5.1 【库房】瀑布图：月度物资进销存展示

|第5章|

业务图表实践

业务岗位图表的可视化

在企业中，业务数据是基础，图表的呈现是为了让数据进行高效的可视化展示，从而为战略、运营管理提供更快捷的决策依据。图5-1为北京某上市公司信息化整体规划方案。它是很多企业实施信息化的布局参照物。在此架构下，我们可以通过各种各样的手段进行实践，比如采用成熟的系统，像用友、金蝶甚至是国外的Oracle。除ERP以外，还有MES、PLM、CAM等大型系统，都遵循着同样的架构：底层是来自销售、客户、供应链、人力、财务、采购、服务、外部数据中各式各样的单据、接口所记录的业务端原始数据源；之后通过数据中心的采集和归口管理，依据分析模型和报告模板进行有效的归集和加工后，得到企业管理的各项KPI数据；最后以图表可视化的呈现方式，落地到管理驾驶舱、战略地图、绩效管理、仪表盘、数据可视化、智能报表、智能报告中，帮助企业管理者进行高效的战略管控分析和业务运营分析，从而让企业以信息化为抓手，提高管理水平，创造更高的经济效益。

成熟的信息化系统，一方面采购成本比较高，另一方面软件模式相对固化。如果按照企业个性化的特色来实施的话，难以避免的是，要进行客户化开发。对于很多中小型企业来说，没有具备业务数据的标准化基础，是无法实施成熟的信息管理系统的。取而代之的是，他们会以Excel作为最直接的数据载体，然后以各种表连接的方法，进行数据的连接，最终以Excel商务图表的方式，实现类似于管理驾驶舱、Excel级的Portal效果。

用Excel来做数据管理平台，最重要的是根据企业业务本身去设计各类管理表单的填写模板、填写规范。举个简单的例子，有不少读者都是做合同管理岗位的，在平时录入合同信息的时候，或多或少都有一些不规范的地方。比如：录入签订合同的单位时，很有可能同一家公司，会出现ABC集团公司、ABC公司、ABC特种电气股份有限公司、北京ABC、ABC……那么事后在数据整理和图表呈现时，结果就会不尽如人意了。

而选择成熟的信息化系统最大的好处是，能够在一定程度上给企业提供一个标准化的管理方案。可以说，购买信息化系统，不只是买产品、买实施方的系统实施服务；更重要的是，买这套产品背后的管理经验，并且这些经验是经过诸多客户企业实践且有效运行的。成功的“产品”可以提供给企业快速复制、应用。当然，在这里并非一味地推荐各位读者要马上启动公司的信息化项目。相反，大家要思考在信息化系统建设之前，我们能够做好的准备有哪些。在我看来，信息化项目的最大成本不是采购成本，而是内部的各种变革成本。因此，我始终认为，Excel可以说是最经济、最灵活便捷的企业内部信息化载体，它同样可以完成数据记录整理、数据存储分析、数据可视化呈现的完整功能。但我们不得不承认Excel在保密性、并发性以及权限管理、流程推送等方面的短板。虽然它能够通过域控、SQL数据库等手段进行改善，但是和成熟的系统化软件相比，差距还比较大。

那么究竟如何利用Excel的图表功能实现类似于图5-1的最终目标，制作企业所需的各类图表呢？在此之前，我们先来梳理一下企业中各个岗位的业务流程。通过流程的梳理，我们能够更加深刻地体会到企业的业务究竟关心的是什么，从而让你的数据做到真正意义上的会说话，而非为了绘图而绘图。

图5-1

图5-2是我在2014—2016年实施某ERP信息化方案时，在项目规划阶段，由实施方提供的整体业务架构图。这张图清晰地展示了大多数制造型企业，各业务部门中业务数据的流动关系。在以甲方项目经理的角色参与该项目的整体运营过程中，我深刻地体会到成熟系统与自建Excel管理小系统的差异所在。下面将对照图5-2介绍数据的传递情况，并借此展示数据的呈现需求和价值所在。

