第三篇 物流采购管理（1）
第七章商品采购管理基础
第一节采购物流的基本内容
一、订购数量
对采购多少的控制，采购部门首先应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品和获得劳务的部门主管，是否在采购单上签字同意。对于大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。内部控制制度必须对这些成本分析作出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。
下列内容是成本分析的重点：
⑴将各种请购项目进行有效地归类，然后利用经济批量法测算成本。
⑵对于请购数量不大或者零星采购的物品，采购批量的成本分析控制可参照资金预算来执行。
采购量越多，价格越便宜，但不是采购越多越好，资金的周转率、仓库储存的成本都直接影响采购成本，应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。采购量的大小取决于生产销售与资金的调度。物料采购量过大，造成过高的存货储备成本，资金积压，物料采购量过小，则采购成本提高，因此必须事先确定好采购量。
使存货总成本最低的订购量被称为经济订购量，它包括订购成本和存货储备成本。订货成本随订购量的增加而减少，包括：
⑴请购手续成本。请购所花的人工费用、用品费用、主管及有关部门的审查费用。
⑵采购成本。估价、询价、比价、议价、采购、通信联络、事务用品等所花的费用。
⑶进货验收成本。验收的人工费用、交通费用、检验仪器仪表费用等。
⑷入库成本。搬运所花费的成本。
⑸存货的保养维持需要资金的投入。投入了资金就使其他需要使用资金的地方丧失了使用这笔资金的机会，要注意这个机会成本。如果每年其他使用这笔资金的地方（如存入银行或购买股票）的投资报酬率为15%，即每年存货资金成本为这笔资金的15%。
⑹折旧及陈腐成本。存货容易发生品质破损、变异、报废、价值下跌、呆滞料等等。
⑺其他。如存货的保险费用等等。
二、采购方式
1．按采购方式分
⑴直接采购。直接向物料生产厂商进行采购。
⑵委托采购。委托某代理商或贸易公司向物料生产厂商进行采购。
⑶调拨采购。在几个分厂、合作厂商或客户之间，将过剩物料互相调拨。
2．按采购性质分
⑴公开采购和秘密采购。采购行为公开化或秘密进行。
⑵特殊采购和普通采购。采购项目特殊，采购人员事先要花很多时间进行采购情报搜集的采购行为；采购项目普通的采购行为。
⑶正常性采购和投机性采购。采购行为正常化而不带投机性质的采购行为；物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利的采购行为。
投机性采购往往是某种策略行为，如1997年底，爱多动用多达四五千万元资金，采购25万套的索尼305三碟机芯。由于新科用的是单纯的索尼机芯，爱多想在上游截断新科的供应源，以达到扼制新科的目的。投机采购要动用大量资金，要使用大量的仓库空间以储存投机性采购的物资，若物料规格改变，投机性采购的物质就有报废的危险。
三、采购价格
1．采购价格要合适
⑴公开市场采购。采购人员在公开交易或拍卖时随时机动地采购，因此采购大宗物料时，价格变动会比较频繁。
⑵议价采购。采购人员与厂商经讨价还价后，议定价格进行采购，一般来说，询价、比价和议价是一起使用的，很少单独进行。
⑶询价现购。采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，询问价格或寄出询价单并请对方报价，比较后现价采购。
⑷比价采购。采购人员请数家厂商提供价格性能、质量等比较后，从中加以选择以后，决定进行采购。
⑸订价收购。购买物料数量巨大，几家厂商无法全部提供，如纺织厂订购棉花、糖厂订购甘蔗等，或当市场上该物料短缺时，则订定价格现款收购。
⑹招标采购。将物料采购的所有条件（如物料名称、规格、品质要求、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标押金、投标资格等等）详细列明，进行公告。投标厂商根据公告的条件，在规定时间内，交纳投标押金，参加投标。招标采购的开标按规定必须至少有三家以上厂商从事报价投标方得开标，开标后基本以报价最低的厂商得标，但得标的报价仍高过标底时，采购人员有权宣布废标，或征得监办人员的同意，以议价方式办理。
2．决定一个合适的价格的步骤
⑴多渠道询价。全方位探听市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价格等。
⑵比价。要分析各供应商提供材料的性能、品质要求、规格、用量等才能建立比价标准。
⑶自行估价。自己组成由采购员、技术员、成本会计构成的估价小组，在品质合格的条件下，估算出准确的底价。
⑷议价。根据底价的资料，市场的行情，供应商用料的不同，采购量的大小，付款期的长短等等与供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。
四、采购时间
⑴采购计划的制定要非常准确，该进的物料不依时间进来，将造成停工待料，增加管理费用，影响销售量和信誉度；太早采购囤积物料，又会造成资金的积压、场地的浪费、物料的变质。所以依据生产计划制定采购计划，按采购计划适时地进料，既能保证生产、销售顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。什么时候发出购货订单，既要防止正常的生产线待料停工，严重影响产销的顺利进行，又要防止过早地使现金闲置在存货资产上，一般采用分析最低存货点和经济批量法进行控制。但当请购单已经提出，完善的采购内部控制制度应按规定及时处理请购单，并应将这些请购单的处理结果及时通知仓储和生产部门。
⑵购置准备时间是从请购单到采购材料入库之间的时间。购置准备时间包括：请购单的核准、呈请时间；处理订购单的时间；供应商制造备货的时间；运输交货的时间；验货的时间；入库时间。在存货控制的情况下，则按照存量控制的方法来决定采购时间，在定量订购制下，每隔一定时期，即进行采购。适当采购时间根据不同的采购方式来决定。在现用现购物料的情况下，要从物料需用日期起，推算出合理的购置准备时间，以决定适当的采购时间；计算时还要考虑到成本最小化问题。
五、采购单位
⑴采购中有一个原则就是“适地”原则，即供应商离自己公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，成本自然就越低了。供应商的选择要靠相应的内部控制制度：首先，采购部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商（通常要求两家以上）索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。然后，根据这些资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；这里所指的成本并非是由供应商的价格唯一决定，而要综合考虑各种因素。
⑵选择好供应商以后，采购部门应及时填制购货订单。由于购货订单是授权执行并记录经济业务的，因而对它的控制相当重要。购货订单的控制制度包括：
⑶由专人复查订单的编制过程和内容，包括复查有关供应商的主要文件资料、价格数量和金额的计算等等。其中价格须根据过去经验确定的标准或平均价格相比照，以保证购货订单的正确性。如果购货订单的金额较小，此项复查可以简略一些。订购手续办完后，应即填写订单一式三联，让请购人证实订货单内容，把第一、二联送给他们作登记用，交验收部门以便他们在收到货物时，有验收的标准。预先应对每份订单进行编号，保证日后订单能被完整的保存，并能够在会计上对所有购货订单进行处理。在订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保购货订单的有效性。
第二节采购中应注意的问题
一、财务、审计控制
控制采购活动要实现下列目标：保证采购业务合法有效；保证所购材料尽可能质优价廉；保证采购成本核算正确；保证采购记录真实完整。
1．控制关键点
⑴控制关键点
为实现上述控制目标，企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：审批、签约、登记、承付、验收、审核、记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点，如表7-1所示。
表7-1材料采购控制系统流程图说明
控制点控制目标控制措施
审批保证经济业务在授权下进行供应部门提出采购计划，主管计划的负责人审批采购计划，并签章
签约保证供货按约定的条件执行采购人员根据授权按计划签订合同，大额、大宗材料的重要合同经内部审计部门审核
登记保证及时正确地处理托收承付事项财务部门收到供货方从银行转来的托收凭证后，立即进行登记，并及时转送采购部门，以备承付时核查
承付保证货款支付正确、适当供应部门检查托收凭证及有关合同，是否承付
验收保证材料的品种、数量、质量等符合要求仓储部门验收材料的品种、数量，填写入库单，并在入库单上签署意见
审核保证材料采购的有效性、完整性和合理性财务部门审核托收凭证，承付意见书及入库单等凭证，无误后作为结算、记账的依据
记账保证会计核算资料真实完整会计人员根据原始凭证，编制记账证明，及时登记有关账簿
⑵控制注意事项
◎付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。
◎货物的采购人不能同时担任货物的验收工作。
◎货物的采购、储存和使用人不能担任账目的记录工作。
◎接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同账务记录人分离。
◎审核付款的人应同付款人职务分离。
◎记录应付账款的人不能同时担任付款业务。
2．防止采购舞弊
在采购中，常见的舞弊方法有押金抵物、虚列采购、有单无货、涂改货物单价等。
⑴押金抵物
是指会计人员利用材料核算和管理上的可乘之机，把应向客户收回的保证金(如向客户借用包装物等所交纳的押金等)抵作材料采购入账，并将其款项侵吞为己有的一种贪污技巧。
审计对策：审查材料采购的计账依据是否真实、合法，以落实是否将押金收据作为入账依据；审查材料的采购价格是否合理，以落实是否将应退的包装物价格一并计入的情况；审查押金核算的账务处理是否正确，检查是否存在其它往来交易科目变为采购账目支出；向客户有关部门及人员进行询证以落实押金是否退回，是否被直接侵吞等。
⑵虚列采购
是指会计人员或采购人员利用材料采购业务管理及核算上的漏洞。伪造材料采购的业务事项，达到支取贷款、中饱私囊的目的。其主要舞弊手法是：
◎会计员、保管员、采购员相互勾结开具假发票和假入库单入账，共同分赃。
◎会计人员无证记账、虚支货款，即只编制记账凭证，不附原始凭证。
◎涂改以前年份的采购发票在本期支取贷款的入账。
◎伪造原始凭证，用自制凭证代替购货发票以支取货款。
◎本单位人员与客户有关人员内外勾结，以假发票、假进货进行舞弊。
在审计时应注意从下面几个方面进行审查：审查采购业务原始凭证的真实性，以落实是否采取伪造或涂改凭证的手法进行舞弊；审查采购业务原始凭证的合法性，落实假发票存在与否；审查采购业务，计账依据的完备性，以落实是否采取无证计账的手法进行舞弊；审查采购业务处理的正确性，以落实是否利用账务处理技巧套取现金或挪动公款等。
