53.习惯十认同肯定（6）

国际信息通信会议（infocom）进行的一项研究表明，会议的时间越长，根据所有参会者的反映来看，会议越容易取得好的效果。***一场持续半小时的会议，58%的参会者表示他们获益很大；持续半个小时到一个小时的会议，这个比例会上升到61%；一个小时到五个小时的会议，这个比例为67%；而五个小时以上的会议，参会者满意度高达80%。也许是因为长达五小时的会议准备得很充分，也许是因为占据了半天多的工作时间，参会者更能集中精神。按时开始

不管会议多长或多简短，作为组织会议的经理，你必须保证会议如期按时举行。这样，喜欢拖拉的员工才会意识到他们迟到了，而其他员工才能准时参加。有组织、有条理的经理会让会议准时开始。

罗伯特·勒瓦瑟在他的一本关于商务会议的书里提到“参加会议的人通常在会议开始的时候，就会议的内容和进行的方式达成了共识”。因此每个人准时参加很重要。这通常会占用会议10%的时间，也就是说如果你要参加一个半小时的会议，只需要3分钟就可以决定：

会议的主要目的

大家期望取得的结果

会议议程

主要人

对付喜欢迟到的人

下面是一些鼓励、督促大家准时参加会议的技巧：

·要求迟到的人向大家道歉。不要将他们错过了的部分再重复一遍，要让他们认识到这是他们自己的责任。

·把会议室的门关上，这样迟到的人必须敲门才能进来。如果你严格要求他人，也可以让迟到者多敲两下再开门，他们自然会灰溜溜地走到座位上。

·把“美差”在会议开始的前几分钟就分配出去，这样迟到者只能分到大家最不想要的任务。这对大家准时参加会议，是个很大的激励因素。有时，尽管你一再强调准时参加会议有多重要，有些员工还是会迟到。

◆会议议程

尽量把会议安排在上午，而不是中午或快下班的时候。大多数

人需要在开完会后继续工作，而且会议中讨论的问题，可以在这一

天得到执行。

如果参加者事先知道某个会议或活动会花5分钟或10分钟，他们会尽力准时参加，遵守时间规定。如果召集会议的人事先宣布，某个问题只需3分钟的讨论时间，那么他不会在这个问题上滔滔不绝地讲下去。

严格遵守会议议程。讨论到每一个议题时，鼓励参加者思考这

些问题：现在讨论问题的关键是什么？讨论这件事是为了达到什么

目的？需要采取什么行动？

提出问题，解决和继续努力

当小组就需要采取的行动达成了一致意见时，关键问题包括谁来执行任务、需要哪些资源、任务何时可以完成、结果何时讨论。成功地解答了这些问题以后，小组继续进行下一个议题。

并不是所有的议题都需要解答。有时，一个议题只是一个通知或报告，不需要参加者的讨论和反馈。有时，议题已经得到了解决，会议只进行执行况的简要介绍。

对于那些有着相对应目标的议题，你有责任带领大家取得这些目标的进步。还需要作出哪些努力？什么时候能实现总体目标？每一个目标的这些问题都需要写下来，量化，然后作出具体的时间安排。不要偏离主题

有一些技巧能够保证会议有条理地进行，取得预期结果。下面仅举几例，供大家参考：

·要求者在指定时间内完成。可以在醒目的墙上挂一面钟，提醒大家保持简短。

·让会议负责人宣布下一个人是谁，分配给下一个议题的时间。

·让人提前把内容的概要、图表分给大家，然后让他们给出一个简单介绍，点明这些材料中的主要信息。记住：根据你所在部门、开会的周期还有部门的历史不同，上面这些技巧的效果也会有所不同。

◆调节会议环境

除了会议的内容无聊、冗长之外，会议无法吸引大家注意力的另一个原因是环境不合适。也许是室内温度太高，也许是通风差、空气不流通，再加上光线暗，更容易让人昏昏欲睡。