图5-2

1.销售

无论是备库式的大批量、少批次制造业企业，还是以客户单次需求为导向的离散型制造业企业，或是其他的服务业、贸易行业等，均是以市场为导向的。所以，企业数据的源头是由销售部门发起的。

销售的首要工作是定位客户。通过CRM系统能够有效地实现对客户信息的采集和管理，如客户名称、账号和税号、联系人信息、业务领域、资质及客户级别评定等。通过在线的电子销售和线下的直营模式，记录商机信息并有效管理。根据每个客户的具体情况，结合产品市场定位，给出合理的产品报价。对于报价的执行与跟踪，便构成了报价管理。对于未能成交的报价，需要进行原因分析并采取有效的纠正、预防措施。对于已经成交的情况，即从销售商机，转化为了销售合同。销售合同的签订与执行，又会从实践层面，反馈出销售计划的落地情况。销售合同签订前，需要经过合同评审，方能成为正式合同。销售合同的评审，会根据客户类别、产品情况、合同金额、交货期、生产饱和度等多方面因素进行分级式评审。如特殊产品在正式签订前，会需要技术、生产、工艺、法务等部门联合评审方能确认签办。

最终签订的合同将从销售业务岗流转到商务内勤岗，由商务人员将外部千差万别的合同版本，统一转化为内部标准化的合同管理信息，并形成合同台账。相关的合同信息，如技术协议、交货期、加工要求、配件要求等“产品特征”，将作为设计工艺部门的首要输入数据源，指导后面的生产工作。

合同在履约过程中涉及的开票申请、回款等内容将与财务部门的应收模块进行关联；大多数销售部门会根据销售业绩的指标情况制订月度开票计划，统筹进行发票管理。

销售部会根据各客户的履约情况，包括合同金额、回款、产品利润率、市场战略规划等内容，构建对客户的信用管理。

2.设计工艺

在接收到销售SBOM转化而来的设计任务后，设计工艺部门会将其转化为设计语言，即“产品特征”说明书，参照技术部的设计标准、原型指标的要求，进行设计，确认产品性能参数，并完成设计图纸的绘制。根据设计图纸推导出的EBOM，由工艺部结合产品加工路线，确认技术工艺，并出具制造MBOM，即除产品加工、组装图纸外，还包括加工的工艺方法、设备使用情况、工艺精度要求等，从而转入生产制造阶段。

这其中关于产品设计标准、零件的标准化、设计的自动出图、BOM的自动创建等，又将接口到PLM系统中，进行系统化管理。当然，在PLM系统中，不仅仅只是对现有产品的管理，还包括了研发、创新项目的管理。

3.生产制造

根据技术工艺下发的MBOM，经过系统级MPS、MRP运算后，传递到生产制造下的计划管理岗，由其进行各级生产任务的计划排产。包括主计划，即根据合同要求的到货时间推导的产品计划完工时间，以及由此倒推而成的原材料供应到货计划，以及各生产车间、班组的子计划，即工序计划。根据计划的安排情况，指导物资采购和生产任务的安排。

由生产制造部门，根据产能符合情况对生产任务进行排产调整，并下推生成各个产品的生产订单，再依次拆解为各工序计划。各生产班组按照工艺手册的加工要求，遵从生产任务派工单的安排，执行生产。其中，生产派工单还将作为计件工资的原始数据来源，对接到人力管理的薪酬模块中。

经生产工人加工完毕后，执行工序报检动作，生成工序报告。质检部在接收到报检信息后，根据质量管理规范，进行质量检查。如果质量不合格，则进入该工序的返工、返修环节，直至质量合格为止。如果质量合格，则形成该工序的完工报告。经各工序加工、装配合格后，完成产成品的制造，产品即可办理入库手续，从而进入存货管理的阶段。

在很多精密设备的制造企业中，质量检查除了尺寸的检验外，还包括产成品的性能试验测试。如变压器产品，在总装完成后，要经过温升试验检测产品性能是否达到设计要求，从而判断是否满足客户技术协议中的各项性能指标。