⑶有单无货
是指采购员（或会计员、保管员）相互勾结利用采购管理上的漏洞与可乘之机，以正式的采购单据报账结算，但却将实物窃为己有的一种贪污方法。这种舞弊方法大都发生在内部控制不完善、材料验收入库及报账制度（不附入库单）不严密的单位，在内部控制较为严密的单位则表现为合伙舞弊、即采购员与验收员（保管员）或会计员相互勾结，开假入库单报假账。
在审计时应注意从下述几个方面进行审查：审查采购业务计算各商品需求量。采购单可由单笔或多笔商品组成，且允许有不同进货日期。
⑷涂改发票单价
◎是指采购员或货物购买人员利用经营或经办购买货物业务的职务便利条件，将供货方开具的发票的单价及金额擅自涂改为大数，然后采取虚报货款的手段骗取会计部门的信任，侵吞会计部门的多付货款为己有的一种舞弊技巧。
◎审计对策：鉴别发票的真实性，看其数字有无涂改痕迹；了解市场价格，看其货物价格是否合理；向供货客户调查询证，核查发票价格的真实和经营业务的实情。
◎采购物品抵达后，接着就是入库作业，其处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。预定入库数据处理为入库月台调度、入库人力资源及机器设备资源分配提供参考。数据来源为：采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。实际入库作业则发生在厂商交货时，输入数据包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等。可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容并用来确定入库月台，然后由仓管人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠于托盘上，仓管人员检验后将修正入库数据输入，包括修正采购单并转入库存入库数据库并调整库存数据库。退货入库的商品也需检验，可用品方可入库。这种入库数据既是订单数据库、出货配送数据库、应收账款数据库的减项，还是入库数据库及库存数据库的加项。
◎商品入库后有两种处理方式：立即出库或上架出库。对于立即出库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统，当入库数据输入后即访问订单数据库取出该商品待出货数据，将该数据转入出货配送数据库，并修正库存可调用量。采用上架入库再出库的话，入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。货位指定功能是指当入库数据输入时就启动货位指定系统，由货位数据库、产品明细数据库来计划入库商品所需货位大小，根据商品特性及货位储存状况来指定最佳货位，货位的判断可根据诸如最短搬运距离、最佳储运分类等法则来选用。货位管理系统则主要完成商品货位登记、商品跟踪并提供现行使用货位报表、空货位报表等，作为货位分配的参考。也可以不使用货位指示系统，人工先行将商品入库，然后将储存位置登入货位数据库，以便商品出库及商品跟踪。货位跟踪时可将商品编码或入库编码输入货位数据库来查询商品所在货位，输出的报表包括货位指示单、商品货位报表、可用货位报表、各时间段入库一览表、入库统计数据等。货位指定系统还需具备人工操作的功能，以方便仓管人员调整货位，还能根据多个特性查询入库数据。
◎采购数据应在商品入库后，转入应付账款数据库，会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时，即可调用此系统，按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准用途。账款支付后可由会计人员将付款数据登录，更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。
二、防范采购回扣
采购中的回扣问题经常发生，回扣是指卖方企业非法支付给买方企业或买方企业员工的贿赂金。卖方企业向买方企业或买方企业员工支付回扣以期取得买方企业员工的欺诈性合作，借以提高利润。而这是以买方企业的损失为代价的。卖方企业支付回扣给买方企业员工进行串通欺诈时，通常意在获取以下两个利益：
⑴非法提高利润率。提高利润率是卖方企业支付回扣的目的所在。卖方企业通过支付回扣给买方企业有关的员工，使其同意不正当的订单变动、价格上涨，买通买方企业的检验和质量控制部门，使其低于标准的材料和不符合规格要求的产品得以使用，并设法避开其他买方企业职能部门对质量和价格的不良反馈。
⑵非法争取业务。一些企业运用回扣，以先于竞争对手获得有关买方企业计划和战略方案信息，及买方企业估价小组所使用的未公开的投标估价准则，偷看竞争对手的密封投标，向竞争对手提供误导性信息从中破坏，使其不具备资格；或笼络买方企业公司有影响的要员否决其他竞争对手；或使标的设计要求只有支付了回扣的卖方企业才能达到，以此达到欺诈目的。
1．造成卖方企业欺诈因素
了解卖方企业欺诈的促成因素，是及时辨别卖方企业欺诈的一个重要前提。任何企业都可能发生卖方企业欺诈事件，但具有以下情形之一的企业更易发生卖方企业欺诈事件。促成卖方企业欺诈发生的一个重要原因，就是买方企业本身具有欺诈行为或不道德行为。企业的纪律风气很重要，如果企业本身行为不道德或容忍不道德行为的发生，那么员工接受卖方企业回扣或参与其他利益的争夺则会频繁发生。对卖方企业欺诈事件的先兆一无所知。由于不清楚卖方企业的欺诈行为的先兆，买方企业发生欺诈的可能性更大且不易被察觉，对卖方企业的欺诈行为不了解或不具备相关的知识，又无明确的对卖方企业欺诈行为制约的制度，很可能成为卖方企业欺诈的对象。
2．支付回扣资金方式
卖方企业所支付的回扣资金不可能在其账上发现，回扣资金通常是通过以下非法经济活动取得和支付：
非现金贿赂可以作为公司一项正常开支予以抵销掩盖。如公司为其工作人员购买或租用汽车时，可以为那些曾经对公司有“帮助”的买方企业员工赠送若干飞机票、旅游费、运动会入场券也可以这种方式处理；其中最易掩盖的贿赂就是卖方企业早已提供的产品或劳务，如修建对买方企业公司员工“有利的”娱乐城等。
按照卖方企业的意思，使用资金进行贿赂，向不诚实的顾问、律师和会计人员支付虚构的业务费。卖方企业在支付给对方的支票上，只注明是一笔应支付给受贿人或一家并不存在的公司或串谋者的款项，并同时将它作为销售费用、咨询费用等列支。这样，可以在某种程度上掩盖这种支付行为。以贷币的形式储存变现后的过期设备、剩余产品等的行为也是用以行贿的方法。
3．防止采购回扣的方法
⑴五到位、一到底。“五到位”就是采购的每一笔物资都必须5方签字，即采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才算手续齐全，才能报销入账。“一到底”就是谁采购谁负责到底，包括价格、质量、使用效果都记录在案，经得起检查，什么时候发现问题什么时候处罚。
⑵三分一统。“三分”即三个分开：市场采购权、价格控制权、质量验收权，三权分离，互不越位；“一统”即合同的执行特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能与客户见面，实行封闭式管理。财务部根据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样形成了一个以财务管理为中心，以降低成本为最终目的的制约机制。
⑶三公开两必须。“三公开”即数量、品种和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购结果公开；“两必须”，是必须货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。
⑷三统一分。材料和备品配件的采购形成这种管理机制“三统一分”：所有外购材料统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款，费用分开控制。只有统一管理，统一采购，才能既保证需要，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不上当受骗。分厂对费用的节约或超支负责，并决定采购计划和采购项目，决定是否购买，购买多少。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。
⑸监督制度全过程、全方位。全过程的监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都有监督。从采购计划的制订开始，到采购物资的使用结束，这其中有多个环节(计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用)，每一个环节都有监督。但重点是对制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节的监督。主要监督计划的合理性和准确性；合同的合法性和公平程度；质量的监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假；对付款的监督是确保资金安全，按程序、按合同履行。把监督贯穿采购活动的全过程，是确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下。
监督机制的生命在于责任追究，责任追究的关键是重奖重罚并及时兑现。只要发现不按程序、不按标准执行的先兆，就当即下考核单，或限期整改或严厉处罚，随时兑现。科学、规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
三、保证采购质量
如果所采购的原材料的质量有问题，将会直接影响到产成品的质量。在采购中要彻底保证采购的质量，以求防患于未然。采购材料的成本是直接的，所以每个企业领导层非常重视，而品质成本是间接的，所以就被许多企业的领导层忽略了，价廉物美才是最佳的选择，偏重任何一方面都会造成最终产品成本的增加。
品质不良，经常性的退货，造成各种管理费用增加。经常退货，造成经常性的生产计划变更，增加生产成本，影响交货期，降低信誉和产品竞争力。还会需增加大量检验人员，增加成本。
生产过程中，因原材料不良造成制作中的不良品增多，返修多、返工多，增加时间成本和人员成本。成品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高。
1．选择合格的供应商
⑴对供应商提供符合要求产品的能力的确认，可用以下一种或几种方法：供应商能力和（或）质量体系的评价；产品样品评价；对比类似产品的历史情况；对比类似产品的试验结果；对比其他用户的使用经验。
⑵合格供应商的主要标志是：供应优质的产品；发货准时；发货数量准确；价格合适；服务良好。
2．合约控制
⑴质量保证协议
企业应与供应商达成明确的质量保证协议，以明确规定供应商应负的质量保证责任。协议可包括下列内容：
◎信任供应商的质量体系。
◎随发运的货物提交规定的检验/试验数据以及过程控制记录。
◎实施本企业规定的正式质量体系。
◎由供应商进行100%的检验/试验。
◎由供应商进行批次接收抽样检验/试验。
