1.3 Excel图表元素的功能及应用技巧

1.3

Excel图表元素的功能及应用技巧

1.3.1图表元素

大多数Excel商务图表中都包含11类元素，如图1-12所示。

·图表区：用于存放图表所有元素的区域以及其他添加到图表当中的内容，这是图表展示的“容器”。

·图表标题：是图表核心观点的载体，用于描述本张图表的内容或作者的结论。

·绘图区域：在图表区域内部，仅包含数据系列图形（柱形图、折线图、饼图等的区域），可像图表区一样调整大小。

·坐标轴（横纵）：可根据坐标轴的方向分为横纵坐标轴，也可称作X轴/Y轴/Z轴、主坐标轴/次坐标轴。复杂的图表需要构建多个坐标轴。

·坐标轴名称：用于标识各坐标轴的名称，也可以手动修改，备注为图表的“单位”或其他信息。

·图例：用于标识图表中各系列格式的图形（颜色、形状、标记点）代表图表中具体的数据系列。可以根据需要增减或手动补充。

·数据标签：针对数据系列的内容、数值或名称等进行锚定标识。

·趋势线：模拟数据变化趋势而生成的预测线。

·网格线（主次）：用于各坐标轴的刻度标识，作为数据系列查阅时的参照对象。

·数据系列（必不可少）：根据制图数据源绘制的各类图形，用来形象化、可视化地反映数据。

·其他：根据数据呈现需要，插入图表的其他内容，如文本框、数据表等；或者记录图表信息的来源、统计数据截止日期、制作单位等内容。

图1-12

1.3.2商务配色

一份高质量的商务图表，应具备较为适宜的“商务配色”。在开始学习图表配色方案之前，我们先来了解一些关于色彩的基本知识。

图表用色是非常主观的一件事，不同的颜色会传递出不同的情绪。颜色理论是自成体系的，通过颜色的搭配、明暗和饱和度可以形成各类不同的颜色。

自然界的三原色是红、黄、蓝。通过不断两两组合以后，可以得到各种不同颜色的色轮盘（见图1-13、图1-14）。通过在其中添加不同量的白色，可以调整颜色的色泽度。我们把色轮盘上相对的两种颜色称为“互补色”。在商务图表制作中，互补色通常用于在基础色调下，突出显示、强调关键数据。对于大多数非设计专业出身的人来说，要想在短时期内掌握彩色的搭配技巧，并且设计出高质量的色彩方案，并不是一件容易的事情。可参考阅读《设计师的配色理论：你真懂颜色了吗？》一文。

值得庆幸的是，我们可以通过取色工具，借鉴网上各专业设计师的精美配色方案（见图1-15）。

图1-13

图1-14

图1-15

那么，如何将这些美轮美奂的配色方案，放置到Excel商务图表中呢？

我们需要一个能够将颜色的色值参数进行量化定义的方法，在这里我推荐大家使用RGB色彩模式。RGB色彩模式是工业界的一种颜色标准，它是通过红（R）、绿（G）、蓝（B）3个颜色通道的变化以及它们相互之间的叠加来得到各式各样的颜色的。RGB即代表红、绿、蓝3个通道的颜色。这个标准几乎涵盖了人类视力所能感知的所有颜色，它是目前运用最广的颜色系统之一。除此以外还有HEX、HSB、CMYK色彩模式。

接下来，我们只需要借助一个取色器工具，读取配色方案中的颜色色值，之后设置到Excel商务图表中。

取色器工具最早来源于Abode公司的Photoshop软件，是一个吸管形式的图标工具。它能够帮助设计者自动识别、锁定目标区域中的颜色，并将其直接应用到目标区域中。这一功能在PowerPoint2016中得到了实践应用，大大提高了PowerPoint2016的设计效率。然而遗憾的是，Excel2016并不具有这一功能。

在甄别了市面上诸多的取色器工具后，从软件大小、使用便捷性上来说，我推荐大家使用ColorPix取色器工具（获取方式，在“E维课堂”公众号后台回复关键词：CP。）。它是一款无须安装，双击即可运行的轻量化软件（见图1-16和图1-17）。它会随着鼠标滑动的区域而锁定颜色的参数值。具体的使用方法如下。

①在图1-16和图1-17中，单击右上角的方块，可打开取色器的取色状态。

图1-16

图1-17

②滑动鼠标并停留在桌面的任意位置。此时软件右上角的窗口会显示鼠标滑动到的具体颜色模块，并且在窗口中显示的色值数字也会随之改变。

③取色确定后，只需要按键盘中的任意键（比如：空格键），就可以在取色窗口锁定该位置的颜色。

④可以单击窗口上端的“+”按钮，将取色器工具放置在所有程序的最前端。

⑤单击并打开取色器窗口下的放大镜按钮，这样可以激活取色器的放大功能。

通过ColorPix工具的使用，我们能够快速参考并读取到任意颜色的色值，并将它们用于商务图片配色中（见图1-18、图1-19）。

图1-18

背景色：42，44，59。绿色：14，247，200。黄色：255，255，109。红色：239，60，89（见图1-19）。

图1-19

Excel中图表元素颜色的更改方法如下：选中目标后，单击【开始】选项卡，之后单击【填充颜色】中的小三角按钮，选择【其他颜色】（见图1-20），在弹出的【颜色】对话框中选择【自定义】选项卡，【颜色模式】选择【RGB】，将【红色】、【绿色】、【蓝色】的色值更改为取色器所读取的数值（见图1-21），然后单击【确定】按钮即可。

