8.习惯二磨刀不误砍柴工――整理大战（3）

生活在一个信息时代，你的书桌应该是一个让你感到舒适的地方。***

摆放有用的东西。当你犹豫该不该把某件东西放在办公室时，问自己：“它值得占用这一块地方吗？”

——

清扫行动

◎重要vs紧急

◎因时因地制宜

◎堆得越高越好

◎执行、归档、扔掉、移交

虽然我们已经了解了整理的魅力，但是现在你的书桌上的文件、信件、资料已经越堆越多，手头上的还没处理完，新的又来了。条理被打乱，工作效率也受到了影响。你该怎么办？告诉你一个百分之百有效的方法，我把它叫做“清扫行动”。

为了取得最佳效果，先，我们需要把书桌上的文件、信件和其他资料按照它们所代表的工作的重要程度和紧急程度分类。

◆任务分类

工作权威专家史蒂芬·柯维在著作中提出的如何处理“重要和紧急任务”的方法，受到了人们的广泛关注。这一方法的基本概念就是，你想要或需要完成的所有任务，都可以归类到下列四分之一的区间。

重要

紧急

不紧急

不重要

理想状态是，你把主要时间和精力放在区间2这类“重要但不紧急”的任务上。这一类的任务包括：

制订长期计划

思考你的职业展的大局和方向

公司重要项目

使团队保持和谐、团结

当你能够集中精神处理好这些重要但不紧急的任务时，工作中许多其他需要解决的事就会迎刃而解。有了一个齐心协力、运转良好的团队，就等于减少了突事故和危机。重要而且紧急

区间2代表的“重要但不紧急”的任务比区间1所代表的“重要而紧急”的任务更重要，这一点，乍看上去有点奇怪。这些“重要而紧急”的任务需要你立即处理。它们包括：

编制预算

召开会议

参加约会

不难理解，“重要而紧急”的任务更容易引起你的注意，耗费你的精力。它们不会离开，而是一直生。然而，如果你能专注于区间2“重要但不紧急”的任务，就能减轻你处理区间1“重要而紧急”的任务时的负担。

——

不重要，也许紧急

重要但不紧急的任务因为没有具体的最后期限，而常常被人们

忽视，拖到最后只能借助危机管理才能完成，有可能转变为子午线

以下区间3和区间4，这将是你巨大的损失。

区间3代表“紧急但不重要”的任务，也许包括：

回电话

电子邮件

填写出勤记录卡

因为已经有过很多次经验，所以你可以很熟练地完成这些任务。

你知道这些“紧急但不重要”的工作，最好是越快做完越好，不需

要担心做得是否完美。

区间4则是“既不重要也不紧急”的工作，通常是一些琐碎小事，

比如浏览的许多网站，收、的许多电子邮件，等等，不值得我们

花费那么多的时间和精力。

还有我们在办公室所做的一些阅读，也属于这一类。有时，我们欺骗自己说，读这个或那个有助于我们了解客户、市场、产业或者是整个社会。总的来说，我们应该尽量节省花在“既不重要也不紧急”事上的时间。但同时也要认识到，我们偶尔也需要“浪费”一点时间，这是为了满足人类的一些基本需求，比如寻求安慰和给自己的大脑放个假。

你面临的许多困境或者不能如期完成的任务，大多是因为那些

“重要但不紧急”的工作没有处理好。聪明的经理懂得把一个长期

的项目分割成几小段，然后按计划逐一完成这些小部分。

◆重要当先

办公技术的不断增加，会影响我们对任务紧急度的判断。假设某天早晨，你收到了前一天晚上的包裹，你很有可能会先处理这个包裹，而不是及时专送的邮件。接着，你收到了来自一个大客户的传真，你很有可能会等收到别的客户的电子邮件之后，再处理这份传真。