◎由本企业或第三方对供应商的质量体系进行定期评价。
◎内部接收检验或筛选。
⑵验证方法协议
与供应商就验证方法达成明确的协议，以验证是否符合要求。协议中有可能包括供需双方交换检验和试验数据，以保证其产品质量。验证方法的协议内容主要是规定检验项目、检验条件、检验规程、抽样方法、抽样数据、合格判据、供需双方需交换的检测资料、验证地点等。
⑶解决争端的协议
应制定的有关制度和程序，以解决供应商和本企业之间的质量争端。应就常规问题和非常规问题的处理做出规定。常规问题是不符合产品技术标准的一般性质量问题；非常规问题是产品技术标准范围之外的质量问题或成批不合格或安全特性不合格等，还包括处理质量问题时，其处理方法和补救措施。
3．检验
检验过程的具体实施主要采取方式有：
⑴建立健全取样制度
质检处见到物管处采购产品的取样通知后，由质检处的取样人员进行现场取样，取样必须按标准取样，要有代表性以防取样不规范，杜绝供应人员送样品、仓库人员取样的现象。因此要建立严格的取样制度，明确质检处人员按标准取样。
⑵采取封闭式检验法
封闭式检验就是要求采购部门、供货单位、车间人员未经许可，不准进入分析室，保证分析室的安静，以免人为因素的影响和干扰，确保分析人员在不受外界干扰的情况下按标准进行检验，并客观公正地进行判定。质检处的检验人员、管理人员、部门领导也不得与上述人员有非正常的接触。
⑶对不合格采购品的处置制度
对于不合格的采购品，要由采购处、生产车间、管理部门进行评审，根据评审意见决定对该批货是退货还是让步接收。让步接收只能是在不影响产品质量和保证生产的前提下，降价接收让步采购的物品，并要有质检处的报告单。
4．验收要点
◎验收控制的工作程序是：验收部门应独立于采购、发运、会计和存货控制等职能之外。
凡有可能，对每一个工厂和办公室区域应当建立一个中心验收点，所有收货都应通过这个点办理。
◎所有商品收货都要有已批准的购货订单的副本作证，任何在购货订单内的来货应有适当高层管理人员的书面批准为准。
◎收货应由检验部门检查、点数、称量或量度，至少必须抽查试验。
◎对所有购进货物的验收报告必须由请购或采购之外的人编制。
◎购进货物要编号。
◎采购和质量控制等部门应对所有来货备有记录（如手动的或联入电脑网络的验收记录），表明供应人、运输人、采购订单号码等。
◎超过原订购数量的进货不得验收，除非得到适当的批准，并在当地管理部门已建立书面许可的限度之内。
◎短少货物应立即通知采购和应付账款部门，以保证正常的会计处理和及时的后续追索。所有购进货物，必须经过质量控制检查，必须储藏在另设的分开的隔离区内或明显的标明“不得移动”等字样，一直保持到批准放行送储藏为止。
◎采购部门应对来货预期日期有预先通知。
◎顾客退货，必须检查、点数，如认为必要，须与其他收货隔开。
◎从储藏仓库转移原材料和包装材料，必须并只能根据正当批准的申请单，并且必须在该项移动发生的当期会计年度记载入账。
◎存货入库，应立即作独立鉴定并书面认证，在收货中发现数量不足时，应立即进行核查调节。
◎如果有条件的话，应使用经数码编号控制的借项通知单，以保证恰当的会计控制。在验收时，发生存货拒收，应清楚地直接标明，在仓库分隔储藏，并在财务报告中恰当记入。
◎凡发生应由运输人或销售人员负责的材料短缺、材料损坏或退货等情况，应立即办理追索。
第三节采购管理的优化
虽然质量、交货期也是采购过程中的重要考虑因素，仅在传统的采购方式下，质量、交货期等都是通过事后把关的办法进行控制，如到货验收等，交易过程的重点放在价格的谈判上。因此在供应商与采购部门之间经常要进行报价、询价、还价等多次谈判，并且多头进行，最后从多个供应商中选择一个合适的供应商签订合同，订单才决定下来。
在传统的采购模式中，供需之间的关系是临时性的或者短时性的合作，而且竞争多于合作。由于缺乏合作与协调，采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多，没有时间做市场分析和计划，而把大量时间消耗在日常重复的琐碎事务上，供应与需求之间的这种缺乏合作的气氛，增加了许多合作中的不确定性。同时，传统的采购过程还使用户需求响应能力迟钝。由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈、在市场需求发生变化的情况下，采购方无法改变供应方已有的订货合同，因此采购一方在需求减少时，库存增加，需求增加时，出现供不应求。重新订货需要增加谈判过程，因此供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应付变化需求的能力。
一、外部资源管理
⑴传统采购管理的不足之处在于与供应商之间缺乏合作，缺乏柔性和对需求快速响应的能力，准时化思想出现以后，对企业的物流经营管理提出了严峻的挑战，需要改变传统的单纯为库存而采购的管理模式，提高采购的柔性和市场反应能力，增加和供应商的信息联系和相互之间的合作，建立新的供需合作模式。供应链管理思想就是系统性、协调性、同步性、集成性，外部资源管理是实现供应链管理的上述思想的一个重要步骤——企业集成。从供应链企业集成的过程来看，它是供应链企业从内部集成走向外部集成的重要一步。
⑵参与供应商的产品设计和产品质量控制过程。同步化运营是供应链管理的一个重要思想。通过同步化的供应链计划，使供应链各企业，在响应需求方面取得一致行动，增加供应链的敏捷性。实现同步化运营的措施是并行工程。生产商企业应该参与供应商的产品设计和质量控制过程，共同制定有关产品质量标准等，使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来。
⑶一方面，在传统的采购模式中，供应商对采购部门的要求不能得到及时的响应，另一方面，关于产品的质量控制也只能进行事后把关，不能进行实时控制，致使企业不能进行同步化运作。为此，供应链管理采购模式的第二特点就是实施有效的外部资源管理。这是将事后把关转变为事中控制的有效途径——供应管理或者叫外部资源管理。
⑷实施外部资源管理也是实施精细化生产、零库存生产的要求。供应链管理中，一个重要思想是在生产控制中，采用基于订单流的即时化生产模式，使供应链企业的业务流程朝着精细化生产努力，即实现生产过程的几个“零”化管理：零缺陷、零库存、零交货期、零故障、零废料、零（无）纸面文书、零人力资源浪费、零事故。
二、为订单而采购
⑴在传统的采购模式中，采购的目的是为了补充库存，即为库存而采购。采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性、采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。在供应链管理模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的，制造订单的产生是在用户需求订单的驱动下产生的，然后，制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商。这种准时化的订单驱动模式使供应链系统得以及时响应用户的需求，从而降低了库存成本、提高了库存周转率和物流的速度。订单驱动的采购方式有如下特点：
⑵供应商与制造商建立了战略合作伙伴关系，签订供应合同的手续大大简化，不再需要双方的询盘和报盘的反复协商，交易成本也因此大为降低。在同步化供应计划的协调下，制造计划、采购计划、供应计划能够并行进行，从而缩短用户反应回馈时间，实现了供应链的同步化运作。采购与供应的重点在于协调各种计划的执行。为了提高效益，采购物资直接进入生产部门。信息传递方式发生了变化。在传统采购方式中，供应商对制造过程的信息不了解，也无需关心制造商的生产活动。但在供应链管理环境下，供应商能共享制造部门的信息，提高了供应商应变能力，减少了信息失真。同时，在订货过程中不断进行信息反馈，修正订货计划，保持订货与需求同步。
⑶订单驱动的采购方式，简化了采购工作流程。采购部门的作用，主要是沟通供应与制造部门之间的联系，协调供应与制造的关系，为实现精细采购提供保障。协调供应商的计划是一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动，在资源有限的情况下，必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面。在这种情况下，下游企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划。在资源共享的前提下，保证供应链的正常供应关系，维护企业的利益。
三、准时化采购
1．准时化采购的概念
准时化采购的基本思想是：在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。它是从准时生产发展而来的，是为了消除库存和不必要的浪费而进行持续性改进。要进行准时化生产，必须有准时的供应，所以必须要有准时化采购。它和传统的采购方法在质量控制、供需、供应商的数目、交货期的管理等方面有许多不同，其中关于供应商的选择（数量与关系）、质量控制是其核心内容。
准时采购对于供应链管理思想的贯彻实施有重要的意义。
订单驱动使供应与需求双方都围绕订单运作，也就实现了准时化、同步化运作。要实现同步化运作，采购方式就必须是同步的，当采购部门产生一个订单时，供应商即开始着手物品的准备工作。同时，采购部门编制详细采购计划，制造部门也进行生产的准备过程，当供应商拿到采购部门提供的详细采购单时，供应商就能很快地将物资在较短的时间内交给用户。当用户需求发生改变时，生产订单又驱动采购订单发生改变。这样一种快速的改变过程，如果没有准时的采购方法，供应链企业很难适应这种多变的市场需求。因此，准时化采购增加了供应链的柔性和敏捷性。综上所述，准时化采购策略体现了供应链管理的协调性、同步性和集成性，供应链管理需要准时化采购来保证供应链的整体同步化运作。
2．准时化采购的条件
⑴创建准时化采购团队
世界一流企业的专业采购人员有3个责任：寻找货源、商定价格、发展与供应商的合作关系并不断改进。因此专业化的高素质采购队伍对实施准时化采购至关重要。为此，首先应成立两个团队，一个是专门处理供应商事务的团队，该团队的任务是认定和评估供应商的信誉、能力，或与供应商谈判，签订准时化订货合同，向供应商发放免检签证等，同时要负责供应商的培训与教育。另外一个团队是专门从事减少采购过程中的浪费的团队。这些团队人员对准时化采购的方法应有充分的了解和认识，必要时要进行培训，如果这些人员本身对准时化采购的认识和了解都不彻底，就无法取得供应商的合作。
⑵制定计划
确保准时化采购策略有计划、有步骤地实施。要制定采购策略，改进当前的采购方式，减少供应商的数量、正确评价供应商、向供应商发放签证等内容。在这个过程中，要与供应商一起商定准时化采购的目标和有关措施，保持经常性的信息沟通。
⑶精选少数供应商，建立伙伴关系
选择供应商应从这几个方面考虑：产品质量、供货情况、应变能力、地理位置、企业规模、财务状况、技术能力、价格、与其他供应商的可替代性等。选择最佳的供应商，并对供应商进行有效地管理是准时化采购成功的基石。
⑷搞好供应商的培训，确定共同目标
