1.4 更加人性化的Excel2016图表工具

1.4

更加人性化的Excel2016图表工具

1.4.1制图工具

该如何选择商务图表的制图工具呢？单Office家族，就有Word、PowerPoint、Excel，此外还有其他的制图工具，比如：Photoshop、AE、AI、3D动画等（见图1-25）。

图1-25

Word擅长于文字的排版与处理，PowerPoint则侧重于观点的呈现与表达，Photoshop多使用在图片的后期修图上，AE为影视特效的专业工具，AI可用于绘制精细化的矢量插画，3D动画等也有各自擅长的领域。但回到数据的本源，只有Excel商务图表能够实现数据与图表的动态联动，制作动态图表。

你也许会说，Word和PowerPoint也能够独立插入包含数据源的图表。但是这些数据本质上是结果，是已经加工完毕的报表了。它们无法做到像Excel那样随着数据源的每一笔业务流水的变化，图表同步变化。这也正是我一直推荐大家用Excel制作商务图表的理由所在：

①不需要安装大型软件，只需常见的OfficeExcel就能够完成高级图表的制作。

②图表真正做到了随着原始数据的变动而变动，并非像Word、PowerPoint那样，只是关联了制图数据源。如果业务数据本身发生了变化，Word、PowerPoint不具备联动变化的属性。

③多张Excel图表能够在同一个Sheet页面内进行统筹布局，实现智能BI看板、图表综合报告的制作。

相较于行业内动辄二三百万元起步的商业智能管理系统、BI可视化管理看板等，Excel商务图表在视觉呈现上毫不逊色且易于上手。其不需要具备复杂的技巧、技术，仅仅通过设置、点选鼠标的方式，就能够快速实现图表看板与Excel数据源的协同工作，是大多数企业实现数据可视化的最高性价比工具。

1.4.2Excel图表

Excel图表工具包含【设计】（见图1-26）和【格式】（见图1-27）两个选项卡。在Office2016中，采用了“上下文选项卡”的设计思路。顾名思义，也就是上文的选项卡是根据下文工作区域中选定的内容而决定的。只有当你选择了【图表】区域以后，才会在工具栏中出现【图表工具】相关的选项卡。如果你在工具栏中没有找到本书图示中对应的选项卡，往往是因为你在选定区域时，没有选择正确的元素造成的。

图1-26

图1-27

在整个Excel的培训、分享中，我发现大家提出的问题，往往是因为第一步的选择对象不正确所造成的。Excel、VBA甚至Java语言等，都是一种针对对象的语言，我们所做的操作是针对这个对象的一系列设置参数的结果。因而这也就要求我们，在做设置之前，先选定“正确的对象”，然后再执行相应的操作。在本书的编写过程中，我们也将贯穿这一基本原则，所有的操作都以这样的操作逻辑进行讲解：比如，选中【A1】单元格，单击【开始】选项卡中的【条件格式】，选中数据系列后单击鼠标右键打开【设置数据系列格式】窗格，选择图表区域后单击【图表工具】中的【设计】选项卡，之后单击【更改图表类型】按钮。

关于Excel的版本，我们选择目前市面上最新的Excel2016版本进行编写。Excel2016相较于Excel2010及以下的版本，在功能上及操作的便捷性上有很大的不同。比如：关于图表的设置，Excel2010及以下的版本，都是以打开对话框的方式进行呈现的。而Excel2013及2016版本，则是以右侧窗格的方式，呈现图表元素的具体设置参数。在实践操作时，你只需要用鼠标点选具体的每一个图表元素，右侧的窗格就会发生相应的变化。比如：选择了“主要网格线”，图表区域的右侧窗格即显示【设置主要网格线格式】（见图1-28）；选择了“数据系列”，图表区域的右侧窗格即显示【设置数据系列格式】（见图1-29）；依此类推，非常便捷。并且所有的参数变化，都能够在图表区域同步呈现，所见即所得。

图1-28

图1-29

推荐大家使用Excel2016来对照本书学习高质量的商务图表制作。并且，在Excel2016中已经新增了更多、更优秀的图表类型，在ExcelPowerMap上的表现也更为出色。

此外，当你单击【文件】选项卡的【新建】选项后就会发现，微软提供了很多Excel模板。这里的每一份模板都完美地符合了“三表原则”（数据源表、参数表、报表）（见图1-30）。