图1-20

图1-21

1.3.3制图公式

在研究了行业内诸多的商务图表后，我发现“制图技术并不是最重要的，想清楚才能干明白。因此，想清楚自己想要的呈现目标，决定了图表的最终效果”。因而总结了下面这样一个制图公式（见图1-22）。

图1-22

有许多读者在购买了大量书籍并“Mark”了许多实操教程后，仍然无法有效地制作出一份好的商务图表。究其原因，最根本的或许不是技术不过关，而是没有想明白自己该如何有效地呈现自己的数据。只是为了绘图而绘图，为了美化而美化，得到的结果自然就不尽如人意，只是一张张华而不实的“好看的图片”而已。

图表本质上是为了你的业务核心而服务的（见图1-23）。

图1-23

在图1-23中，虽然采用灰色、蓝色，对今年和去年的销售业绩进行了标注，也有具体数据，但这样的数据分析图，并不能有效地传递出你的工作观点。也就是说，图表、数据、表格等一切手段，只是证明观点的论据，你的业务观点才是汇报、交流的核心。如果本末倒置，为了绘图而绘图，只是单纯地贴上一个图表的话，反而会消耗汇报对象的“理解成本”。那么该如何改善呢？观察图表以后不难发现，今年和去年的业绩拐点发生在6月。结合企业实际业务情况后，发现6月的营销策略是拓展了线上业务。下面，我们对图表做出适当的调整（见图1-24）。

图1-24

这样一来，当展示这个图表的时候，受众先看到的是观点“线上业务促进销售业绩激增”。结合观点看重点，一目了然，提高了信息传达的有效性。

在本书中，我们会在讲解图表的制作技术基础之上，结合图表与业务的呈现关系进行讲解。但这仅仅起到一个抛砖引玉的作用，旨在启发大家将书中的这些技术与自身工作相结合予以应用。

在日常工作中制作商务图表时，我认为最重要的是“思考清晰、高效制作”。

第一步，决定图表质量50%的因素是，梳理“数据呈现需求”。这其中包括以下几点。

·数据准确：保证原始数据、绘图所用到的各类表格数据的准确性、及时性，以及随数据源变化时，及时更新、联动地展示数据结果。因为在实际工作中，很多统计、总结类的工作，都是并行开展的，当每一笔业务增减变化时，都会对数据结果产生影响。从一笔合同订单的成交，到每一次业务预算的成本支出，都会对最终的数据图表造成影响。在工作中，往往会因为统计截止时间的变化，而造成数据呈现结果的变化，并会导致管理者做出不同的经营管理决策。

·目的明确：商务图表的绘制，要根据汇报对象、场合、目的的不同进行适度调整。比如，在年会上的业绩报告，就可以采用热闹喜庆的红色，呼应主题；而作为公司对外的业绩报告或企业样本中的图表，则应该选择偏向商务风格的蓝绿色系。

·精度适宜：每一份商务图表，都应当根据汇报目的的不同，根据数据背后的核心观点，调整图表的精度。比如：作为部门汇报时，应当细化各项业务指标的具体完成情况，精细到每个业务人员身上；而作为公司整体年度报告，则精度不宜过细，往往会侧重在趋势、差异点的呈现上。

因此，把握数据的呈现需求、想清楚你的汇报内容，再动手去做，才能够事半功倍地制作出高质量的商务图表。

第二步，决定图表质量30%的因素是，确认“商务图表风格”。

推荐大家“由终而始”地设计、构建图表的内容，从岗位出发、从业务特点出发、从领导关注的KPI出发，梳理出最重要的指标数据，然后再选择对应的图表类型。

比如，在一份综合性的业绩图表报告中，首先要告诉领导的是，业绩指标总额、完成率是多少，然后才是具体的每个产品线、月份、业务小组的完成情况。在整体的图表布局上，遵循由整体到局部、先重点后辅助、自上而下、自左向右的数据展示逻辑。在正式动手制作之前，也可以在草稿纸上，先手工绘制需要布局的内容，然后进行整体布局规划。在配色方案上，优先选择公司Logo中的颜色色系。避免大面积使用色彩饱和度过高的颜色，如大红色、亮黄色等。

第三步，掌握“绘制图表技巧”，也就是纯粹的实操技术部分，我认为这块只占到决定图表质量的20%。

在商务图表的整体制作上，到最后其实技术根本不是问题。但是如何有效地应用好本书相关的技能技巧，就需要以真真切切的实操练习、实践应用做基础。我相信，大家跟着本书配套的示例文件一起对照操作，了解每一个图表的具体用途、设置技巧、图表工具、步骤实践、打印发布等，就一定会成为一个“商务图表”制作高手！