准时化采购是供需双方共同的业务活动，单靠采购部门的努力是不够的，需要供应商的配合。只有供应商也对准时化采购的策略和运作方法有了认识和理解，才能获得供应商的支持和配合，因此需要对供应商进行教育培训，才能获得供应商的支持和配合，因此需要对供应商进行教育培训。通过培训，大家取得一致的目标，相互之间就能够很好地协调，做好采购的准时化工作。供应商与用户的紧密合作是准时化采购成功的钥匙。
⑸进行试点工作
先从某种产品或某条生产线试点开始，进行零部件或原材料的准时化供应试点。在试点过程中，取得企业各个部门的支持是很重要的，特别是生产部门的支持。通过试点，总结经验，为正式实施准时化采购打下基础。
⑹采购过程质量控制
做好采购过程质量控制，向供应商颁发产品免检合格证书。
准时化采购与传统的采购方式的不同之处在于，买方不需要对采购产品进行比较多的检验手续。要做到这一点，需要供应商做到提供百分之百的合格产品，当其做到这一要求时，即发给免检手续的免检证书，实现配合准时化生产的交货方式。准时化采购的最终目标是实现企业的生产准时化，所以，要实现从预测的交货方式向准时化适时交货方式转变。
⑺实例排序提高采购效率
当一个汽车制造商准备在现有的制造厂生产一辆新汽车时，它必然会寻找种种方法来提高效率，减少存货负担。其中，可以提高效率的一个方法就是进行高效率的采购，可供采购的车顶共有流行的6种颜色的选择，可以与车内装饰、座位和地毯相配；此外，还要安装一个上下层控制台和两种不同风格的车灯。总之，加起来有34种不同的选择。由于局部装配领域里有这么多的选择，使新车采购拥有许多选择。同样地，制造厂考虑将这一采购作业转移到承担实际采购作业的定制商处。而且，该定制商将进行分散采购。
第八章商品采购准备工作
第一节采购组织的筹建规范
一、采购组织机构设计原则
1.责、权、利相结合
责是指责任，能够起到约束的作用；权是指权力，履行职责的保证；利是指利益，起激励作用。责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。如果有权无责，必然会出现瞎指挥、盲目决策甚至损公肥私的现象；如果有责无权，什么事情都要请示汇报才能决策，也难以真正履行责任，还会贻误时机，影响效率；如果没有相应的利益刺激，也难以保证采购工作的高效、准确，只有责、权、利有机地结合起来，发挥各自的职能，才能保证采购组织工作的有效性。
2.统一
任何一个企业的采购组织要顺利地完成采购任务，都必须遵循统一的原则。统一的原则基本上包括三个方面内容：
⑴目标统一，都是为了完成采购任务，实现企业经营目标。总的目标定下来，再将总目标分解到各个部门、各分支机构的岗位和个人，形成子目标，当子目标与总体目标出现矛盾或不协调时，应强调局部服从总体。
⑵指挥统一，采购部门的多种决策、指令、命令要及时下达，一方面要防止令出多头，下级无法执行，无所适从的现象；另一方面也要杜绝上有政策、下有对策的散乱现象。
⑶制度统一，各种规章制度是大家行为的准则，采购部门有总体规章制度；多分支机构也应有与之相应的规章制度，但二者之间不能自相矛盾，应形成一个相配的体系，并且在制度面前人人平等。
3.高效
采购工作要想高效的进行，必须有一套高效运转的组织机构，这种高效的组织机构应确定合理的管理幅度与层次。横向方面，各部门、各层次、各岗位应加强沟通、各负其责、相互扶持、相互配合；纵向方面，上情下达迅速，同时领导要善于听取下级的合理化建议，解决下级之间出现的矛盾与不协调。这样形成一个团结严谨、战斗力强的采购团队，才能使采购工作高效地开展。
4.精简
精是指人员的精干；简是指机构的简化，只有人员精干，机构才能简化。如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。
二、采购作业的基本内容
⑴交换
以物易物的方式，取得物品的所有权，并未直接支付所取得物品的全部价款。
⑵征收
政府以有偿或无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。
⑶自制
企业运用自己的技术与设备，制造自己需求的物料或零件，提供加工生产成品。
⑷借用
一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权，使用后，仅返还原借物品。
⑸外包
根据买方的图样、规格或工作说明书，将所需求的物品或劳务委托其他的企业承包。有时买方需提供原材料给承包商。
⑹转移
企业或政府机构的需求单位，从内部其他部门调拨物品，来满足需求。
⑺购买
购买由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，即商场上所流行的“一手交钱，一手交货”的方式。
⑻租赁
一方以支付租金的方式，取得他人物品的使用权。
⑼赠与
以无偿的方式，取得他人包括企业或政府机关物品的所有权，以达到使用的目的。
三、采购部门的职能
1.采购部门的基本职能
采购部门的职能从大的方面通常分为以下三类：
⑴业务职能
◎计划。根据企业总体战略与目标以及内外部顾客的需求，根据企业下一年度或者下一阶段的生产计划确定原材料的需求，制定采购战略规划和原材料的采购计划。
◎组织采购。根据采购规划和需求，组织人、财、物实施采购计划，选择供应商，谈判价格，确定交货及相关条件，签订合同并按要求收货付款。
◎库存管理。采购的原材料验收入库、保管保养、发货，确定合理库存量并对库存量进行实时监控，确保生产的顺利进行，避免生产线因缺少原材料而停产。
◎供料。编制供料计划，领料审批，定额供料，回收利用，消耗控制与管理。
⑵拓展职能
在生产企业中，占成本最大比例的原材料以及相关信息都发生或来自供应商，所以许多企业与供应商建立战略性合作伙伴的关系，将采购管理从企业内部拓展到对供应商的管理，甚至整个价值链的管理。拓展性活动包括对供应商的选择与认证、与供应商建立合作伙伴关系以及对供应商的绩效考评等，以此来降低成本、提高供应的可靠性和灵活性、提升企业的市场竞争力。
⑶支持职能
◎人员管理。制定采购岗位职责，对采购人员进行能力考察、素质培养、工作评估、绩效考核与激励。
◎资金管理。物品采购价格的控制，采购成本管理以及储备资金的核定与
◎信息管理。进行物品编码，建立供应管理信息系统，在ERP系统中进行采购管理。
2.采购部门的具体职能
⑴分析企业原材料市场品质、价格等行情。
⑵寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。
⑶与供应商洽谈，并安排参观工厂，建立供应商的资料。
⑷要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较。
⑸采购所需的物料。
⑹查核进厂物料的数量与品质。
⑺对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估。
⑻掌握企业主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。
⑼根据采购合约或协议控制、协调交货期。
⑽对呆料与废料的预防与处理。
第二节采购人员的配置规范
一、采购人员的素质要求
1.思想品德素质
要成为一名合格的采购员需要具备如下素质：
⑴正直的人格。无论供应商是通过人际关系拉拢，还是利用红包、回扣等种种物质条件进行利诱，采购员都必须保持廉洁，不能以牺牲商场的利益来换取个人财富，违背法律、道德的做法最终只会害人害己。
⑵敬业精神。敬业精神也是采购员必备的优秀品质之一，这是做好采购工作的基本要求，采购员只有在这一精神的指引下才能做出成绩。采购员良好的敬业精神可以保证商品供应的稳定，从而保证商场销售的顺利进行。
⑶虚心、耐心、诚心。采购员在与供应商的交往中往往处于主动地位，但采购员仍然要不耻下问，虚心求教，尽可能多地掌握商品的相关知识。耐心是与供应商谈判制胜的有力武器，只有耐心地与供应商谈判，才能取得好的效果。与供应商交往还需要诚心，这样才能换回供应商的真诚合作，成功完成采购任务。
2.能力素质
⑴表达能力。采购人员是用语言文字与供应商沟通的，因此，必须做到正确、清晰地表达所欲采购的各种条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等。如果口齿不清，说话没有重点，只会浪费时间，从而导致交易失败。因此采购人员的表达能力尤为重要，是采购人员必须锻炼的表达技巧。
⑵分析能力。分析市场状况及发展趋势，分析消费者购买心理，分析供货商的销售心理，从而在采购工作中做到心中有数，知己知彼，百战百胜。
⑶预测能力。在市场经济条件下，商品的价格和供求在不断变化，采购人员应根据各种产销资料及与供应商打交道中供应商的态度等方面来预测未来市场上该种商品供给情况，如商品的价格、数量等。
⑷协作能力。采购过程是一个与人协作的过程，一方面采购人员要与企业内部各部门打交道，如与财务部门打交道解决采购资金、报销等问题；与仓储部门打交道，了解库存现状及变化等。另一方面采购人员要与供应商打交道，如询价、谈判等，采购人员应处理好与供应商和企业内部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。
⑸成本分析和价值分析能力。采购人员必须具有成本分析能力，会精打细算。购买品质太好的商品，价格也会很高，会加大成本；如果一味追求价廉，则必须支付品质低劣的代价或伤害其与供应商的关系。因此，对于供应商的报价，要结合其提供商品的品质、功能、服务等因素综合分析，以便买到适宜的商品。
3.知识素质
在采购工作中，一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道；另一方面，采购的商品品种繁多，规格不一，且市场上商品的供求变化快。为此，采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识。
⑴政策、法律知识。政策、法律知识包括国家出台的各种相关法律、价格政策、专营方向，维护国家与企业利益。
⑵市场学知识。了解消费者需要，掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面知识，才能合理地选择采购商品的品种，从而保证采购的商品适销对路。
⑶业务基础知识。业务知识包括谈判技巧、商品知识(商品功能、用途、成本、品质)、签约的基本知识等，这是做好本职工作的关键，将有助于与供应商的沟通，能主动进行价值分析，开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。
⑷社会心理知识。了解客户的心理活动，把握市场消费者的心理需求，从而提高采购工作的针对性。
⑸自然科学知识。自然科学知识包括自然条件、地理、气候、环境变化以及数理知识和计算机知识。将现代科技知识用于采购过程，把握市场变化规律，从而提高采购工作的效率与准确性。
二、采购人员的行为要求
1.遵守法律
⑴采购人员对所有的交易及合约，必须遵守国家有关的法律规定。
⑵采购员在执行采购工作时如果违反了相关规定，则要做出相应的惩罚。
2.采购人员应遵守的行为准则
⑴在各种交易中，首先应考虑公司的利益，并信守及执行特定的政策。
⑵接受同事有意义的建议时，不可伤害自己职务上的尊严与责任。
⑶采购时应秉持公平无私的态度，以求所有的支出均能获得最大的价值。
⑷不断努力吸取物品及制造过程的知识，并建立执行其职务的可行方法。
⑸诚实地执行买卖工作。
⑹在情况许可时，对负有正当商业任务的访问者，给予迅速与礼貌的接待。
⑺买卖之间彼此尊重信任，促进优良的商业实务。