图1-30

以“车辆日志”模板为例，单击【文件】选项卡的【新建】选项后，Excel提示你：“正在下载您的模板”，稍后该模板下载完毕（见图1-31）。

图1-31

下载完毕后，Excel自动创建了一个“车辆记录簿”工作表（见图1-32），在工作表的顶部是KPI数据，比如：总里程、加油费总计、维护费用等。从左向右依次分布的是各类费用构成圆环图、加油费/维护费用各时间区间内消耗情况的动态图表。用户可单击图形窗口的下拉选项，选择对应的图表展示项目。通过增减下部加油记录、贷款还款、维护记录的明细情况，可实现数据明细与图表的联动呈现。你能够感受得到每增减一笔记录对整体图表的点滴影响。用Excel制作数据图表的意义也由此可见一斑：数据为源，让数据会说话。

图1-32

1.4.3制作流程

具体制作流程如图1-33所示。

图1-33

1.整理Excel基础数据源

用Excel制作商务图表，能够通过函数、数据透视表等工具，实现图表数据的实时刷新，保障统计结果与数据源完全对应。

试想，如果你的老板或者客户，拿到的数据是滞后甚至是错误的，那么即使你的图表再美观、再华丽也于事无补。

所以，让我们从数据源开始整理吧。数据源，顾名思义，就是我们进行数据分析的数据来源，它是商务图表的制图基础。对于数据源，我们必须做到“完整、清晰、准确”。

它可以是我们日常工作中的合同台账、人员档案、质量检验记录、设备维修日报、完工统计表等，它就是一张普普通通的“流水账”：标题在上、明细在下，随着明细的增加，数据源不断扩充。每一行数据+标题行，都能够代表一条完整的信息。

那么该如何避免在数据源中丢失重要信息呢？如何从数据源开始制作不同的统计报表、图表，查看是否满足业务统计报告需要？当然，也可以根据统计指标的要求，逆向设计Excel的统计表格，考虑需要包括哪些字段、项目，也就是我们的列标题。

举个例子，我们要分析全年销售业绩情况，要查看每个产品类型的具体合同总额，就需要在Excel数据源中具备“产品类型”这个字段名，也就是Excel的列标题。当然了，如果在一级产品类型下还对应了二级产品明细分类的话，也可以继续对它进行二级、三级甚至更多级的分类。这只是图表呈现精细度的不同。你会发现，随着数据的细化与加深，管理的颗粒度也会更加精细化。

那么在数据整理的过程中，我们就可以使用单元格自定义格式、数据有效性、函数公式、外部数据导入的技巧，以完成数据的快速录入与整理了。

在自动化的工厂中，还可以使用自动化数据采集设备，以完成基础数据的录入工作，比如：二代身份证读卡器，可以直接将身份证信息自动回填到对应的Excel表格中；质量检测设备，可以直接将游标卡尺的数据自动回传到计算机系统中；数控加工中心，可以通过POP信号传输器直接将工件加工计数数量自动反馈到你需要的任何接收载体中。

最终，我们通过数据透视表的构建，可以完成基础数据的快捷整理，并且实现数据源增减变化时透视结果的联动更新，让数据结果及时有效地反映出当前业务的实际情况。

2.确认Excel图表主题

一份好的商务图表，必须具备体现业务关键数据的属性，也就是岗位KPI，比如：销售部门关心的合同总额、人力资源部门关心的员工总人数、生产部门关心的产值总额、老板关心的利润率等。总之，要根据你所处的岗位、行业情况，梳理出你、你的直接领导、公司老板，甚至你的客户最关心的关键指标。然后围绕这个核心主题，设计图表的呈现，或者做多个图表的合理布局与规划。

举个例子：销售人员差旅费的高低，这个指标重要吗？重要，但并不是在任何报告中，它都是绝对重要的。比如在制作销售部整体业务展示的图表看板时，先要告诉老板，今年我们一共签了5000万元的合同，然后再用“商务图表的语言”，依次介绍销售部其他指标的情况。这样，差旅费这个指标数据就应当排布在靠后的位置了。在渐进明细的过程中，具体分析每个业务员的合同额与费用对比情况。

下面看看阿里在2014年“双11”时所展示的专业的商务图表（见图1-34），在图中遵循先总后分、先重要后次要的布局原则，比如将业务中的KPI数据即销售成交额、无线成交占比等，以大号字体、醒目的方式放在图表开头的核心位置，然后再依次向下，向两侧排布其他数据。那么除了必要的图表信息以外，你可能还需要加注其他的内容，比如：数据来源、截止日期、重点结论、改进方案等。