4.存货

在大多数企业中，都设有物流部，这是对已经完工入库的产成品即存货进行综合管理的部门。此外，对于采购到货、入库的原材料、半成品等，经过生产领料和各种生产型、经营性支出后，最终会生成企业的库存台账。在存货管理中，与成本核算模块进行关联，可得出各产品的单台产品成本情况。结合售价，从而可核定出各台产品的具体成本、利润情况，以便为成本分析奠定基础。

存货部门在接收到销售部门下达的出库（发货）通知，经过销售质检确认合格后，即办理产成品出库手续。由物流岗位管理人员联系物流、包装、出口检验的供应商，执行物流配送工作。货物送抵客户并确认签收后，须要求由物流承运方及时回传客户签收确认的到货回执单，以确认货物所有权的转移。这是形成应收账款的必要条件。

5.售后

产品交付给客户后，因为安装调试、使用现场环境、产品质量性能等原因，会有产品售后服务环节，或者引起一定程度上的售后维修，甚至需要签订售后维修合同。售后维修合同与销售合同一样，甚至更加复杂地需要经过评审、下任务、生产执行、售后发货的流程。此外，根据客户的使用情况，做好售后追踪也是激发产品二次销售的重要商机。

6.采购

由MPS推导而来的物料需求计划形成了采购部的采购申请。在大多数企业中，采购申请可分为内部自制品和外部直接采购品。而对于外部直接采购品，又可分为按订单单批次采购物资和备库式大批量采购物资。各类物资的采购可采取线上电子采购的方式，也可采取线下直采的业务模式。采购计划经过综合评估、采购平衡后，进入供应商商务洽谈、招标评标议标阶段，确认采购方案后，即生成采购订单或采购合同。供应商按采购订单的要求，进行加工生产和送货。送抵企业的各类物资，经原材料采购质检部门检验合格并办理入库手续后，转入仓储部门成为在库物资。

采购订单/合同执行完毕后，由供应商开具合格发票，即确认为公司的应付账款，与财务进行对接。

关于供应商的资质审核，包括合格供应商的评审与管理。在新供应商的开发、引入阶段，又涉及新材料的试用、小批量投产和正式使用3个不同阶段的不同采购策略。对于大宗物资的采购，还需要进行招投标管理，从而降低采购成本。这些都基于合格供应商的管理工作，即建立如客户档案一般的合格供应商档案。

7.财务

以销售、采购部门归集而来的开票、到票情况，共同构成了财务部门的应收、应付数据源。根据企业资金安排状态，指导收付款管理、现金管理。从存货管理中形成的成本核算、成本分析数据，又作为核算管理的数据来源。

在业务部门根据生产经营活动的安排，发生差旅、食宿、业务招待、会议营销、人工费等各类费用支出情况时，也将统一归口到财务的费用报销岗位中，进行校验，制作记账凭证。当然，企业的费用远不止如此，它主要包括直接费用和三大期间费用。直接费用主要是制造费用、直接人工费，期间费用又包括管理费用、销售费用和财务费用。费用+材料成本，即构成了企业的主营业务成本。

针对有形和无形固定资产的采买、折旧、租赁、贬值、报废等，归口到财务的固定资产模块中进行管理。

也就是说，针对企业各类支出、收益的数据，在财务账面上都将进行规范的账务处理。并且财务数据因为有会计制度的约束，其本身数据形式就已经趋于标准化了。这也是国内大多数ERP软件是基于财务口径进行开发、应用推广的主要原因所在。当然，在这样的背景下，构建预算管理、资金管理、资产管理各精细化的管理子模块，也便水到渠成了。

8.人力管理

人力资源部统筹开展组织规划工作，为企业中的各岗位编制岗位说明书，做到定岗、定责、定编、定薪。每位员工在入职时，即会与企业签订《劳动合同》，相关资料都将归口到人力管理中的合同管理岗。当然，根据人员的个人情况、劳动服务情况等也便形成了企业人员花名册。人员的信息统计，又包括了学历、年龄、性别、工龄、司龄、职位、职称等内容，对这些信息进行不同维度的分析，会得出企业人员在岗状态报告，从而制作出人力地图。