⑻避免采取欺压的采购手段。
⑼必要时，应提供忠告及协助给执行采购工作的人。
⑽与所有从事采购作业的机构和个人加强合作，以发展采购业务并提升地位。
3.遵守企业管理制度
除采购管理协会或国家有关法律的约束外，有些企业机构会另行制定管理规则，对采购人员的商业伦理及与供应商的关系做了更详细的要求：
⑴出差费用。采购人员的交通费、住宿费、餐饮费及服务费等不得由供应商垫付。
⑵业务机密。成交价格、报价单、合约条款、供应来源、专利、生产日程及产品资讯等均为有价值的资产，买卖双方均应严守秘密，并遵守有关规定。
⑶个人需用品。采购人员不可为自己或同事向供应商订购任何物品。
⑷午餐。若为延续交易事项的讨论，可与供应商共进午餐，但纯粹应酬式的午餐应予避免；午餐的费用应分别由买卖双方轮流负担。
⑸晚餐与招待。晚餐与招待必须加以避免。若情况有必要时，采购人员必先得到主管的许可。
⑹礼品。对供应商所提供的礼品、特殊礼遇或折扣等，若已超出正常的商业礼节，则应予婉拒，但是促销用的小礼品则不受此限。
⑺供应商访问工厂。供应商因提供物品或机器而有访问工厂的必要时，应由采购人员征求受访单位的同意后进行。
⑻供应商的宣传与广告。供应商拟使用企业名称、照片、图表、产品等作宣传或广告，必先获得行销或销售部门的书面同意。
第三节供应商的选择规范
一、供应商的选择
1．选择供应商的基本原则
⑴多家供应商
也就是要保证每一品种都应以两三家供应商为主要供应商。对这两三家供应商，每家要购进一成以上，甚至三成以上的商品量，但切忌购进量达到七成以上。超过一半后，对供应商的依赖性就加大了，不利于分散采购风险。
⑵供应商组合原则
组合供应商就是把采购品种和供应商交叉组合起来。即：不是A品种选择甲供应商，B品种选择乙供应商，C品种选择丙供应商，而是A、B、C各类品种都从甲、乙、丙处进货这样一种方式，避免一类商品依赖于一个供应商。
⑶重视主要供应商
重视能够大量提供单一品种货物的供应商，这是选择供应商的一个重要条件。因为随着零售企业扩张速度的加快，对商品数量的需求也会成倍增长。如果供应商无力提供进一步的支持，企业的发展就会受到很大限制。
⑷逐步更换供应商
采购员应该根据企业所处的不同发展阶段有计划地更换供应商。零售企业在发展初期，相应地选择的供应商规模也不大，随着零售企业阶段性成长，原来小型供应商会变得不太适应企业业务扩大的需要，因此就需要有计划地更换供应商。当然更换供应商还要看实际业务需要，而且要分期分阶段进行。
⑸制定相应的选择标准
◎主要管理人员。通过正式会晤、面谈，了解对方主要负责人的见识、抱负和能力，推测该供应商的经营管理水平。
◎发展前景。可以通过营业数字、各项经营指标，了解供应商的发展状态以及未来发展潜力。
◎连续供应和扩大供应的能力。连续供应和扩大供应能力如何。更具体一点说，是逐年扩大指定量的商品的能力如何。这一点尤其重要。
◎市场地位。市场地位通常指那些拥有名牌产品的大型生产厂商，特别是这些生产厂商在不同地区的市场地位差异，对商场更有意义。
2．合格供应商应具备的基本条件
◎管理水平
了解供应商的企业是否建立了科学化、系统化的管理制度，是否有完备的工作指导规范，是否能严格执行管理规范。
◎品质保证
如果货源没有问题，就要以商品的品质作为鉴别供应商、选择供应商的标准。在进货时要明确了解供应商提供的商品质量如何，并对不同供应商提供的商品进行比较，比较的项目主要有商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，只有商品品质合格的供应商才是理想的合作伙伴。
◎价格优势
上述两项条件都没问题时，就要进行商品价格的比较，价格也是零售企业进货的主要参考因素。采购到物美价廉的商品不但能降低企业的采购成本，还能有力地吸引消费者，增强企业的竞争力。所以，在保证商品质量的基础上，应选择商品价格较便宜的供应商。
◎信用情况
在进货前采购员必须了解供应商的信用情况，主要包括：是否能准时收款发货、履行采购合同的情况、能否遵守交货期限，选择能长期稳定供货的供应商。
◎供货时间
了解采购商品的运货时间及结算资金占用情况等。
◎采购费用
商品采购除了涉及商品质量、价格，还包括采购费用，比如运输费、保管费等。比较不同供应商、对比不同地区的进货成本和进货费用，选择采购成本最低的供应商供货。
◎售后服务
将不同供应商的服务项目和服务质量进行对比，从本身的采购需求出发选择供应商。供应商有良好的服务意识是采购者对供应商的一个比较普通的要求。在市场经济环境下，没有服务意识的供应商是无法长久生存下去的。
3.选择供应商的基本策略
⑴稳定策略
选择综合素质较好的供应商作为合作伙伴，并不断加强双方之间的关系，以进行长期合作。采用这种策略可使企业货源稳定，产品的质量、数量、交货期等得以保证，使企业能稳定地经营。
⑵动态选择策略
企业面临的经营环境总是在不断的变化，当出现以下两种情况，企业要重新选择或开发新的供应商。
◎市场的需求是多变的，为了满足市场的需要，企业的产品组合要不断地进行调整，导致企业采购的物品结构也要不断地进行调整，当原来供应商的经营范围与企业的需要不适应时，需调换供应商。
◎与供应商建立长期稳定的关系固然重要，但一些长期老关系的供应商的信誉会发生变化。为使企业不上当吃亏，应淘汰一些不合格的供应商，选择开发更好的供应商，与之建立合作关系，也促进老供应商不断调整自己，提高自身的信用。
二、选择优秀供应商的程序
1.筛选符合品质要求的供应商
要生产优质产品，就需要优质的原材料和外构件，优质的原材料和外购件需要优秀的供应商来提供。因此，选择合格的供应商是采购的首要工作，是进行品质管理的重要环节。如何选择合格的供应商，合格的供应商要能够提供合格的原材料和材料、按时交货、满足数量的要求、价格合理、服务周到。一般来讲，可以采用以下方法来了解供应商是否具备这些能力：
⑴根据供应商的信誉对照类似原材料供应的历史情况，对比其他用户的使用情况，再选择合适的供应商。
⑵对供应商提供的样品进行评价，进而来选择供应商。
⑶对供应商的能力进行现场调查与评估。
⑷调查供应商是否得到了品质认证机构的品质体系认证。
2.调查供应商
⑴直接调查。要使调查结果尽可能反映实际情况，企业就需要对调查的方法和内容做认真细致的考虑。总的说来，调查方法切忌形式主义，调查的内容力求全面，调查的重点应侧重于工序能力、工序控制、员工培训和资历考核等方面，同时，调查要避免重复劳动，善于利用社会性的品质数据库。经验表明，为了做到有的放矢，心中有数，最好是事先编制调查表，寄发给被调查的供应商，要求如实填写。调查组在了解供应商提供的信息之后，再到现场进行访问、调查核实。
⑵经营管理总体情况，包括经营宗旨、品质方针、组织结构、质量职责、企业规模、生产规模、主导原材料、主要客户、合作意识等。
⑶设计，包括设计策略与方法、采取的制度、规范的品质、现代技术应用、对可靠性与安全性注意的程度、工艺变更控制、实验室或研究开发中心的发展等。
⑷生产制造，包括生产技术设备、设备管理制度、工艺策划的质量、工艺流程、工艺规范、特殊工艺、加工能力、工序能力指数、批别质量的辨认和追查能力。
⑸采购，包括采购规格品质、主要原材料以及外构件的主要来源、供应关系、程序。
⑹品质控制。品质控制方法的有效性、品质计划以及对执行计划的审查。
⑺检验与试验，包括实验室状况、检测人员和设备、特种试验工具与仪器、计量控制等。
⑻品质协作，包括协作组织、订货单分析、品质成本分析、不合格成品的处置等。
⑼资料体系，包括程序、报告、记录以及信息反馈系统的有效程度。
⑽人员，人员技术水平、培训计划、培训内容以及执行情况、群众性品质管理活动等。
⑾成果，包括品质管理方面的业绩、有声望的用户、被调查供应商的分包商的评价、通过的品质认证、获得的品质奖项、品质管理方面论文及研究成果等等。
制定填写调查表的内容应尽量全面、具体，尽量用数据或量值进行表述，同时应注意调查内容便于进行现场审核。对每一材料可同时调查若干个有合作意向的企业，并由其主要领导确认调查内容的真实性。
3.对供应商原材料质量管理体系与品质保证能力的调查评估
要采购到优质原材料，企业必须充分掌握供应商原材料质量管理体系和品质保证能力，为此，企业可选派有经验的审核员或委托有资格的第三方审核机构对供应商进行现场审核和调查。企业应有一套完整的审核标准体系，把握住关键要素和过程，主要审核内容包括：
⑴设计资格审核。根据供应商实际出来的样品进行试验，调查其设计控制能力，以判断供应商的能力或资格。
⑵制造资格审核。主要是了解供应商是否具备承包制造原材料的能力。制造能力是管理、技术、加工方法等各种能力的综合体现。因此，制造资格审核就是到供应商现场进行调查、实地考察、查阅资料，对供应商的能力作出评价。
⑶供货品质的审核。通过查阅以往供货品质情况，审核该供应商的原材料品质保证能力。具体做法是查验该供应商供应原材料的记录和有关原材料品质的记载，走访使用单位，了解原材料使用情况。
⑷供应商的品质管理体系以及品质控制能力的审核。对已经通过ISO9000标准的品质认证或其他的品质认证的供应商进行审核时，可到现场了解运行和落实情况，审查其品质管理文件，并应重点关注反映其持续改进状况的管理评审、内审、纠正(预防)措施、检验和试验等过程。在审核过程中，还应审核对方的顾客满意度、职工素质、技术装备、过程能力、服务水平、财务关系等。审核和调查应形成明确详细的审核报告和调查报告。审核结束后，企业应对供应商的合作经验、品质管理与控制能力、品质保证能力、履约能力、服务与技术能力等进行综合评估。
4.样品的鉴定与审核
⑴样品鉴定应符合技术规范的要求，遵循有关技术标准。该标准可直接采用国际标准、国家标准或行业标准，也可与有关标准相一致，同时，该标准应在开发样品前经双方认可，应与供应商加工标准一致或相容。如供应商在原材料技术规范要求上有一定的实现难度时；供应商要参与供应竞争就必须进行品质整改。企业认证人员及品质管理人员和供应商一起研究并实施品质改进措施。企业认证部门应组织品质小组对供应商进行审核，直至达到技术规范要求为止。
⑵供应商提供样品的方式根据所要采购的原材料的形式不同而采取不同的方式。有些需要按照图纸或者特定的要求进行加工；有些是标准化的原材料，供应商只需从库房中提取样品运送过来即可。因此，企业认证部门应组织设计、工艺、品质管理部门等相关人员对供应商提供的样品及检测进行评审，目的是验证供应商的样品能否满足企业的技术和品质要求。样品评审的方法多种多样，有些样品企业本身就可以进行评审鉴定，有些样品需要花钱借助社会其他部门或企业协助鉴定。
5.确定供应商
经过品质调查、论证、开发样品、小批量试用等过程的选择，符合企业品质要求的即为备选的供应商。但是，供应商的选择除了考虑品质要求以外，还要考虑价格、信用、管理水平等因素。另外，同一原材料的供应商数目应根据原材料的重要性程度和供应商的可靠程度而定。一般可以保持2至3个，以保证供应的可靠性和形成竞争，有利于原材料品质的持续改进和提高。
三、选择供应商的执行步骤
供应商的选择是一项非常复杂、涉及面很广的工作，要做好这项工作，可以按以下步骤进行：
⑴成立供应商评估小组。供应商的选择涉及到技术、财务、运输、仓储、生产、计划等方面，所以供应商选择的决策，不光是采购部门的事。供应商选择小组由采购部门、技术部门、质检部门、财务部门、仓储部门、运输部门、生产部门等组成。
