52.习惯十认同肯定（5）

◆会议：理想与现实

几乎所有的会议参加者都表示，他们在开会的时候会走神。73%的人承认他们会做别的事，比如玩手机。39%的人则承认他们会偷偷地打瞌睡。

会议的目的有布、更新信息，制订战略，组织协商谈判，回顾和展望。一般意义上的会议是由一个人主持，向大家传达某些信息。会议的理想状态是与会者仔细聆听之后，认真思考，群策群力，想出解决问题的办法，让会议主席感到无比欣慰。我说过，这是理想状态。

而实际况是怎样呢？大家姗姗来迟，一只耳朵进一只耳朵出，在笔记本上涂涂画画，喝着咖啡，剪手指甲，就是不知道人都说了什么，就算听到了，很快也会忘得一干二净。

尽管你对开会没有好感，甚至有痛苦的回忆。但是只要你的方法得当，它确实是帮助你和员工实现工作目标的一个有效的途径。

◆动员的作用

会议取得理想效果的关键是要做好充分的准备。mci公司进行的一项关于会议的研究表明，“取得理想效果的会议所需的准备时间，几乎是没有效果的会议的准备时间的两倍。”

成功会议的主持者通常会为两个时间单位的会议，提供一个时间单位的准备和另一个时间单位的后续跟踪。换句话说，一个两小时的会议，需要一个小时的准备和另一个小时的后续跟踪。提前动员

组织和准备会议的一个有效的办法，就是在会议的前几天动员每一个参会者，调动他们的积极性。

·和将要参加会议的人交谈。

·告诉他们会议的主要内容。

·听听他们对这次会议的想法或感兴趣的地方。

·让他们成为参与者，而不是受支配者。如果是持续的会议或例会，可以在会议开始前问他们这些问题：

·上一次会议中哪些内容让你受益？

·怎样才能调动每个参会者的积极性？

·你希望从这次会议中得到什么？

花这么多时间准备值得吗？当你考虑到会议的目的，并不是为了简单地把这些人聚集在一起，而是为了实现某一集体目标时，你就会认为这一切都是值得的。

提前交谈

除了组织会议以外，有些经理可能会对提前收集参会员工的意

见感到厌烦。“天哪！用得着提前和每一位员工谈话吗？”实际上，

只要组织好了，这个任务也不会有想象中那么费力。

如果和员工讨论会议目标能够大大加速会议的进程，何乐不为

呢？会议能更快结束，员工参与的积极性越高，取得理想结果的可

能性也就越大。

提前和参会员工交谈能够帮助你更好地准备会议：

制订会议议程，使它围绕整个团队关注的重要话题。

安排议题的顺序，使它有利于实现团队的整体目标。

提前分会议议程，以便员工带着想法和好主意来参加会议。

如果你已经在会前与员工交流过了，那么这次会议更有可能不偏离题，按时结束，而且更能够激员工对下次会议的热。

会前得分

当你提前和员工进行交谈，在会议开始前，为他们准备了议程时，

他们会认为你是一个有组织能力、工作能力强的经理。你会现，

当员工对会议的内容感兴趣时，他们更会准时参加。除了通知会议

开始的时间之外，他们会有另一个参加与否的判断标准。

如果你被通知参加一个会议，要求组织方事先寄给你一份议程。如果没有，就要一份会议主要话题的提纲。如果什么都没有，你很可能会听得一头雾水。

◆使会议变得有效的方法

近年来，在会议中心、酒店或其他地方举行的会议减少了，但是在公司内部，比如办公室、董事会议室、公司礼堂举行的会议增多了。

当会议不在公司举行，需要出差到别的城市或国家时，大部分职业人士都表示，担心离开期间，办公室的事务会堆积。但事实表明，持续时间长的会议结果更让人满意。