资深主管在简报前的最后一分钟，毅然放弃了自己辛苦做好的简报稿，邀请了一组顾客进来，发表对公司产品的看法。这次会议虽然过去了很多年，但大家至今还是记忆犹新。三、一位在品牌影响力很大的成衣制造公司任职的执行长，把预定的议程撕成碎片，他在会中带领来自３８国家的２５０位公司主管，到当地的一个购物中心。他们直接从顾客及零售商的角度，研制、开发和创新了自己的产品，赢得良好的销售业绩。四、一家超大型银行为了在几天内用同样的方式，将同样的信息内容传达给十万名以上的与会者，他们需要重新设计他们的会议。这家银行了解到在会议中，与会者需要深入讨论，但他们目前的网络科技远远无法处理这项需求。解决方法是用预先排演录制好的“引言人”，例如他问一个问题之后，荧幕就空白一段指定时间，让大家讨论，然后他又出现在荧幕上问另一个问题。会议盛况空前，反应及效果出奇地好！任何一个人只要有机会主持会议，这些经验应该都成为他成功主持会议的直接经验。一个人从简单的家庭聚会中，或是从自己学生时代最奇妙的一次经验，或者是曾看过自己的良师益友如何进行会议中，都可以得到“模范会议”的直接经验。成功会议的直接经验的来源不胜枚举，只要是来自你内心的感受，而不是来自某个会议技巧指南，都能有所收获。现在开始简单工作记住，职场行为三法则之一，就是为别人负责，当你准备会议时这一法则同样适用。当自己同意发起或主持一项会议时，请用为别人生命负责的态度来处理这项任务。为此，我们进行以下步骤：第一步骤，对会议主题形成决定，并决定让哪些人参加。会议总共只有三种类型，第一种是动脑会议。这种会议是创新会议，要求创造新构想、新点子、新方法等，这种会议的参与者一般包括：具有叛逆精神与叛逆行为的人，与他人思考格格不入的人及议题的专家，因此，必须想好哪些人应该出席会议，并将会议的主题意思说清楚。第二种是培养团队亲和力与默契感的会议。这种会议是所有应该具备亲和力与默契感的人都应参加的，会议主持人应当邀请适当的人出席，并讲明会议的主要目的。第三种会议是决策、计划会议。这种会议是决策者与执行决策者必须参加的会议，会议主持人应该邀请参与决策的所有人与执行决策的所有人。第二步骤，对刚说过的那三种会议应该置之不理。如果刻意地以以上所提的三种方法来看待自己的会议，那就犯了纸上谈兵的错误。现实生活里，包括完善规划的大部分会议，都是这三种会议的组合。会议主持人之所以要搞清这三类会议之间的差异，最主要原因就是要邀请适当的人参加会议（或电话会议、线上会议）。如果你邀请到适当的人出席会议，会议细节出现问题时，他们就会主动帮忙弥补会议的失误，或者当会议偏离主题意思时，他们也会帮忙拉回到正题上来。如果你真的尊重别人的时间，那么为了作出决策或完成工作，就不会像开“让你留在圈内的联谊会”一样，而是邀请最少的人来参加会议。这样，你就不会像那些没有效率的经理人一样，做他们最常做的事情。第三步骤，对成功的会议必须有一个正确的界定。为此，首先需要界定的，就是行为的成功。你可能从会议的所见所闻中得知会议的成功与否。在事前，就对自己提出以下这些问题：▲说话的双方分别是谁？他们之间说些什么？▲如果他们能够明白你的意思，你会得到什么样的反应或意见？▲有时，令人不舒服的讨论反而会带来某些突破。一个困难且成功的讨论会成为什么样子？从中自己能听到什么又能看到什么？