⑵搜集供应商的名单和资料，包括已有的供应商及从各种展销会、媒体、政府有关统计调查报告、网络、招标等渠道收集的新的供应商资料，以便从较大范围内找出较好的供应商。
⑶确定评估因素及权数。列出质量、价格、服务、交货期等各评估因素，并赋予各因素一定的权数。
⑷对供应商进行调查与实地考查，逐项评估供应商的履行能力，进行量化打分。量化打分通常采用十进制，用0～10之间的数字表示。
⑸综合评价并最终确定供应商。通过加权计算，得出供应商的综合评分。综合评分高的供应商列入企业合格供应商名单。合格供应商名单由采购经理签字生效。
第四节采购计划制定规范
一、采购计划管理基础
1.编定采购计划的目的
采购计划是为了维持正常的产销活动，在某一特定时期内，制订采购物料时间、种类、数量的管理活动。采购数量计划应该达到以下目的：
⑴预计材料需用时间与数量，防止供应中断，影响产销活动。
⑵避免材料储存过多，积压资金，以及占用堆积的空间。
⑶配合企业生产计划与资金调度。
⑷使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。
⑸确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本。
2.决定采购数量的资料基础
⑴生产计划
由销售预测，加上人为的判断，即可确定销售计划或目标。销售计划是表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。
⑵供应定额
生产计划只列出产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助供应定额。供应定额上由技术工艺部门制成，据此可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量，供应定额所列的耗用量（即通称的标准用量）与实际用量相互比较作为用料管制的依据。
⑶库存量
若材料有库存数量，则材料采购数量也不一定要等于根据供应定额所计算的材料需用量。因此必须建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况；再依据供应定额计算的数量，并考虑购料的作业时间和安全存量标准，算出正确的采购数量。
3.采购数量的计算与订购方法
综合前面所述，生产计划、供应定额、库存量为决定采购数量的主要依据；因此，
本期应购数量==本期生产需用材料数+本期末预定库存量-前期已购未入库数量。
采购数量只表示某一物料在某时期应予订购的总量，至于某一物料在某时期应如何订购，下面做进一步的说明：
⑴定期订购法（定期不定量）
进口的物料以及少数价值很高的国内采购物料，且企业经常需用的物品，可以选择每季、每月或每周订购一次（即按预先确定的订货间隔期间进行补充库存的一种库存管理方式），这称为定期订购法。这种方法在使用上必须对物料未来的需求数量能做出正确的估计，以避免存货过多，造成资金积压。具体在以后专门论述。
⑵定量订购法（定量不定期）
对于价格低廉、临时性需求及非直接生产用途的物料，比较适合采用定量订购法，也就是按照订购点来决定采购点（而每次订购批量不变）。具体在以后专门论述。
二、采购计划制定的基本流程
目前公认的采购计划的主要环节有：准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。下面将分别来阐述这八个环节。
1.准备认证计划
认证是对供应商的研发技术水平、生产供应能力、质量保证程度等的能力确认。准备认证计划是制定采购计划的第一步，其包括四个方面：
⑴发现需求、寻找供应。根据企业的发展需要，初步确定各种物品的供应商和其供应量。
⑵估计供应缺口。根据企业发展和预估供应风险，初步确定企业将面临的供应缺口。
⑶准备认证环境资料。采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。认证环境是指供应商的供货种类和供货能力；订单环境是指供应商在某一时期能供应某种货物的数量。摸清满足企业的有效供应市场。
⑷制定认证计划说明书。其主要内容包括：认证计划说明书（物料项目名称、需求数量、认证周期等），同时附有寻找供应、估计供应缺口、认证环境等资料。
2.评估认证需求
评估认证需求是采购计划的第二个步骤，其主要是对认证计划说明书的评价，包括以下三方面：分析“发现需求、寻找供应”、分析“估计供应缺口”、确定认证需求。
3.计算认证容量
计算认证容量是采购计划的第三个步骤，它主要包括四个方面内容：分析项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证量、确定剩余认证容量。
⑴分析项目认证资料。对于企业许多种类物品需要进行分类、分项目分析认证资料，以确保需要量计算的正确性。
⑵计算总体认证容量。确定能供应同类物品的供应商供应总量。
⑶计算承接认证量。确定供应商能已签订合同供应某类物品的数量。
⑷确定剩余认证容量。确定计划期内供应商还能供应某类物品的数量。
4.制定认证计划
制定认证计划是采购计划的第四个步骤，它的主要内容包括：对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定认证计划。
5.准备订单计划
准备订单计划主要分为四个内容：估计市场需求、估计生产需求、准备订单环境资料、制定订单计划说明书。
⑴估计市场需求。估计计划期内不同阶段内市场对本企业产品的需求量，
⑵估计生产需求。通过MRP系统，预估各阶段内各种物料及各个规格物料净需求量。
⑶准备订单环境资料。明确每张订单的供应商、供应周期、包装要求等。
⑷制定订单计划说明书。
6.评估订单需求
评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有订单需求进行准确评估，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出订单计划。它主要是对准备订单计划进行评估。
7.计算订单容量
计算订单容量主要有四个方面的内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。
1.分析项目供应资料。充分了解各种物品供应市场的采购风险，使订单下达准确、合适。
2.计算总体订单容量。总体订单容量一般包括两方面内容：一是可供给的物料数量，另一方面是可供给物料的交货时间。
3.计算已签订单容量。已签订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。4.确定剩余订单容量。物料剩余订单容量等于物料供应商群体总体订单容量与已承接订
单量之差。
8.制定订单计划
制定订单计划是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。它主要包括四个方面的内容：对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定订单计划。
第九章商品采购操作规范
第一节商品采购实务
一、采购作业的基本步骤与注意事项
1.采购作业流程的基本步骤
⑴确认需求
即在采购之前，应先确定买哪些物料，买多少，何时买，由谁决定等。
⑵需求说明
确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业顺利进行。
⑶选择供应来源
根据需求说明,在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告等方式公开征求。
⑷确定采购价格
决定可能的供应商后，进行价格谈判。
⑸订单安排
价格谈妥后，应办理定货签约手续。订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，必须予以说明。
⑹订单追踪与稽核
签约定货之后，为求销售厂商的如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予以严格检验入库。
⑺核对发票
厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。
⑻不符与退货处理
凡厂商所交货物与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。
⑼结束
凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，上报高级管理层或相关部门核阅批示。
⑽记录与档案管理
凡经结案批示后的采购事件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题的查考。档案应具有一定保管期限的规定。
2.注意事项
⑴注重划分权责或任务
各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。例如请购、采购、验收、付款等权责应予以区分，并指定主办部门。
⑵关键点的设置
为了便于控制，使各项正在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管制，例如国外采购，从询价、报价、申请许可证、开信用证、装船、报关、提货等，均有管制要领或办理时限。
⑶价值与程序相适应
程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。凡涉及数量比较大，价值比较高或者容易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。
⑷注意先后顺序及实效控制
应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。例如，避免同一主管对同一采购事件做多次的签核；避免同一采购事件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购事件会签部门过多，影响作业实效。
⑸避免作业过程发生摩擦、重复与混乱
注意变化性或弹性范围以及偶发事件的因应法则，例如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时应有权宜的办法或流程来特别处理。
⑹处理程序应适合现实环境
应当注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时间执行后，应加以审视，不断改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。
二、合理选择采购渠道
企业采购渠道多种多样，如何从中进行选择呢?我们换个角度来分析。企业的供货渠道可以分为3个方面：一是企业自有供货者；二是原有的外部供货者；三是新的外部供货者。
1．企业自有供货者
有些企业自己附设加工厂或车间，有些企业集团设有商品配送中心。这些供应商是企业首选的供货渠道。
企业按照市场需要，组织附属加工厂加工或按样品进行生产，自产自销，既是商品货源渠道，又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针织品；鞋帽，市场花色、式样变化快，从外部进货，批量大、时间长，不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做，产销衔接快，批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响，成为吸引客流，扩大销售的有力手段。
