13.习惯三你是它们的主人（2）

我们每个人都有一天的条理被打乱的类似经历，其实，有一些

到掌控之中的重要性。***

看看你制作的哪些表格是不需要的。

精简所有你收到的文件、资料或其他信息。

不要自找麻烦，退出垃圾邮件名单。

在一年中的最佳时机（新年、初春、生日、搬家）清理文件。

习惯三你是它们的主人

拿什么拯救你，电子邮件

◎电子邮件占据了你的一天吗？

◎为什么电子邮件会让你上瘾？

◎基本原则和常识

◎摆脱电子邮件的烦扰

为了准备一次在商业印刷企业年会上的演讲，我拜访了当地一家大规模印刷厂的运营副总裁，他在办公室接待了我。他有一个见解给我留下了极为深刻的印象，同时也一直是我努力的目标：不要让电子邮件支配你的一天。这句话对于如何实现工作目标也有着非常重要的借鉴意义。

◆电子邮件只是工具

当然，你在一天或一个星期之内收到的重要电子邮件，是值得你花时间和精力去应付的。但是，如果你的时间和精力是被电子邮件而不是计划中更重要的工作所支配的话，这些等着你去完成的工作会变得不那么重要，结果也不会像你计划中的那么令人满意。

电子邮件和普通邮件、电话一样，只是一种交流工具。它取代了面对面的交流、邮件快递、偶尔的会面和直接交谈。它所有的这些功能虽然重要，并且给你带来了便利，但并不代表它可以取代你，支配你的工作、时间和你的一天。

◆管理邮件的智慧

韦恩认为，对大部分人而，管理书桌上那一大堆文件，已经是一件困难的工作了，更不用说要管理他们电脑里的那些邮件和信息了。“你收集的垃圾越多，你可用的空间就越少。电脑会让我们保存更多没用的信息。”

尽量减少保存的信息可以为你节省时间。

如果你每次都要在几百条信息之中找到你需要的信息，那么你的效率太低。实际上，你收到一条新的信息之后，许多存储过的信息都会变得多余。及时更新信息，往往比一下子面对堆积成山的、未整理的信息要容易许多。

把邮件里的信息存到硬盘

如果你所在的公司用电子邮件服务器存储邮件，为了防止服务器爆满，系统管理员会给每位使用者的邮箱设置一个容量。了解你邮箱的容量，并提前做好准备。你可以把邮件信息保存在你的电脑硬盘的一个邮件文件夹中。

如果你不使用邮件服务器，那么你就要为你的邮件备份。为了

谨慎起见，你可以把重要的信息存储在cd或dvd里，或者把它们制

成文档。

上午阅读邮件

早晨到达办公室，先不要急着工作。你可以在忙碌的工作到来之前，安静地思考几分钟，为这一天的工作做个安排。

对有些人来说，打开邮箱是一天工作很好的开始。也许你这天的工作计划，跟你收到的邮件有关。你可以在一天的工作开始之前看邮件，也可以在完成一天的工作任务之后再打开邮箱，这取决于你的工作性质。如果你的职务是助理或秘书，你的邮件通常是关于

目有关的内容都保存在这个文件夹里。这样，双方的谈话内容你都

有文件记录，以便日后查证。项目结束后，你可以删除整个文件夹、把它和其他文件合并、

摘取其中重要的部分或者把它归档。

设定时限

如果电子邮件不是你的工作职责，不要让它影响你一天的工作。找出你一天中效率最高的时间，在这段时间把电子邮件挡在外面。

如果你通常在下午3点最没精神，可以在这个时候安排半小时

查看邮件。遵守这个时间限制，否则你有可能把一整天都浪费在查收、

阅读和回信上。

把无关紧要的邮件整理在一起后，如果你没时间回复，可以把它们删除。如果你有段时间不在办公室，把邮件浏览一遍，先看最新的。如果有几封邮件都是来自同一个人，时间最近的这一封可能包含更多信息，或者告诉你前面的信都已经得到了解答。