10.习惯二磨刀不误砍柴工――整理大战（5）

在你准备把某些东西放进文件夹时，请先考虑它值不值得保存！实际上，我们归档的许多东西都是信息鸡肋——永远不会再用到，但又舍不得扔掉。我们保存的许多文件都是过时的信息，或者是可以在网上很方便地找到的信息。因此，你书桌上的这一堆应该有很多属于“扔掉类”。移交类

随着“清扫行动”的继续进行，找出那些可以分配给别人处理的工作。能把越多手头上的事务合理地分配出去，你的书桌和办公室就越整洁，你就可以集中更多精力处理其他更重要的工作。

寻找每一件可以交代给他人去做的任务。除了那些要求你独自处理的工作，其他的都可以这样做。你可以找来铅笔和记事贴，写

——

上要交代这件任务的人的名字，然后贴在上面。

清理完成，开始工作

书桌上的这些文件一件不剩地分好类以后，就可以开始工作了。把那些适合移交给他人的任务分配出去，不需要留下的东西扔掉或送出去，需要归档的东西归档。剩下的就是你需要在今天，或者这个星期、这个月处理的重要的或者重要而且紧急的任务。估算一下每件任务大概需要多长时间才能完成，把所有的时间加起来，得到的数字再乘以1。5。看着这个数字越来越大，你会强烈地感受到自己不应该像过去那样继续下去了。

从现在开始，你要变得精简、高效、专注。考虑还有哪些可以扔掉，

哪些可以合并，哪些可以忽略，哪些可以推迟，哪些可以分配出去，

哪些可以集中在一起处理，哪些可以自动操作……

◆日常的功夫

反堆积

使你的办公室保持整洁高效的最好办法，就是在文件、资料堆

积之前处理它们。不管何时，只要你觉东西开始堆积，书桌、文件柜、房间的

角落或其他地方，马上清理掉它。

每一次，你手头的文件或工作积压得越来越多时，提醒自己：是你造成了这种局面，是你应该对它们负责。根据我自己的经验，没有一种方法比“清扫行动”能够让你更快地解决这一问题。它可以让你甩掉许多不重要、不紧急的任务。

确定了最重要的项目或任务以后，着手去做，一直到它结束。

如果因为需要等其他人的投入或别的原因而无法完成，坚持到无法

再进行的时候，然后开始下一个项目。

万事开头难？

如果你的书桌一团糟，而你不知道从何开始的话，那么有一个简单的办法，就是把丢在你书桌上这里一支、那里一支的钢笔、铅笔收拢起来，然后放进笔筒或一个可以装它们的容器里面。

接下来，把那些写了诸如地址、电话号码、网址或其他重要信息的便利贴、便笺纸和小纸条收集起来，然后你需要做的是：把这些信息输入到电脑里，创建一个专门的文件夹保存；把这些信息复印到一两页纸上，然后整齐地放进文件夹里或者折起来放进抽屉，方便随时查看。

现在该整理书桌上所有的文件、资料和文件夹了。把书、杂志、报告和大的文件放在书架上。如果你需要其中的几页，复印出来，把复印的几页纸放在合适的文件夹里，然后把书、报告和大文件放到架子上。

如果你还是没办法开始，你可以把它像对待重要任务一样，记在你的记事本或日程表里。这样做不是给自己又增加了一个负担吗？别担心，实际上这会让你觉得整理书桌和办公室是很重要的，会提高你成功的概率。60秒之内找到

做事缺乏条理会影响上司、下属和同事对你的信任和印象。如果你经常把别人交给你的东西放错位置，他们对待你的态度和方式会生改变。

通常来说，如果你不能在60秒之内找到想要的东西，那就不能说你的工作有条理。这似乎是个过于苛刻的标准，但是想想：打开一个文件柜，快速翻过一叠文件找到它，需要花多久呢？

这样的状态不是一夜之间就可以达到的，尤其如果你最近几个星期、几个月都没去管你的文件夹。不过别着急，你可以做到。