2．企业原有外部供货者
企业与经常联系的一些业务伙伴，经过多年的市场交往，对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解，对方也愿意与企业合作，遇到困难双方能相互支持。因此，可成为企业稳定的商品供应者。
企业稳定的外部供应者来自各个方面，既有生产商，又有批发商，还有专业公司等。在选择供货渠道时，原有的外部供货者应优先考虑，这一方面可以减少市场风险，又可以减少对商品品牌、质量的担忧，还可以加强协作关系，与供货商共同赢得市场。
3．新的外部供货者
由于企业业务的扩大，市场竞争激烈，新产品不断出现，企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策，要从以下方面做比较分析：
⑴货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按企业的要求按时保证供应，信誉好坏，合同履约率等。
⑵商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准，能否满足消费者的需求特点，质量档次等级是否和企业形象相符，进货价格是否合理，毛利率高低，预计销售价格消费者能否接受，销售量能达到什么水平，该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。
⑶交货时间。采用何种运输方式，运输费用有什么约定，如何支付，交货时间是否符合销售要求；能否保证按时交货。
⑷交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务，供货商是否同意企业售后付款结算，是否可以提供送货服务、提供现场广告促销资料和费用，供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。
为了保证货源质量，企业商品采购必须建立供货商资料档案，并随时增补有关信息，以便通过信息资料的比较对比，确定选择供货商。
三、购货洽谈、签订合同
在对供货商进行评价选择的基础上，采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中，采购人员要就购买条件与对方磋商，提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求，商品质量标准和包装条件，商品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要经过双方协商，来达成一致，然后签订购货合同。一般情况下，商品采购合同应包括以下主要内容：
⑴货物的品名、品质规格。
⑵货物数量。
⑶货物包装。
⑷货物的检验验收。
⑸货物的价格，包括单价、总价。
⑹货物的装卸、运输及保险。
⑺贷款的收付。
⑻争议的预防及处理。
签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。供货商按约交货，采购方支付货款。
四、采购绩效与指标
1．采购绩效的衡量
有位管理学家曾经说过“你永远控制不了不能衡量的事情”。要控制采购过程，必须制定采购绩效或表现的衡量指标。
采购绩效的衡量可根据采购工作范围、采购能力与采购结果等来划分为采购效率与采购效果指标两大类。而采购绩效衡量的主要范围如图9-1所示。
图9-1采购绩效衡量图
2.采购绩效指标
⑴价格与成本指标
采购的价格与成本指标包括参考性指标和控制性指标。参考性指标主要有采购总额、供应商采购额、物品采购基价等。它们一般是作为计算采购相关指标的基础，同时也是体现采购规模、了解采购人员及供应商负荷的参考数据，是进行采购过程控制的依据和出发点，常提供给公司管理层参考。而控制性指标则是指体现采购改进过程及其成果的指标，如采购降价幅度、本地化比率等等。
⑵质量指标
质量指标主要是指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现，它包括供应商质量保证体系、来料质量水平等方面。
⑶运行指标
运行指标指供应商在实现接收订单过程、交货过程中的表现及其运作水平。包括交货周期、交货可靠性以及采购运作的表现（如原材料库存等）等。
⑷其他采购效果指标
其他采购效果指标是指其他与供应商表现相关的指标，如供应商总体水平、综合考核以及参与产品或业务开发、支持与服务等方面的指标。
⑸采购效率指标
采购效率指标是指与采购能力如人员、系统等相关的指标。
◎人员
涉及到采购部总人数以及各类采购人员的比例、采购人员的年龄、工作经验与教育水平结构、采购人员语言结构、采购人员培训目标及实施情况、采购部人员流失率等。
◎管理
可考虑采购人员的工作时间使用结构（处理文件、访问供应商等）及比例，采购人员的纪律执行情况（考勤等），采购人员的工资级别及费用情况，采购行政管理制度的完整性，供应商管理程序的完整性，采购系统的评审及评估目标水平等。
3.采购绩效指标的设定
采购绩效指标设定包括三个方面内容：一是要选择合适的衡量指标；二是绩效指标的目标值；三是确定绩效指标要符合有关原则。
⑴采购绩效指标的选择
这需要同企业的总体采购水平相适应。对于采购体系尚不健全的单位，开始时可选择批次质量合格率、准时交货等来控制和考核供应商的供应表现，而平均降价幅度则可用于考核采购部门的采购成本业绩。采购管理制度基本完善后，采购绩效指标也就相应地系统化、整体化。
⑵确定采购绩效指标目标值
要考虑以下几个前提：一是内外顾客的需求，尤其是要满足下游顾客如生产部门、品质管理等的需要。原则上，供应商的平均质量、交货等综合表现应该高于本公司内部的质量与生产计划要求，这也是“上游控制”原则的体现。二是所选择的目标以及绩效指标要同本公司的大目标保持一致。三是设定目标时既要实事求是、客观可行，又要具有挑战性，要以过去的表现作为参考，更重要的是要与同行的佼佼者进行比较。
⑶绩效指标的选择的原则
选择的绩效指标可适用SMART检查，即符合明确、可测量性（即尽量做到量化）、可接受（即能让自己、顾客及相关的人员认同）、现实可行以及时间性要求等。
五、采购绩效评估
采购绩效评估是对采购工作进行系统地评价、对比，从而判定整体的采购水平。绩效评估方式有自我评估、内审、管理评审等。评估审核一般依据事先制定的审核评估标准，对照本公司的实际采购情况逐项检查、打分，依据实际得分对照同行或世界最好水平找出薄弱环节进行相应改进。
1．采购绩效评估的基本要求
美国采购专家威尔滋对采购绩效评估的问题，曾提出以下几点要求：
⑴采购主管必须具备对采购人员工作绩效进行评估的能力。
⑵采购绩效评估必须遵循以下基本原则：绩效评估必须持续进行，要定期地审视目标达成程度；当采购人员知道会定期地评估绩效，自然能够致力于绩效的提升；必须从企业整体目标的观点出发来进行绩效评估；评价必须持续不断而且长期进行。
⑶评估尺度。评估时可以使用过去的绩效为尺度作为评估的基础，更可以用与其他企业的采购绩效比较的方式来进行评估。
2．采购绩效评估的标准
确定了绩效评估指标之后，必须设置标准以便考核。常见的标准有以下几种：
⑴历史绩效
选择公司历史绩效作为评估目前绩效的基础是相当正确、有效的做法。如果公司的采购部门、职责或人员等有重大变动时，历史绩效就不适合作评估标准。
⑵预算标准绩效
如果历史绩效难以取得或采购业务变化比较大，我们可以使用预算标准绩效作为衡量的基础。
⑶行业平均绩效
如果同行业其它公司在采购组织、职责以及人员等方面与本企业相似，则可与其绩效进行比较，以辨别彼此在采购工作成就上的优劣。数据资料既可以使用个别公司的相关采购结果，也可以应用整个行业绩效的平均水准。
⑷目标绩效
目标绩效则是在现有条件下，经过一番努力才能实现的。目标绩效代表公司管理层对工作人员追求最佳绩效的“期望值”。
3．采购绩效评估人员与方式
⑴评估人员
◎采购部门
采购部门评估人员主要是指采购主管，其对所管辖的采购人员最为熟悉，而且所有工作任务的指派、工作绩效的优劣，都在其直接监督之下。因此，由采购主管负责评估，可以注意到采购人员的一贯表现，体现公平客观的原则。但是主管进行评估会包含很多个人情感因素，从而使评估结果出现偏颇。
◎相关部门
与采购部门业务相关的部门来评估采购绩效，可避免采购主管评估的不足。如会计与财务部门通过掌握的产销成本数据、资金的使用与占用等，对采购部门的工作绩效进行评估；工程或生产主管部门通过掌握的物品质量、供应的及时方面对采购部门绩效进行评估；还可以通过供应商探询其对本企业采购部门或人员的意见，以间接了解采购作业绩效和采购人员素质。
◎外界专家或管理顾问
为避免公司各部门之间的本位主义或门户之见，可以特别聘请外部采购专家或管理顾问，针对企业全盘的采购制度、组织、人员及工作绩效，做客观的分析与建议。
⑵评估方式
对采购人员进行工作绩效评估的方式，可分为定期和不定期式。定期评估方式一般采用目标管理法。目标管理法可以摒除“人”的抽象因素，以“事”的具体结果为考核重点，比较客观公正。由于使用这种方法时人们会特意追求考核目标的提高而忽略其他方面，因此对目标选择的要求比较高，要求目标选择全面。
不定期的绩效评估，往往以特定项目方式进行。例如公司要求某项特定产品的采购成本降低5％，当设定的期限一到，即评估实际的成果是否高于或低于5％，并就此成果给予采购人员适当的奖惩。这种评估方式对提高采购人员的士气有很大的帮助。这种不定期的绩效评估方式，特别适用于新产品开发计划、资本支出预算、成本降低专项方案等。
六、遏制采购腐败
1．绩效考核不但是调动员工积极性的主要手段，而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段，在采购管理中也是如此。可以说，绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为企业的利益着想，客观上必须为的企业利益服务，没有为个人谋利的空间。
2．如何对采购人员进行绩考核?跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴，其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初（或年底）跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员，就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中，交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。
3．业务指标体系主要包括：
⑴采购成本是否降低?卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平?
⑵采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效控制？
⑶供应商的服务是否增值?
⑷采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门?
⑸采购管理水平和技能是否得到提高?