图1-34

3.制作Excel商务图表

那么，在掌握了Excel图表编制基础之上，我们该如何制作Excel商务图表呢？我在这里给大家分享3个小技巧。

（1）重新整理图表数据源

在Excel中通过基础数据源整理的各类统计表、透视表，不等于我们的制图数据源。比如：我们需要在柱形图（见图1-35）中，根据篮球、足球的销售业绩情况，分别呈现出不同的图表效果。这就需要我们对数据源进行再加工，将业绩情况分别放在篮球、足球两个不同的数据列上，这样才能实现“一图双色”的填充效果。实际上，在商务图表的构建中，往往需要使用个性化的辅助列，以帮助我们实现图表的呈现效果。从而避免一张图表因为加载了过量的图表信息而“图不达意”。

图1-35

你看，在这张图表（见图1-36）中，我们就包含了ABCDE5家公司的业绩情况。如果每个数据都标识、呈现出来，图表将会变得特别乱，让人看着累的同时也难以看清具体的数据。

图1-36

解决方案如下。

在数据源之外，构建一个辅助列。根据【公司】单元格中所选的数据内容，判断辅助列中是否呈现数据。

通过这样的方式，我们再在原图上构建一个新的折线图，然后将默认列表中所有折线图的颜色都改为灰色。这样，根据你选择的结果，就会在原图上重新出现一条新的折线，我们再把这条新的折线标上公司Logo的颜色，让它凸显出来即可。

通过这样的技巧，便让你的商务图表出现了一种人机交互的动态图表效果。所以说，“动态图表”之所以会动，是因为Excel根据你选择的结果，使图表所用到的数据源中对应的数值发生了变化。透过现象看本质，看似神秘的“动态图表”，其实只不过是用了函数，让制图数据源变化所致。

（2）有问题单击“鼠标右键”

上小学的时候老师教过我们，遇到问题找警察叔叔来帮忙。在Excel中，你遇到问题，就单击鼠标右键。在制作商务图表的时候，单击鼠标右键，我们就可以打开对应的图表信息设置对话框。在Excel2016中，这个窗口变得更加人性化，它会直接在工作区域的右侧弹显。最重要的是，它会根据鼠标选择元素的不同，呈现不同的设计状态。

比如：选择坐标轴，它就是【设置坐标轴格式】窗格；选择标题，它就是【设置图表标题格式】窗格。总之，非常灵活好用。比起Excel2010及低版本的操作界面来说，Excel2016要便捷很多，再也不需要分别打开设置窗口并且在完成设计后，再单击【确定】按钮关闭设置窗口了。

另外，因为在图表中对于每个柱形图或条形图数据区域的美化，常常涉及重复性的操作，累而无效。在这里，我建议大家多用F4功能键。它除了在函数与公式中可以快速完成单元格地址的绝对引用与相对引用的切换，还可以在Excel中实现快速重复上一步操作的功能。当然了，这个功能也适用于PowerPoint和Word的操作中。比如：在环形柱状图（见图1-37）的填充设置中，在为第1个系列的圆环图设置了渐变的效果后，在对其他系列的圆环图设置相同效果时，只需要按F4键，便可快速完成设置了。

（3）Ctrl+C组合键与Ctrl+V组合键的妙用

在很多商务图表的设计中，经常出现这样的效果，比如：用五角星叠放的方式（见图1-38）来表示每位滴滴司机的好评情况。

那么它是如何实现的呢？这其实就是普通的柱形图，只不过我们使用五角星来代替常规颜色进行了填充。实现的方法也非常简单，你可以选择插入一个五角星的形状，按住Shift键拖曳绘制以后，按Ctrl+C组合键复制，然后再单击图表区域的柱形图，之后按Ctrl+V组合键粘贴即可。

图1-37

图1-38

然而直接粘贴后，你会发现，这个五角星被拖曳得变形了，效果并不理想。此时你只需要选中柱形图以后，单击鼠标右键，选择【设置数据系列格式】。在右侧的设置区域中，找到一个“油漆桶”，也就是【填充与线条】选项卡。此时我们发现，所谓的Ctrl+C组合键和Ctrl+V组合键只不过是在用“图片或纹理填充”的方式来填充柱形图。因此，你只需要改变图片的填充方式为【层叠】就可以实现五角星的层叠效果了。最后，你也可以在【系列选项】选项卡下，调整柱形图的分类间距至合适的大小，这样就可以使5星的数据柱形图中，恰好出现5个完整的五角星效果了。

那么如何搜集到合适的图片、图标（即ICON）来填充到我们的图表中呢？这里推荐大家使用阿里的iconfont网站。你可以直接在搜索框中搜索关键词，如：人员。然后，找到合适的ICON，直接下载就可使用了。并且网站支持直接编辑ICON颜色，这样你就可以下载符合自己图表配色方案的ICON，而且还是完美的PNG格式。即调整ICON大小时，不会发生图片失真的情况。