人力资源部会根据各部门的人才需求申请，结合组织规划情况，开展招聘管理工作，如各招聘平台招聘、现场招聘、校园招聘、笔试/面试/复试的评估等。招聘合格的员工，会进入新员工的培训阶段。当然，人力资源部的培训管理不仅仅只是针对新员工的培训，还包括企业所需的各类技能、技术的专业培训管理。这些培训不仅包括线下的面对面培训、团队建设等活动，还包括在线学习等多种多样的学习方式。这其中也涉及各培训机构的资质审核和培训合同的签订与履约。顺利入职的员工，会由人力资源部进行社保管理和绩效管理。对于员工的晋升、调岗、调薪等，都将以能力认证岗位提供的量化数据作为参考。

9.各管理部门

其他的管理部门主要指为运营管理提供基础保障的管理类部门，如董事长/总经理办公室、行政部、后勤部、法务部、宣传部、文控部等部门。其主要的工作内容是企业各项信息的发布、公文制度的统一管理、文档管理、会议管理等，还包括企业文化、员工生活的建设与管理，如各项活动的报名等。

以小车班的管理为例，需要统计企业车辆情况、司机的资质情况，然后根据各部门发来的用车申请、道路限号情况综合安排外出办事人员的车辆调配与调度工作。车辆的清洁、保养、加油等，又会对接到财务费用报销岗。根据小车班的出车情况，可以制作出公司用车情况地图，从数据中总结规律，从而预判小车班的用车情况，再结合人员、能源市场情况，进行有效的成本优化。

10.门户管理

来自企业各个业务口发生的数据，经过数据平台的汇总分析后，会集中到企业的门户管理端，根据用户权限高低的不同进行呈现。这其中包括文档文件的集中管理，如企业文化、新闻管理、消息管理、制度管理等，又包括企业各岗位制表的可视化呈现，如BI分析、管理驾驶舱、经理/员工管理等。

通过对图5-2的梳理不难发现，所谓的BI可视化呈现（具体制作详见第6章），是需要庞大的数据源基础做支撑的。而原始数据的规范化管理，正是企业信息标准化的重中之重，是构建各类图表语言的基础平台。以第6章中的设备管理智能看板（见图5-3）为例，这样一张可视化的看板实际上是以设备管理这一业务节点的上下游业务的输入与输出作为基础的，然后通过各类数据的加工与分析，才构建了绘图所需的各类参数来源，最终以综合图表的方式呈现可视化的图表看板。

图5-3

备注：一般企业在建立信息化系统时的步骤是，先确认流程即各业务口的输入/输出数据要求，再确认各管控节点的字段、单据模板，最后是出具各类管理制度文件，制定操作规范或岗位手册、各类统计报表图表的具体要求与模板。所以，在每个业务节点上，都将展开更为细致的业务点流程图（见图5-4，来自某公司的产品备品配件类物资采购流程），通过对业务特征的分析，标准化该节点中的数据特征、控制点等。这样通过对每个关键业务控制点的分析，也就不难得出各个岗位的KPI数据了。

关键绩效指标（KeyPerformanceIndicators，KPI）又称主要绩效指标、重要绩效指标、绩效评核指标等，是衡量一个管理工作成效最重要的指标。它是一项数据化管理的工具，必须是客观、可衡量的绩效指标。

图5-4

通过上面的描述，我们大致了解到企业中业务与业务之间的并联、串联关系，数据的输入、输出与流向，各单据中采集数据的价值所在。最重要的是，我们明白了数据并非是一个个孤立的信息岛，它们是一个整体，是企业体中最密不可分的“细胞单元”。