当然，这些指标还可以进一步细化。如采购成本可以细化为购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。
4．在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给与警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。
5．对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。
6．在绩效评估结束后，安排的是职业规划设施。职业规划设施包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，在大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。
第二节商品采购执行规范
一、商品采购操作规范
1．采购人员行为规范
⑴熟悉分管商品的基本知识、质量标准、特点和市场的需求，熟练掌握商品采购的操作流程，有较扎实的商品采购基本功。
⑵善于捕捉经济信息，掌握一定的谈判技巧，能妥善协调各种公共关系，应变能力强。
⑶思想端正、作风正派，不谋私利，不徇私情，能自觉抵制不正之风。
2．货源选择规范
⑴应建立合格供应商及产品名单，优先采购名单上的产品，采购前应进行市场调研和质量分析，优先选择功能先进、设计合理、质量优良、安全可靠的产品，对采购名单外的商品应进行审查认可。
⑴采购时应优先选择货源
◎名、特、优产品和性能先进、质量可靠的新产品。
◎国家定点厂家生产的产品。
◎充分证明其质量优良或顾客反映好的产品。
◎通过国际和国家认证的产品。
◎权威部门推荐的产品。
◎按国际标准组织生产的产品。
◎实施生产许可证管理，并已取得生产许可证的产品。
⑶货源采购商品时应特别谨慎
◎不能及时提供有关合法性证明的。
◎不能提供一个或少数产品样品和样本来证明其产品质量的。
◎不能提供充分的质量证明表明其质量状况的。
⑷采购员对供应商及其产品质量不了解时，应对其进行实地重点考察。
◎供应商生产的合法性，查看有关执照、许可证等。
◎必要时，采购员还应对生产条件、设备、生产过程进行考察，查看生产流程。
◎索要产品标准，查其合法性，了解其水平的高低。
◎对产品质量检验设备进行考察，包括对检验记录规范性的验证。
◎了解企业产品质量体系及其运转情况。
二、商品采购合同管理规范
1．采购合同的内容
采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款：
⑴商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名，商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等，商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
⑵商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准。无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订货。对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准。对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
⑶商品的价格和结算方式。合同中对商品价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理的办法，规定对副品、次品的扣价办法，规定结算方式和结算程序。
⑷交货期限、地点和发送方式。交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式。
⑸商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
⑹违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
◎未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。
◎未按合同中规定的商品质量标准交货。
◎逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等情况，应付违约金或赔偿金。
⑺合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。
除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。
2．采购合同签订规范
⑴采购合同签订的原则
◎合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
◎合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
◎必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。
◎当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
◎采购合同应当采用书面形式。
⑵采购合同的签订程序。签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：
◎订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
◎接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
◎填写合同文本。
◎履行签约手续。
◎报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3．采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
⑴加强采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本企业的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
⑵建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。
⑶处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
⑷信守合同。合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。
三、商品验收管理规范
仓管员和理货员应对本企业所进货物严格按《商品质量验收标准》进行检验。
⑴合格证检查
检查产品是否有合格证，证上是否有检验机构和检验员签章。
⑵清点检查
重点检查商品数量、包装质量及其完好性。
⑶抽样检查
抽样应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样进行检查。
⑷索取有关质量证明
按“随货同行证书的管理程序”操作，向供应商索取有关质量证明，如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等，并与采购订单的内容进行对照，检查是否一一对应，准确无误。索取证书应及时传指定分店质检员存档，按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。
⑸标志、包装检查
对所抽样品进行标志检查时，严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
⑹对有使用期限的商品进行检查
应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。
⑺感官检查
对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
四、购进商品的处理规范
⑴商品通常从供应商处运送至仓库，供储存和分配，或者直接运送到客户的销售货架上。不同规模的企业有不同的处理方法：连锁经营集中采购的零售商，大部分商品由供应商首先送到中央仓库，进行必要的入库处置，选入仓库，按POS系统分配到各零售店；生鲜肉禽等鲜活易腐烂商品则由各供应商直接送到连锁经营的各门店上柜台；独立零售商的货物由供应商直接送到各门店验收。
⑵将价格和存货信息标记在商品上。价格和存货标记可通过多种方式完成，小企业可能以手工方式标价和记录存货。大型企业使用自己的计算机生成价格标签，同时依靠包装上印刷的条形码数据保持存货记录。
⑶商品陈列及现场存货数量和品种的多少取决于企业的规模大小。连锁型超市一般利用货箱和货架陈列商品，大多数存货都放置在销售现场。传统百货商店采用各种各样的场内陈列，大多数存货都放置在仓库，而不是销售现场。
⑷处理退货和损坏商品的程序也是必不可少的。特别是企业必须确定由哪方负责顾客的退货，并制定有关回收损坏商品并负责退款或换货的条款。对于这部分内容，在前面与供应商谈判时提到，要特别写进合同条款中，虽然涉及的这部分商品款和商品数量都不大，但极易产生纠纷，影响连锁企业与供应商的合作关系。
⑸由于偷窃行为的存在，监视和减少货物失窃成了商品处置过程的一个重要方面，而且其重要性正在急速上升。在目前的中国，由于法律的原因，以及人们的素质还不是普遍很高，加上商店的商品大部分实行开架销售，如果增加检验装置和加派防损人员就要增加零售企业的营运支出，而在处置偷窃商品行为时，由于受现场管理和防损人员的水平和素质所限，又极易造成对企业的负面影响甚至导致诉讼。因此，越来越多的企业已采取积极的防窃行动来解决这个问题。
⑹商品控制包括估计收入、利润、周转率、存货短缺、季节性及连锁企业经营的每一种或每一件商品／服务的成本。为了达到控制商品的目的，企业需建立和保持书面的存货数据、定期清点实物存货、核对书面商品存货数字的准确性。
五、再次购买与商品评估操作规范
1．再次购买
对那些不止一次要采购的商品，再次购买的计划是必需的。制定这种计划时，有四个因素是关键的：订货和送货时间、存货周转率、财务支出、存货／订货成本。
⑴订货和送货时间
对于企业而言，发出一份订单到供应商响应直到商品出现在货架和柜台上，需要多少时间是应明确规定的。提前送到，增加仓库的压力和管理费用；延迟送到，则出现断档缺货，影响企业的信誉。
⑵存货周转率
存货周转率是每种商品从订单开始到销售出去所需的时间，它是制定再订货商品的基础。采用计算机管理系统的大型企业可以自动生成。
⑶财务支出
一般而言，一次大量的采购可获得较大的折扣，但它同时带来仓库费用支出的上升，因而单纯为获得高折扣而大量采购是不明智的做法，关于这部分内容，在后面的仓库管理中会有更加详细的分析。
⑷存货／订货成本
从存货成本看，它属于仓库管理部分，在后面的仓库管理部分有详细介绍；而订货成本，则在采购环节出现。大型企业采用POS系统加EDI的订货方式，与小型企业的派采购员前往供应商处采购相比，具有高效、快捷、费用低廉的特点。
2．商品评估
⑴建立评估机制
企业采用切实可行的方式，对经营商品进行分类、排名。最有效和简便的方法，是将POS系统设置商品销售的排名功能，每日的销售报表、月终的销售报表都可生成各类商品的销售排名，提供给市场部和采购部，供决策时使用。
⑵排名分析
POS系统从销售数字中生成的销售商品排名，用来供市场部和采购部对再订购与经营政策进行分析。如设定对最末5位的商品进行分析，是产品线太长、定价太高、市场不接受、功能不清楚、质量问题、太超前、已是产品生命末期，进行各项定量分析，找出真实的原因，并在找出原因的基础上，进行决策。
⑶做出对策
对于排名末位商品，一般情况下应淘汰；产品线过长的，增加消费者的选择难度，使之难以作出购买决定；价格、质量、功能方面的问题，连锁企业一般无能为力；对超前的商品和处于商品生命末期的商品，无法改变商品的命运；也可以选择淘汰。
◎自然淘汰：减少进货量，直到市场无消费意愿时再停止进货。
◎即刻淘汰：将所售商品从卖场撤下，退还给供应商，并不再进货。
◎捐赠：对采用经销方式进货的末位商品，在商品还有使用价值时，捐赠给社会慈善机构、社会贫困人士，让商品的使用价值得以发挥，避免给零售商造成降价的负面影响。
第三节商品验收规范
一、食品原料原料验收规范
1.肉类
⑴表皮应盖有政府完税证明章。
⑵确定新鲜度及所要的部位。部位不同，价格相差很多。
2．家禽类
⑴越老，味道越差。
⑵注意新鲜度。
3．海鲜
⑴鱼类应挑选眼睛明亮，鱼鳃鲜红，虾类头脱落或贝类打开者均不新鲜。
⑵鱼鳞紧，有弹性。
⑶除鱼的腥味外，不应有腐败味。
4．蛋
⑴蛋皮略粗，具有光泽。
⑵手摇无声。
⑶放入水中沉下者为佳。
⑷向光线成透明者为佳。
5．干货类
有特殊品质、特殊香味或味道，包装完整。
6．罐头食物
凸起或裂开者不宜。
7．冷冻食物
送来时应保持冰冻状态，若已解冻可拒收。
8．蔬菜
⑴叶绿鲜美完整。
⑵茎直无断结实。
⑶洋芋无芽为佳。
9．生奶
⑴A级牛奶每立方厘米生菌数不得超过3万个以上。
⑵B级牛奶每立方厘米生菌数不得超过5万个以上。
⑶政府检验合格者。
⑷牛奶为易腐品，应特别注意新鲜。
10．水果
⑴外皮光亮结实。
⑵水分多。
⑶过生或过熟均不宜，适度即可。
二、食品类商品验收规范
1．引用标准
《食品卫生法》和《食品标签通用标准》。
2．允许免除标注内容
⑴包装容器最大表面的面积小于10平方厘米时，除香辛料和食品添加剂外，可免除配料表、生产日期、保质期或保存期、质量等级、产品标准号；但在其大包装上应标明食品名称、生产厂家或产地、生产日期、保质期或保存期。
⑵产品标准中已明确规定保质期或保存期在18个月以上的食品，可以免除标注保质期或保存期。
⑶进口食品可以免除原制造者的名称、地址和产品标准号。
3．基本要求
⑴食品标签不得与包装容器分开。
⑵所用文字必须是规范汉字。
⑶所用的计量单位必须以国家法定计量单位为准，如质量单位：g或克，kg或千克；体积单位：mL或毫升，L或升。
4．进口食品
⑴引用标准。《进口食品卫生监督管理暂行规定》和各类进口预包装食品（即销售包装食品）的标签要求。
⑵必须索取的法规文件。
◎出入境检验检疫局出具的合格的、有效的、一一对应的卫生证书及附表原件或加盖中华人民共和国××地区（市）出入境检验检疫局红色公章的复印件（注意：随货同行，证书中商品的生产日期、保质期必须与所送商品的生产日期、保质期相符）。
◎动植物检验放行单。
⑶标贴标志。必须在每个最小销售包装上粘贴进口食品卫生监督检验标志或以盖章的方式进行检验的标志。
⑷必须具备的中文标签标识内容。
◎食品名称。
◎食品配料表。
◎产品净含量及固形物含量。
◎原产国、地区名。
◎经销者的名称和地址。
◎生产日期（日期的标注顺序为年、月、日）。
◎产品保质期和有效使用期。
◎贮藏注意事项。
◎质量等级。
◎特殊标准内容。
5．国产食品具体要求
⑴引用标准。预包装食品标签必须标注内容详解。
⑵必须索取的法规文件。
◎厂家营业执照。
◎厂家卫生许可证。
◎县级以上卫生防疫站出具的卫生评价报告单和卫生检测报告书。
⑶必须具备的中文标签标识内容。
◎食品名称。
◎食品配料表。
◎净含量及固形物含量。
◎制造者、经销者的名称和地址。
◎生产日期（日期的标注顺序为年、月、日）。
◎保质期或保存期。
◎贮藏注意事项。
◎质量等级。
◎产品标准号。
◎特殊标准内容。
◎条形码（自带码或店内码）。