有了这样的认识以后，我们在制作商务图表的时候，就能够站在企业管理者的全局角度去审视数据的价值和意义所在，以便更加有的放矢地组织图表语言，制作令人惊艳的商务图表。

本章将从企业的具体业务场景中模拟一些数据，进行对应的业务数据呈现。而每个具体的业务点不一定是该岗位的KPI数据载体，但至少是我认为的比较重要的关键数据之一。

那么，这些数据是否必须按照这样的图表样式进行呈现呢？答案是否定的！

本书的定位是通过对行业内优秀图表的案例进行结构化分析，然后将其与自身的工作进行有机结合。因此，书中侧重图表的有机理解，并解析其制作方法。而每张图表的具体应用在书中只是点滴示例，仅起到“抛砖引玉”的作用，并不作为读者的“指示性”标杆而存在。还需要读者集思广益，对其进行灵活应用。

下面就部分岗位的数据可视化应用进行具体介绍。

5.1

【库房】瀑布图：月度物资进销存展示

5.1.1库房数据的特点

针对库房数据“进销存”的业务场景需求，我推荐采用瀑布图形式制作商务图表。瀑布图可将数据按照减少或增长的特点进行数据叠加、递变、最终结果的呈现。

针对库房物料的进销存数据，日常业务中会记录该物料的业务日期、进出库数量及库存数量。当数据量较大时，通过数据表格的对比，往往需要花费大量精力。此时，瀑布图相较于数据表格的优势更为显著。

瀑布图常用于一系列数据的增减变化情况以及数据之间的差异对比，既可以展示各阶段的增值或负值变化过程，也可以展示指定时间节点的总值变化。瀑布图可利用不同的颜色区块将增加或减少情况进行快速展示。

在Excel2016中，瀑布图的绘制常常需要借助辅助列，并需要计算出辅助框的数值，这大大增加了绘图过程的操作难度。Excel2016可以一键生成所需样式，但需要对总计、汇总的数据系列进行特殊调整（见图5-5）。

图5-5

5.1.2瀑布图的应用

由于Excel2016中已将瀑布图样式内置到图表系列中，因此大大提高了我们制作商务图表的效率。具体步骤如下。

①打开示例文件，选中数据源A2：B10单元格区域，单击【插入】选项卡，在【图表】中选择瀑布图。在默认生产的瀑布图中，最终“库存量”未能以0为起始点（见图5-6）。

图5-6

②单击【设计】选项卡，在【图表样式】中选择【样式3】，可以实现图表样式的快速套用和一键美化。

③对单个柱形图进行调整。选中绘图区后单击第一个柱形图，进行黑色填充，然后单击鼠标右键，选择【设置数据点格式】，在右侧的【设置数据点格式】窗格中，勾选【设置为总计】（见图5-7），同理完成最后一个柱形图“库存（值：35）”的设置。

④图表配色与美化。将出库量设置为红色填充，进库量设置为橘色填充进行区分。

图5-7

⑤数据标签样式的修改。选中数据标签，单击鼠标右键，选择【设置数据标签格式】，在右侧的窗格中将【标签位置】改为【居中】，调整颜色为白色，字体为微软雅黑。

⑥删除冗余信息。删除图例、网格线等元素，修改图表标题为“月度物资进销存展示”（见图5-8）。

图5-8

小结：除进销存的数据可以使用瀑布图来予以呈现外，类似于要强调开始及最终状态类的数据，也可以使用瀑布图。比如：产品销售价格是如何在扣减各类费用、成本后变化为最终净利润的；公众号每日的粉丝新增、取消关注的变化月报；个人工资收入与各项成本支出变化情况；等等。

此外，在库房数据的实体管理业务中，最为核心的数据是物料编码。也就是根据每家公司各个物料的特性约定而成的一种编码，它是企业内部信息沟通的共同语言。同样的编码还有很多，比如合同编码、员工编码、产品编码、文件编码等。这些编码因为所处环境的不同，承载着各自不同的信息职责。但归根结底，这些编码是我们调取基础信息的唯一密钥。

在读者给我发来的许多问题中，因为没有对信息记录进行唯一标识而造成后续查找、引用、统计困难的情况特别常见。举一个简单的例子，在企业中，比如员工“张三”，有的人会写成“张三”；也可能在企业中会出现重名的情况。这时候，如果要统计关于“张三”的工资、出勤、业绩情况，则会出现各式各样不同的统计结果。这是因为我们无法有效地定位到具体是哪个“张三”所造成的。